PHƯƠNG THUỐC CHỮA “BỆNH” THIẾU THỜI GIAN

Làm sao để sử dụng thời gian hiệu quả? Các mẹo tiết kiệm thời gian? Cách sắp xếp thời gian để đạt được nhiều mục tiêu?... Đây là những câu hỏi khiến tôi phải dành rất nhiều công sức để tìm kiếm câu trả lời nhằm áp dụng vào hoàn cảnh của riêng mình. Đối với một người có việc làm toàn thời gian, hai con nhỏ, lại đồng thời theo đuổi việc học tập và các dự án cá nhân (ví dụ như xây dựng blog In Metime), việc tìm ra phương pháp tối ưu thời gian mỗi ngày là thử thách lớn nhất, nhưng cũng là điều cần thiết số 1 tôi cần làm được. Nếu không có giải pháp “quy hoạch” hợp lý cho 24 giờ, tôi chắc chắn sớm rơi vào trạng thái quá tải (burn out), chán nản, và thất vọng vì không thực hiện được những dự định của mình. Dù có quyết tâm tới mấy, phương pháp đặc biệt đến đâu, nếu không thể thu xếp thời gian và sức khỏe, chúng ta cũng khó thực hiện được mục tiêu như kế hoạch.

Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ về những bài học, nguyên tắc giúp tôi có 24 giờ hiệu quả. Mặc dù vẫn luôn trên hành trình tiếp tục học hỏi và cải thiện mỗi ngày, nhưng cách làm này đã giúp tôi vượt qua quãng thời gian 6 năm gần đây đầy gian nan nhưng cũng nhiều trái ngọt. 

A – TƯ DUY VỀ SỬ DỤNG THỜI GIAN.

Trước khi trả lời cụ thể câu hỏi “làm thế nào?”, tôi nghĩ trước hết cần xác định quan điểm, tư tưởng của mình về vấn đề thời gian và cách sử dụng nó. Tư duy này sẽ là kim chỉ nam, kéo chúng ta trở lại với điều căn bản – “back to basic” mỗi khi bị guồng quay cuộc sống kéo đi, hoặc do quá mệt mỏi, quay cuồng với quá nhiều nhiệm vụ mỗi ngày mà cảm thấy chán chường, thất vọng về bản thân. 

Tư duy số 1: Ai cũng có 24 giờ, chúng ta không phải nạn nhân của sự “thiếu thời gian”. 

Điều này có vẻ hiển nhiên, nhưng tôi nhận thấy trước đây tôi thường không đánh giá đúng về nó. Mỗi khi nhìn thấy ai đó cùng lúc làm được rất nhiều việc, đạt được nhiều thành tựu, trong khi tôi đang quay cuồng với những việc “không tên”, dường như không có bất cứ bước tiến nào sau một tháng, một năm, tôi thường tự suy diễn: “Chắc họ nhàn nhã hơn mình, có nhiều người giúp đỡ, không phải vất vả với con cái, việc nhà, việc lặt vặt ở công ty như mình”. 

Sự thực không phải như vậy. Sau này tôi hiểu ra, tất cả mọi người, ai cũng có rất nhiều nhiệm vụ ngược xuôi giữa bộn bề cuộc sống. AI CŨNG NHƯ VẬY, không có ngoại lệ. Một người làm được nhiều việc hơn mình không phải vì họ nhàn nhã hơn, mà chủ yếu bởi họ có tư duy tốt hơn về quản lý thời gian và có kỹ năng sắp xếp công việc hợp lý.

Có lần nói về chuyện học MBA, có bạn cùng công ty nói với tôi: “Đấy là tại vì Uyên có gia đình giúp nên mới học được vậy, chứ như tớ, ngày nào cũng bận đến khuya, không thể học được”. Tất nhiên, sự trợ giúp của gia đình, những thuận lợi trong công việc đúng là có tác động đến toàn bộ các mục tiêu của chúng ta. Nhưng nếu bản thân không có cách tìm kiếm hoặc tận dụng những yếu tố đó, thì dù có bao nhiêu thuận lợi cũng rất khó để đạt được nhiều mục tiêu.

Ý chính của tư duy đầu tiên mà tôi muốn nói ở đây là: Thời gian 24 giờ rất công bằng, mỗi người đều phải vượt qua sự hỗn loạn của cuộc sống để làm được những việc mình muốn làm, và chúng ta hoàn toàn có thể làm được như thế nếu muốn. Nếu ngay từ đầu đã cho rằng mình vất vả hơn người khác, họ có thuận lợi nên mới làm được, thì ngay cả cơ hội để tự mình tìm kiếm sự chuyển biến bạn đã không có rồi. 

