Làm sao để hoàn thành một dự án bạn đã bắt đầu?

Không khó để viết ra các mục tiêu nhưng lại rất khó để biến mục tiêu thành sự thực.

Một dự án cá nhân là cách gọi khác của mỗi mục tiêu bạn đặt ra cho chính bản thân mình trong một thời gian xác định. Ví dụ: Giảm 5kg trong vòng ba tháng, học tiếng Anh để thi Toiec đạt 800 điểm sau ba tháng, ôn thi chứng chỉ chuyên môn trong một năm…

Không khó để viết ra các mục tiêu như thế (ví dụ như vào một ngày đầu năm đang ngập tràn khí thế), nhưng lại rất khó để biến mục tiêu thành sự thực.

Có bao nhiêu dự án cá nhân bạn đã hoàn thành, bất kể có chậm hơn dự kiến, kết quả thấp hơn kỳ vọng, gian nan khó khăn hơn bạn tưởng tượng một chút? Con số nào cao hơn, số dự án đã hoàn thành và dự án được bắt đầu nhưng bỏ dở và không bao giờ về đích?

Chúng ta thường mong muốn có được một dự án cá nhân hoàn hảo, nhưng trước khi hoàn hảo, cần phải cố gắng để hoàn thành được nó đã. Chỉ bắt đầu một dự án quan trọng mỗi năm hoặc mỗi nửa năm và thực hiện đến cùng sẽ tốt hơn nhiều việc vạch ra rất nhiều mục tiêu nhưng tất cả đều bỏ dở.

Trong bài viết hôm nay, mình sẽ chia sẻ về các lưu ý chúng ta nên quan tâm khi đặt mục tiêu, tức là khi hoạch định cho một dự án cá nhân từ góc nhìn của một người làm quản lý dự án chuyên nghiệp.

1. Cần xác định rõ lý do vì sao bạn bắt đầu dự án

Trong doanh nghiệp, với nguồn lực và thời gian có hạn, giữa vô vàn các dự án có thể làm, họ luôn xác định được danh sách những dự án sẽ triển khai trong quý, trong năm. Đó là vì họ căn cứ vào chiến lược dài hạn đã chốt trước đó cho năm năm, mười năm và xa hơn nữa. Mỗi dự án ở doanh nghiệp đều phục vụ cho định hướng chung, giống như những mảnh ghép của một bức tranh lớn.

Điều này ở cá nhân lại thường rất khác mặc dù mô hình lựa chọn lẽ ra phải tương đồng. Chúng ta đặt ra nhiều mục tiêu cảm tính, do cảm hứng bất chợt, động lực nào đó bỗng dưng trỗi dậy. Vì thế, các mục tiêu đôi khi không cùng hướng, cũng không có cái “gốc” chắc chắn.

Ví dụ: đọc xong một cuốn sách truyền cảm hứng, bạn ngùn ngụt khí thế muốn học tiếng Anh. Nhưng vì không xác định được tiếng Anh nằm ở đâu trong chiến lược lâu dài, thậm chí không có chiến lược nào cho sự nghiệp và phát triển bản thân, nên chỉ sau vài tuần bạn sẽ dừng lại vì cảm hứng ban đầu từ cuốn sách đã nhạt dần.

Ngược lại, khi bạn đã nghiên cứu về thị trường lao động của vị trí mình làm và nhận ra rõ ràng rằng để phát triển, bạn nhất định cần ngoại ngữ. Nếu có tiếng Anh tốt, thu nhập của bạn sẽ tăng gấp rưỡi, thậm chí gấp đôi, và có nhiều cơ hội hơn ở mảng việc A, B, C nào đó. Vậy học tiếng Anh là phần tất yếu phục vụ cho chiến lược sự nghiệp của bạn. Mỗi khi gặp khó khăn, các dữ liệu này sẽ trở lại thúc đẩy bạn, bạn không bao giờ quên lý do mình đã bắt đầu và hậu quả nếu không thể hoàn thành dự án này.

Cuộc đời, sự nghiệp của chúng ta thực sự không hề khác với hành trình phát triển của một doanh nghiệp.

Đừng đặt ra mục tiêu, bắt đầu một dự án cá nhân khi không thực sự chắc chắn về lý do, kết quả, hậu quả… Cũng đừng dồn nguồn lực vào đó nếu bạn không chắc nó phục vụ như thế nào cho chiến lược của bạn.

