Cùng học cách chấp nhận sự thay đổi

Dù sự thay đổi là điều chắc chắn sẽ xảy ra, đa số chúng ta sợ phải gặp nó, đối mặt với nó, và quen với nó. Bất kể hiện tại có khúc mắc, khó khăn, dường như vẫn tốt hơn là phải thay đổi.

Viettel là công ty lớn đầu tiên mình làm việc sau khi ra trường. Mình học được rất nhiều trong năm năm ở đó. Rất nhiều, rất rất nhiều, tới nỗi dù chỉ làm việc năm năm, Viettel đã ảnh hưởng tới cả con đường sự nghiệp và cách mình làm nhiều việc sau này.

Một trong số những quan điểm được nhấn mạnh tại Viettel là:

“Điều không bao giờ thay đổi là sự thay đổi”.

Ở đó, một người sau vài năm đi công tác thị trường nước ngoài quay về sẽ không còn thấy mô hình công ty, phòng ban, nhân sự giống với trước đây chút nào. Có người hôm nay là nhân viên, trưởng nhóm, ngày mai đã thay thế trưởng phòng còn trưởng phòng xuống làm nhân viên. Có người sau vài năm đã đi từ vị trí nhân viên tới giám đốc trung tâm và ngược lại. Quy trình thay đổi, con người thay đổi, cách vận hành thay đổi… Có lẽ, chưa ở đâu mình được tận mắt chứng kiến và thực sự trải nghiệm sự thay đổi, học cách thích nghi với thay đổi nhiều như vậy.

Dù sự thay đổi là điều chắc chắn sẽ xảy ra, đa số chúng ta sợ phải gặp nó, đối mặt với nó, và quen với nó. Đó là quán tính, là phản ứng bình thường của mỗi người. Bất kể hiện tại có khúc mắc, khó khăn, dường như vẫn tốt hơn là phải thay đổi.

Bài viết hôm nay sẽ dành cho một từ duy nhất: THAY ĐỔI.

1. Thay đổi là lẽ tất nhiên

Mình đã từng rất nhiều lần phải tự trấn an bản thân rằng: mọi thứ đã không còn như trước, và mình phải chấp nhận.

Đó là khi mình học năm cuối đại học, gia đình gặp biến cố, không có nguồn chu cấp để đi học nữa, thậm chí phải tìm công việc để lo được cho em trai và gia đình dù trước đó mình không hề nghĩ tới chuyện làm thêm.

Đó là khi mình sinh con đầu lòng, bỗng chốc nhận ra mọi quyết định không còn dễ dàng như trước, luôn phải tính đến việc con còn nhỏ, cần nhiều thời gian của mình, rồi lúc con ốm thì sao?

Đó là khi đang đi làm đúng ngành đúng nghề êm ru, bỗng dưng công ty cắt giảm nhân sự, và bẽ bàng nhận ra chẳng có chỗ nào mình có thể ứng tuyển?

Đó là khi tự dưng Covid kéo đến, và mình thì đang dang dở chương trình MBA, dang dở kế hoạch học và thi chứng chỉ quốc tế.

Đó còn là khi đang làm với khách hàng Việt Nam bỗng dưng chuyển sang làm với khách Mỹ. Mỗi lần họp hành nghe tiếng Anh cả tiếng đồng hồ, đầu ong ong không hiểu, rồi tự hỏi mình đang làm gì ở đây?

…

Riết rồi không còn tự hỏi vì sao đang yên đang lành lại thay đổi nữa. Ngay cả con người mình theo thời gian cũng đổi khác. Làm nhiều việc, biết thêm nhiều thứ, gặp thêm nhiều người, trải qua nhiều cơn “bão” rồi thấy đúng là bản thân khi bước ra khỏi những cơn bão ấy đã không còn là mình của trước kia.