Tư duy số 2: Dù sắp xếp giỏi tới đâu và có bao nhiêu sự trợ giúp, chúng ta cũng không làm được tất cả cùng lúc, bởi giới hạn 24 giờ. 

Nếu tư duy số 1 nói về giới hạn chúng ta đặt ra cho chính mình ở mặt thúc đẩy, nghĩa là ta cần phải nghĩ mình cũng có 24 giờ như bất kỳ ai, nếu chưa làm được những điều mình muốn vì thiếu thời gian, thì đó là do ta chưa sắp xếp hợp lý. Thì tư duy thứ 2 là giới hạn về mặt “níu kéo”, nghĩa là chúng ta không nên kỳ vọng sẽ có phương pháp nào đó giúp ta làm được thật nhiều, thật nhiều, thậm chí tất cả những gì ta muốn tại cùng một thời điểm. 

Tôi nhận thấy, người ta rất dễ rơi vào một trong hai giới hạn trên. Ban đầu cho rằng mình không có cách nào nữa để tối ưu thời gian, sau đó tìm được một số phương pháp phù hợp, lại ngay lập tức “ép” mình làm tất cả, nhồi nhét quá nhiều nhiệm vụ vào một ngày. Quá cực đoan ở một trong hai “thái cực” đều có thể dẫn đến những trạng thái tâm lý tiêu cực. 

Có lần, tôi học được cách lên kế hoạch cho từng khoảng 15 phút trong ngày của mình. Giờ này làm gì, giờ kia làm gì, tuyệt đối không có khe hở nào để lãng phí hoặc làm những việc có vẻ “vô bổ”, không liên quan đến mục tiêu lớn. Tôi hăm hở làm theo, có cảm giác như đã nắm chắc 24 giờ của mình trong tay. Nhưng chỉ sau vài ngày, tôi nhanh chóng kiệt sức, không theo được “thời gian biểu” chặt chẽ đã đặt ra.

Lý do là bởi có nhiều điều phát sinh, tôi chưa ước lượng đúng thời gian cần thiết cho một nhiệm vụ, và việc phải chuyển đổi qua nhiều việc khiến tôi sớm cạn kiệt năng lượng. Cuối ngày, khi nhìn lại thấy mình chỉ làm được một phần nhỏ của kế hoạch khiến tôi thấy thất vọng với bản thân, tự hỏi mình đã làm sai ở đâu, vì sao mình không thể làm được như người khác? Cảm giác này lại một lần nữa kéo tụt tâm trạng của tôi, và nhanh chóng quay lại với vòng xoáy thất vọng và tự chỉ trích mình. 

Sau nhiều lần học hỏi, áp dụng, quyết tâm, vật lộn, rồi thất vọng, tôi đã phải thừa nhận một điều: mình không thể làm được quá nhiều thứ trong 24 giờ mỗi ngày, nếu không muốn nói là chỉ có thể làm rất ít thứ với chất lượng cao. Chấp nhận điều này khiến áp lực phải có được năng suất cao trong tôi giảm xuống nhanh chóng. 

Hiện nay, năng suất – “productivity” là một trong những từ khóa dễ dàng tìm kiếm ra nhiều kết quả nhất trên các bài chia sẻ trên Internet. Dường như mong muốn đẩy hiệu quả làm việc lên thật cao là một mục tiêu lớn của nhiều người. Nhưng nếu có một lời khuyên chân thành ở đây, tôi muốn nói với bạn: cuộc sống mỗi ngày của chúng ta không phải một guồng máy sản xuất, vì thế không nên coi năng suất là thước đo quan trọng nhất, và đừng “nhét” hàng loạt nhiệm vụ vào một ngày của mình – giống như tôi trước đây. 

Tư duy số 3: Quan trọng không phải năng suất cao hay thấp, làm được nhiều hay ít, quan trọng là hiệu quả. Hướng tới kết quả, đừng chỉ tập trung vào quá trình.  

Không biết từ bao giờ, tôi cảm thấy nhiều người coi “bận rộn” là thước đo cho mức độ nhiệt huyết và hiệu quả trong cuộc sống. Tôi đã từng gặp người lãnh đạo hỏi nhân viên của mình: “Em vẫn còn có thời gian đi đá bóng cơ à? Không đủ việc để làm sao mà vẫn rảnh rỗi thế?”. Cá nhân tôi cho rằng, dù trong công việc hay cuộc sống, điều quan trọng là kết quả đạt được, không phải là phép so sánh xem ai tất bật hơn ai.