Cảm hứng cần thiết, nhưng chỉ là nhất thời, giống như dụng cụ đánh lửa vậy. Cảm hứng là quan trọng để khởi lên ngọn lửa, nhưng để ngọn lửa ấy cháy bền bỉ, chúng ta cần kiếm củi liên tục thường xuyên cho nó, và sự bền bỉ ấy cần phải đến từ việc bạn biết rõ vì sao bạn cần ngọn lửa ấy đến vậy.

2. Không nên đặt thời gian dài cho dự án cá nhân

Trong doanh nghiệp, dễ quản lý nhất là các dự án khoảng 3-6 tháng, dự án từ một năm trở lên hàm chứa nhiều rủi ro do có các biến động không thể lường trước.

Tương tự với cá nhân, khi đặt ra một mục tiêu, tốt nhất là bạn “gói” được quá trình đó dưới sáu tháng, ba tháng sẽ còn tốt hơn. Nếu mục tiêu quá lớn, cần nhiều thời gian hơn, bạn hãy tách nhỏ ra thành nhiều giai đoạn với kết quả kỳ vọng cụ thể và thực hiện từng dự án nhỏ một, tuần tự.

Không khó để lập một kế hoạch, nhưng lại rất khó để giữ kế hoạch ấy đúng hướng khi mỗi ngày phát sinh quá nhiều sự thay đổi. Thời gian càng dài, nhiều sự bất định càng xuất hiện dày đặc. Khi rủi ro nhiều tới mức chúng ta không thể kiểm soát, tự nhiên dự án sẽ bị đình trệ. Vì thế, đừng quá tham vọng, đặt một dự án kéo dài tới vài năm cùng một mục tiêu “siêu to khổng lồ”.

Nếu hôm nay, bạn chưa biết làm thế nào để đặt mục tiêu và hoàn thành được nó, hãy hỏi bản thân một câu:

“Nếu nỗ lực hết sức, mình sẽ đạt được điều gì sau đây ba tháng?”

Sau đó, bạn tập trung vào duy nhất điều đó, giống như cuộc đời mình sau này phụ thuộc hoàn toàn vào ba tháng ấy. Hết ba tháng, bạn hoàn thành dự án cá nhân, và sẽ ở một vị trí khác hiện tại để lên kế hoạch cho dự án ba tháng tiếp theo của mình.

Không phải ngẫu nhiên các công ty, doanh nghiệp đều có mô típ chung là xây dựng chiến lược mỗi năm năm, lập kế hoạch thực hiện của từng năm, và đặt mục tiêu cho mỗi quý sau đó đánh giá và lại đặt mục tiêu cho quý tiếp theo. Hãy học tập doanh nghiệp để điều hành “doanh nghiệp” riêng, đó là chính bản thân mình.

3. Nói không với các ý tưởng mới xuất hiện

Khi bạn đang dồn sức vào một dự án cá nhân, sẽ có nhiều ý tưởng khác đến với bạn. Ví dụ như đang cố gắng học tiếng Anh, bạn đọc thấy nhiều người bảo tiếng Hàn, tiếng Trung là cần thiết. Hoặc bạn đang theo đuổi một chứng chỉ chuyên môn nhưng tự dưng lại nghĩ mình có nên dừng lại để dành thời gian tìm công việc mới luôn không? …Điều này giống như việc khi mình đang ngồi tập trung viết bài blog này, trong đầu lại nảy ra những ý tưởng mới, hoặc bị xao nhãng nghĩ ngợi.

Dự án cá nhân này chỉ kéo dài ba tháng. Hãy ghi lại những ý tưởng mới xuất hiện nhưng đừng vội bắt tay vào thực hiện, hãy chỉ đơn giản là ghi lại.

Bạn cần tập trung vào dự án hiện tại.

Ý tưởng mới cần thời gian để cân nhắc, thu thập dữ liệu, phân tích, hơn hết là cần tâm trí lắng lại để suy xét xem nó có thật sự phục vụ cho chiến lược của bạn không hay chỉ là cảm hứng nhất thời.