Có lần mình chuyển việc, mẹ mình lo lắng lắm, cứ hỏi đi hỏi lại: “Sao đang làm chỗ đó con lại bỏ? Đang quen rồi sao không ở đấy tiếp đi, sang nơi mới biết sẽ thế nào, liệu có làm được không?”. Mình bật cười bảo: “Con đi làm ở đấy xa quá, lương cũng không tốt. Giờ con chuyển công ty khác, làm gần nhà hơn, lương cao hơn, vị trí tốt hơn, vậy có nên chuyển không?”.

Mẹ mình bảo: “Ừ, nhưng mà… mẹ vẫn sợ”.

Mình rất hiểu cho tâm tư này của phụ huynh. Sự thay đổi dù là chủ động hay bị động, dù có những điểm tốt hơn, nhưng rõ ràng vẫn là vùng bất định với nhiều rủi ro chưa lường trước.

Quán tính của chúng ta rất lớn. Chừng nào chưa chấp nhận rằng thay đổi là hiển nhiên, chúng ta sẽ còn đau khổ, lo lắng không ngừng, và phản ứng lại với thay đổi để mong mọi thứ giữ nguyên như cũ.

2. Vì sao chúng ta “ngại” sự thay đổi?

Công việc chuyên môn của mình là quản lý dự án công nghệ, nói đơn giản chính là tạo ra những thay đổi trong một doanh nghiệp. Hệ thống mới sẽ đòi hỏi quy trình mới, thao tác mới cần thông thạo, cách làm việc mới. Mỗi lần một công ty hoàn thành dự án công nghệ, sẽ luôn có nhiều người, nhiều phòng ban phản ứng, cảm thấy khó chịu vì phải thay đổi.

Những lý lẽ thường thấy sẽ là:

• Hệ thống cũ đang dùng sao phải thay đổi?

• Cách mới quá phức tạp, sao không dùng cách cũ?

• Đang yên đang lành lại phải làm theo quy trình mới, cứ quy trình cũ không được sao, đang quen rồi mà?

…

Thật ra những phản ứng như vậy là rất bình thường và dễ hiểu, dễ thông cảm.

Trong vật lý, mọi vật có hai trạng thái được gọi là cân bằng: đứng im và chuyển động đều. Đang đứng im thì mất nhiều công lắm mới di chuyển được. Một khi đã di chuyển đều đều rồi lại khó khăn lắm mới tăng tốc hoặc dừng lại được.

Con người cũng vậy, đang như thế nào thì cứ nguyên như vậy là trạng thái không tốn công nhất. Mọi sự thay đổi đều kéo theo sức lực, thời gian, đều… mất công.

Nhiều người cứ băn khoăn: Đang làm nơi này, có nên chuyển nơi khác? Chỗ mới lương cao hơn nhưng phải học thêm cái này cái kia, hoặc gần hơn nhưng lại vất vả hơn, được lên vị trí cao hơn nhưng sẽ áp lực hơn?…

Điều chúng ta lo lắng không phải bản thân sự thay đổi, mà là những gì còn chưa rõ, những rủi ro vấn đề chưa hình dung được sau lối rẽ, những nỗ lực bản thân có thể phải bỏ vào mà không biết có hiệu quả hay không. Điều chúng ta muốn là sự chắc chắn.

3. Làm gì để ứng biến với những thay đổi?

Thay đổi là hiển nhiên, chắc chắn xảy ra trong mọi khía cạnh của cuộc sống. Nhưng, một cách vô thức, não chúng ta phản đối sự thay đổi, luôn cảnh báo về những rủi ro, vấn đề, và ngần ngại phải bỏ công sức. Vậy phải làm thế nào để ứng phó với thay đổi? Hay nói đúng hơn, là dần quen với nó, chủ động hơn với nó, và bình tĩnh hơn mỗi khi biết mình không còn có thể đứng im hoặc chuyển động đều?

Mình sẽ giới thiệu với bạn mô hình quản trị thay đổi theo đúng tiêu chuẩn quốc tế về quản trị dự án, tất nhiên diễn giải theo ngôn ngữ đời thường.