Nói cách khác, không nên so sánh một nhân viên không đi sớm về muộn với một nhân viên thường xuyên ở lại quá giờ xem ai là người đáng được đánh giá cao hơn. Bởi vì, người làm việc nhiều có thể là người chăm chỉ nhiệt huyết nhưng cũng có thể do họ không biết sắp xếp hợp lý và thiếu tập trung. Người làm việc có vẻ nhàn nhã chưa chắc đã lười biếng, họ còn có thể là những nhân viên đáng được đầu tư nhất, bởi khả năng đặt ưu tiên, sắp xếp các công việc và phối hợp hiệu quả với những bộ phận khác để giải quyết vấn đề. 

Xét trên phạm vi rộng hơn, mọi mặt cuộc sống của chúng ta trong 24 giờ, không nhất thiết phải quay cuồng trong cả một danh sách nhiệm vụ. Điều quan trọng là hiệu quả, là giá trị mà chúng ta mang lại cho công ty, gia đình, và chính mình. Câu nói: “Hôm nay mình chỉ làm được đúng một việc”, không phải điều gì đáng xấu hổ với bản thân. Miễn là một việc đó của bạn quan trọng ở thời điểm đó, và nó đã được hoàn thành như mong muốn, bạn đã sử dụng một ngày của mình rất tốt rồi. 

B – NGUYÊN TẮC SỬ DỤNG THỜI GIAN HIỆU QUẢ.

Ba tư duy trên là những gì tôi học được từ rất nhiều người xung quanh, trong sách, và từ chính bài học thực tế từ những gì tôi trải nghiệm những năm qua. Từ tư duy đó, tôi có năm nguyên tắc về sử dụng thời gian như sau: 

1. Luôn có cho mình thứ tự ưu tiên cho những việc cần làm.

Thứ tự ưu tiên – đó là chìa khóa cho rất nhiều quyết định trong công việc và cuộc sống cá nhân của tôi. Tôi nhận thấy, khi có quá nhiều mục tiêu, và dường như tất cả đều quan trọng như nhau, chúng ta sẽ rối bời giữa hàng loạt nhiệm vụ “chen chúc” trong lịch trình mỗi ngày. Kết quả thường thấy sẽ là, không thể hoàn thành trọn vẹn được tất cả, thậm chí những nhiệm vụ quan trọng nhất cũng bị dở dang. 

Bởi vậy, tại mỗi thời điểm của cuộc sống, có thể tính bằng năm, tháng, hoặc ngày, hãy luôn tự hỏi điều gì đang là quan trọng nhất mình cần hoàn thành?

Trong công việc, có lần tôi nhận được cùng lúc tới… 5 đề nghị xử lý gấp. Câu trả lời của tôi là: nếu tất cả đều gấp, nghĩa là không có việc nào được xử lý với tốc độ đáng ra một việc gấp sẽ nhận được. 

Mỗi ngày bạn chỉ cần hoàn thành ba điều quan trọng nhất (lưu ý, trong rất nhiều trường hợp, việc gấp nhất không phải việc quan trọng nhất), mỗi quý có hai nhiệm vụ lớn, mỗi năm có một mục tiêu được hoàn thành, đó đã là thành công. Và có lẽ, chỉ khi rút gọn danh sách những điều quan trọng nhất, chúng ta mới có khả năng đạt được nó. 

Nói như vậy không có nghĩa là chúng ta bỏ qua mọi việc khác ngoài danh sách, mà sẽ dành ít thời gian hơn, ít năng lượng hơn, ít kỳ vọng hơn vào những việc đó. Ví dụ, buổi sáng là khoảng thời gian minh mẫn nhất, tôi dành cho những việc quan trọng, cần sự tập trung cao. Buổi chiều thường uể oải, năng lượng xuống thấp, tôi sẽ dành cho những công việc nhẹ nhàng và có tính tương tác nhiều hơn như thảo luận, trao đổi, phỏng vấn. Buổi tối dành cho gia đình, đọc sách, giải trí, để nạp lại năng lượng. 

Đến bây giờ, khi có ai đó nói với tôi “Uyên làm sao để vừa đi làm, đi học, chăm con, lại viết blog được như vậy?”, tôi chỉ muốn trả lời ngay rằng: “Không phải đâu, thực ra mỗi ngày tôi không làm được nhiều việc như bạn nghĩ đâu, thật sự đó”. Có ngày đi làm về tôi chỉ kèm cặp con học buổi tối, không viết gì cả. Nhưng cũng có ngày, tôi dậy sớm khi cả gia đình đang ngủ và ngồi viết được rất nhiều trong không gian tĩnh lặng.