Đôi khi, vấn đề của chúng ta không phải là không có mục tiêu nào để làm, mà vì có quá nhiều mong muốn trong đầu nên không biết bắt đầu từ đâu, làm gì và bỏ gì, đặt ưu tiên ra sao, liệu mình đang bỏ lỡ gì không. Khi gặp phải tình trạng này, hãy cứ tập trung vào dự án duy nhất bạn đã chọn và gắng sức hoàn thành nó. Sau ba tháng, bạn luôn có cơ hội để tiếp tục nghĩ về những dự án tiếp theo.

4. Gặp khó khăn không phải dấu hiệu để dừng lại

Theo đuổi bất cứ mục tiêu nào cũng đều khó khăn, nhiều vấn đề cản trở. Hiếm có hành trình nào xảy ra một cách tuyến tính, rằng bỏ thời gian gấp đôi là bạn thu được thành quả gấp đôi. Mình từng viết khá kỹ về hai chiều hướng phát triển của mỗi mục tiêu: theo mô hình cấp số nhân hoặc mô hình logarit. Dù có hình thái khác nhau, nhưng điểm chung là luôn có khó khăn ở mỗi hành trình.

Không có con đường nào bằng phẳng. Nếu bạn vấp phải trở ngại nào đó, hoàn toàn không phải dấu hiệu cho thấy bạn nên dừng lại mà đó đơn giản là thứ chắc chắn sẽ xuất hiện. Việc của chúng ta chính là giải quyết các chướng ngại vật đó để bước tiếp.

Trong các dự án ở doanh nghiệp, câu hỏi thường trực của lãnh đạo với quản lý dự án là: “Đang có vấn đề gì không?”. Việc dự án có rủi ro, vấn đề, khó khăn mới là bình thường; quá trơn tru thường là dấu hiệu cho thấy có điều gì đó nghiêm trọng đang bị bỏ qua, chưa được nhận diện.

Gặp trắc trở trong dự án cá nhân, bạn hãy tin rằng nó ở đó không phải để nói rằng bạn đã đi sai đường, mà chính trắc trở ấy là điểm đột phá khiến bạn phát triển.

Cái gì dễ đã không tới lượt chúng ta. Khó mới cần cố gắng. Quan trọng nhất, vì khó, nên thành quả mới càng đáng giá.

5. Thay đổi không có nghĩa là thất bại

Bạn định giảm 5kg, nhưng vì chế độ ăn kiêng bạn chọn sau một thời gian có vẻ chỉ có thể giúp bạn giảm ít hơn số đó, vậy bạn giảm kỳ vọng còn giảm 3kg. Bạn tính đạt 800 điểm Toeic, nhưng vì bị ốm hai tuần không theo kịp tiến độ bài vở nên mục tiêu 700 điểm có vẻ khả thi hơn. Bạn muốn thi chứng chỉ chuyên môn sau ba tháng, nhưng kiến thức khó hơn bạn hình dung, mốc bốn tháng có lẽ ổn hơn.

Và bạn thay đổi một vài “hằng số” của dự án cá nhân mình đang theo đuổi.

Đừng áy náy, đừng tự cho rằng vậy là mình kém cỏi, không đạt được mục tiêu ban đầu, tốn thêm thời gian… Sự thay đổi luôn diễn ra khi triển khai dự án, chẳng vậy mà doanh nghiệp khi triển khai có riêng một mục gọi là “quản trị sự thay đổi”.

Miễn là sự thay đổi ấy là hợp lý, có căn cứ chính đáng, và bạn đã phân tích kỹ càng các ảnh hưởng của nó tới bản thân mình, vậy cứ chấp nhận sự thay đổi ấy và bước tiếp. Thay đổi là bình thường, miễn bạn vẫn đang đi đúng hướng và quan trọng nhất là cuối cùng bạn hoàn thành dự án của mình.

—

Cuộc sống và hành trình sự nghiệp của mỗi người, thoạt nhìn tưởng chỉ là một chuỗi những sự tình cờ. Thực ra, chúng ta luôn có thể chú tâm xác định chiến lược và quản trị những bước tiến của mình như các dự án cá nhân.

Năm lưu ý trên chính là những gì đang thực tế xảy ra hàng ngày hàng giờ ở dự án của các doanh nghiệp và cả các dự án cá nhân mình đang theo đuổi. Mình hy vọng bài viết này hữu ích với bạn.

Câu hỏi cuối cùng là: Mục tiêu quan trọng nào bạn muốn hoàn thành trong vòng ba tháng tới?

Thân mến,

Tố Uyên.