Có 5 bước khi xem xét về một sự thay đổi chúng ta nên làm:

• Nhận diện sự thay đổi;

• Phân tích ảnh hưởng của thay đổi đến các khía cạnh của bản thân và người xung quanh;

• Đưa ra quyết định chấp nhận thay đổi hoặc không;

• Thực hiện sự thay đổi và các giải pháp kèm theo;

• Đánh giá định kỳ, tiếp tục điều chỉnh các giải pháp để sau cùng quen thuộc với thay đổi.

Ví dụ, khi mình có cơ hội chuyển công ty khác, khi xem xét việc có chấp nhận cơ hội đó hay ở lại công ty cũ, mình sẽ áp dụng năm bước trên như sau:

• Bước 1: Chuyển việc về công ty A, địa điểm ở…, mức lương…, vị trí công việc…, tóm lại là tất cả các yếu tố mình có thể xác định được về sự thay đổi này.

• Bước 2: Phân tích xem nếu chuyển việc, cuộc sống của mình và gia đình sẽ thay đổi ra sao trong mối tương quan so sánh với công việc hiện tại, về cả tài chính, sức khỏe, thời gian, cơ hội trong tương lai. Bước này làm càng chi tiết càng tốt. Mình thậm chí dùng cả bảng excel để phân tích so sánh từng khía cạnh. Lưu ý là, nên làm càng nhiều yếu tố có thể định lượng càng tốt, tránh đánh giá mọi điều theo kiểu chung chung, “nhanh hơn”, “tốt hơn”, “cao hơn”. Hơn là hơn thế nào? Bao nhiêu?

• Bước 3: Đưa ra quyết định. Sẽ không có lựa chọn nào hoàn hảo 100%, chỉ có sự so sánh và cân nhắc về những ưu tiên dựa vào dữ liệu phân tích ở bước 2. Chọn một hướng, nghĩa là có được tất cả các cơ hội của hướng đó, nhưng đồng thời cũng phải chấp nhận và sẵn sàng với những vấn đề hoặc rủi ro có thể đến. Điều chúng ta có thể làm chỉ là nhận diện càng nhiều càng tốt các vấn đề và tìm biện pháp dự phòng, phương án xử lý.

• Bước 4: Quyết định (ví dụ như) chuyển việc.

• Bước 5: Theo dõi, đánh giá, phân tích thực tế sau khi chuyển sang nơi mới, so sánh với dự đoán ban đầu để có điều chỉnh nếu cần.

Quy trình trên áp dụng với những thay đổi chúng ta có quyền lựa chọn. Với những thay đổi khác chúng ta ở thế bị động, ví dụ khi Covid diễn ra, mọi thứ xáo trộn, hãy bắt đầu với việc vạch ra các khía cạnh cần thay đổi (không gian làm việc tại nhà, gửi con về ông bà hay ở lại cùng bố mẹ, chuyển việc…). Sau đó, áp dụng quy trình trên với mỗi sự thay đổi trong dự định này.

Tạm kết

Quản trị sự thay đổi là một trong những phần quan trọng trong quản lý dự án doanh nghiệp, nhưng lại thường không được chú ý trong quản lý dự án cá nhân. Chúng ta luôn đau đầu với các thay đổi nhưng ít khi nghĩ mình hoàn toàn có thể ứng xử với chúng một cách chủ động hơn thay vì luôn đau đáu với những câu hỏi: Nên hay không nên? Chọn A hay B? Nên làm thế nào khi mọi thứ không còn như cũ?

Trong một tập của chương trình Quick and Snow show mình từng nghe từ rất lâu, có một lá thư được kết lại bằng câu: “Cuộc sống đã đổi thay. Mọi thứ, hà cớ gì phải vẹn nguyên như cũ?”.

Không phải cuộc sống chẳng có lý do gì để vẹn nguyên như cũ, mà bởi chính chúng ta cũng thay đổi, vì sao lại mong mọi người, mọi điều xung quanh đều đứng yên? Dù muốn hay không, cuộc sống này vẫn sẽ có cách để chúng ta không thể và không nên đứng im hoặc chuyển động đều.

Cảm ơn bạn,

Tố Uyên.