Tôi nghĩ, những kết quả mọi người nhìn thấy là thành quả của sự sắp xếp trong một thời gian dài, không phải ngày nào cũng có hoạt động của các tất cả mục tiêu đó. Giống như trò chơi “tung hứng” vậy. Tại mỗi thời điểm, ta chỉ bắt được hai quả trong hai tay, muốn đón quả bóng khác, ta phải thả một quả đang ở trong tay mình lên. Và thứ tự thả quả nào, bắt quả nào, chủ yếu sẽ phụ thuộc vào “danh sách ưu tiên” trong mỗi năm, mỗi tháng, mỗi ngày của bạn. 

2. Nên đặt giới hạn thời gian cho mọi việc nếu có thể làm vậy.

Có một định luật về vấn đề này – định luật Parkinson: “Một nhiệm vụ đơn giản được thực hiện trong khoảng thời gian dài cũng trở nên phức tạp và tiêu tốn hết khoảng thời gian đó”. Nói cách khác, miễn là vượt qua một khoảng thời gian tối thiểu, dù bạn đặt lịch dài hơn, bạn cũng không thảnh thơi hơn, vì dường như công việc đó sẽ “phình” để khít với khoảng thời gian dành cho nó. 

Tôi nhớ hồi học đại học, chúng tôi thường có khoảng 3 – 5 ngày ngắt quãng giữa hai môn thi để sinh viên có thời gian ôn tập. Nhưng cá biệt có môn chúng tôi có tới 7 ngày, thậm chí 10 ngày. Thực tế là, hầu hết sinh viên vẫn đợi đến khi chỉ còn 3 – 5 ngày mới học. Đôi khi không phải vì lười biếng, mà vì luôn có các trở ngại hoặc vấn đề phát sinh khiến họ không thể tập trung học như mong muốn. 

Tôi tin vào định luật này. Vì thế, tôi thường chủ động đặt mốc thời gian cho những việc cần làm ngắn hơn mức cần thiết một chút. Dĩ nhiên đây nên là một mục tiêu khả thi, đủ áp lực, nhưng không quá viển vông mà hoàn toàn có khả năng hoàn thành đúng hạn được nếu chăm chỉ, “đẩy” mình thêm một chút trên hành trình. 

Tôi vẫn thường nói với con gái tôi, nhất là khi bé có bài tập cần giải quyết: “Đã là việc quan trọng và cần làm, thì nên làm càng sớm càng tốt”. Điều này giúp giải phóng tâm trí, có dự phòng thời gian cho vấn đề phát sinh, và rèn luyện sự tập trung – những yếu tố tôi cho rằng rất quan trọng cho cả quãng đời trưởng thành của con sau này. 

3. Bạn không nên là người làm tất cả mọi việc. 

Trước đây tôi là người thường “ôm mọi việc về mình”, với tư tưởng làm được gì sẽ tự làm. Tôi tự tay chăm con từng bữa cháo khi con ăn dặm, tôi tự làm việc dọn dẹp trong nhà, tôi cũng tự viết từng email, phỏng vấn từng nhân viên khi có thể... Lý do của sự “ôm khư khư” này, tôi nghĩ có một số nguyên nhân:

- Tính cầu toàn: Luôn cảm thấy khó hài lòng nếu giao việc cho người khác làm, chỉ yên tâm nếu tự tay làm tất cả. 

- Tiết kiệm quá mức: Mặc dù đã có đủ điều kiện kinh tế để thuê giúp việc theo giờ từ lâu, nhưng tôi mới chỉ thực sự làm việc này khoảng… một năm gần đây. Tôi từng thấy tiếc khi phải trả tiền cho những việc đơn giản mà mình hoàn toàn có thể làm được như dọn dẹp, giặt quần áo, rửa bát… Nhưng phải tới gần đây, tôi mới hiểu khi giao lại những việc như vậy cho người khác với mức giá hợp lý, tôi tiết kiệm được rất nhiều thời gian và năng lượng cho những việc mang lại nhiều ý nghĩa hơn như chơi cùng con, nghỉ ngơi, hoặc học tập. 

- Sợ bị đánh giá là không chăm chỉ: Điều này thường xảy ra ở nơi công sở, nhiều lãnh đạo hiện nay vẫn đánh giá nhân viên dựa vào việc ai ở lại công ty muộn nhất, ai đang “có vẻ” vất vả nhất? Thực tế, hiệu quả công việc mới là điều quan trọng nhất, đặc biệt trong thời đại công nghệ phủ sóng khắp nơi như hiện nay. Người nhanh nhạy về các công cụ hỗ trợ, không bị xao nhãng bởi mạng xã hội, và biết phân bổ năng lượng hợp lý sẽ có khả năng tạo ra nhiều giá trị, dù những người đó không hẳn (và thường không phải) là người ở lại công ty muộn nhất. 

C – PHƯƠNG PHÁP RÈN LUYỆN ĐỂ LÀM CHỦ THỜI GIAN.

Vậy chúng ta có thể có những cách cụ thể nào để rèn luyện việc sử dụng thời gian hiệu quả hơn? Sau đây là một số phương pháp tôi áp dụng đã lâu và thực sự thấy hiệu quả rõ rệt: 

- Gom các việc cùng tính chất vào một khung thời gian: Mục tiêu là chia 24 giờ thành những “khối thời gian” khá dài, ít nhất khoảng 2 giờ mỗi khối, thay vì thay đổi công việc sau mỗi 15 phút hoặc nửa tiếng. Bởi vì cứ mỗi lần chuyển từ việc này sang việc khác, chúng ta mất rất nhiều thời gian để não bộ khởi động cho việc mới này. Ví dụ, tôi cố gắng gom các buổi họp, buổi phỏng vấn, đào tạo… tức là các hoạt động mang tính tương tác vào một khung khoảng 2 tiếng vào buổi chiều. Một ví dụ khác, tôi đặt lịch kiểm tra email hai lần mỗi ngày, vào 11 rưỡi sáng và 4 rưỡi chiều, và tắt thông báo của email, thay vì cứ chốc chốc lại mở email xem có thư mới không, đọc, và trả lời ngay lập tức khi có thông báo mới. 

- Dành khoảng thời gian nhiều năng lượng và sự tỉnh táo cho việc có độ khó cao, cần tập trung: cố gắng ngăn chặn mọi sự xao nhãng nhất có thể trong khoảng này, ví dụ: để điện thoại chế độ im lặng, tắt Internet trên máy tính… Khi mới bắt đầu thực hiện, chúng ta thường có nỗi lo biết đâu sẽ có gì đó quan trọng sắp xảy ra cần mình biết, và mình sẽ bỏ lỡ. Điều này có thể xảy ra, nhưng xác suất rất thấp. Ngắt kết nối khoảng 2 giờ không khiến ta tụt hậu gì đáng kể với thế giới, và cũng rất ít khả năng xảy ra điều gì đột xuất, nghiêm trọng, đặc biệt so với hiệu quả của sự tập trung mang lại.

- Đặt ra những nguyên tắc cho việc sử dụng công cụ điện tử và tuân thủ nó: Ví dụ, ở nhà tôi có quy định “bố mẹ không mở điện thoại, máy tính vào buổi tối cho đến khi con đi ngủ”. Quy định này giúp chúng tôi dễ dàng dành sự chú ý cho con cái trong một vài tiếng buổi tối – khoảng thời gian vốn ít ỏi so với thời gian đi học, đi làm. Khi viết, tôi bắt buộc mình tắt Wifi trên máy tính, điều này giúp tôi tránh sự xao nhãng và không mất năng lượng vào việc cố gắng chiến thắng cám dỗ “ngó qua facebook một lúc”, “lên Google tìm chút thông tin”, hoặc “vào xem ai vừa nhắn mình”…

Tôi nghĩ, câu chuyện về cách mọi người có thể tối ưu được 24 giờ mỗi ngày để tạo ra nhiều giá trị cho bản thân, gia đình, và xã hội thực sự rất thú vị và hấp dẫn. 24 giờ là một giới hạn không thể vượt qua, nhưng cũng là một không gian rộng lớn cho sự sáng tạo, sống, và tận hưởng. 

Xin gửi tới bạn một số cuốn sách đã giúp tôi học hỏi nhiều điều về quản lý, sắp xếp và sử dụng thời gian: 

Làm ra làm, chơi ra chơi (Deep work) – Cal Newport.

Lối sống tối giản thời công nghệ số – Cal Newport.

Sức Mạnh Của Thói Quen (Power Of Habits) - Charles Duhigg.

Chúc bạn một ngày bình yên,

Tố Uyên.