KINH NGHIỆM ÔN THI PGMP & PFMP - HAI CHỨNG CHỈ KHÓ NHẤT VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

Tính đến hết tháng 6/2023, theo thống kê trên trang web chính thức của PMI, Việt Nam có 3056 người có chứng chỉ PMP, 28 người có chứng chỉ PgMP, và 20 người có chứng chỉ PfMP (bao gồm cả người nước ngoài đang làm việc tại Việt Nam). Trong đó, 12 người có đủ ba chứng chỉ. Mình là người thứ 6, và cũng là nữ PM đầu tiên tại Việt Nam thực hiện được điều này.

Trong hệ thống chứng chỉ dành cho những người làm quản lý dự án trên khắp thế giới, chứng chỉ của PMI (Project management Institute) có độ uy tín cao nhất, được công nhận trên toàn thế giới và thường xuất hiện trong yêu cầu tuyển dụng theo từng cấp độ như một trong những tiêu chí đánh giá ứng viên. 

Một số tổ chức khác cũng có thể tổ chức thi và cấp chứng chỉ, như Scrum.org hoặc Scrum Alliance, nhưng đặc điểm chung của các tổ chức này là phạm vi kiến thức hẹp, thường chỉ tập trung vào Agile – một tư tưởng vận hành dự án riêng biệt, thường được áp dụng nhiều trong phát triển phần mềm. Cách thức đánh giá cũng không chặt chẽ, ứng viên có thể làm bài tại nhà qua máy tính không có người giám sát. Trong khi đó, các chứng chỉ PMI có độ khó cao, phạm vi kiến thức rộng, có thể áp dụng trong dự án của mọi ngành nghề, cách tổ chức đánh giá và cấp bằng chuyên nghiệp, chặt chẽ, bắt buộc ứng viên phải đến các trung tâm khảo thí được chỉ định hoặc thi trực tuyến nhưng được giám sát khắt khe. 

Vì những lý do này, chứng chỉ quản lý dự án của PMI có giá trị cao hơn hẳn khi các nhà tuyển dụng đánh giá ứng viên. 

Trong hệ thống chứng chỉ quản lý dự án của PMI, có bộ ba chứng chỉ quan trọng nhất (thường được gọi là 3P), bao gồm: 

PMP (project management professional)

PgMP (Program management professional)

PfMP (Portfolio management professional)

Việc học và thi ba chứng chỉ quan trọng nhất về quản lý dự án đã mang lại cho mình nhiều hiểu biết và những cơ hội mới trong công việc. Chứng chỉ PMP hiện nay đã trở nên khá phổ biến và có nhiều nguồn thông tin, nhưng hai chứng chỉ còn lại (PgMP và PfMP), số người sở hữu rất ít, và vì thế, rất thiếu chia sẻ thực tế trên Internet tại Việt Nam. Trước đây khi chuẩn bị thi, mình đã phải tìm kiếm rất nhiều, hầu hết là từ nhiều nguồn bằng tiếng Anh để học hỏi kinh nghiệm. 

Trong bài viết này, mình sẽ ghi lại những thông tin mình đúc kết được sau quá trình học và thi hai chứng chỉ khó nhất, và cũng có giá trị nhất này, hy vọng sẽ giúp ích cho các bạn muốn thi PgMP và PfMP trong tương lai gần. 

1 – Phạm vi kiến thức.

PgMP xoay quanh những khía cạnh quản lý một chương trình (program), tức là một tập hợp các dự án có cùng chung mục tiêu, giải quyết chiến lược lớn nào đó của tổ chức, công ty. Đặc điểm quan trọng nhất, cũng là điểm khác biệt của program là: việc tổ chức các dự án có liên quan này thành một chương trình có thể mang lại nhiều giá trị hơn so với việc vận hành riêng lẻ từng dự án. Cũng vì thế, chương trình thường phức tạp hơn dự án nhiều. 

PfMP cung cấp cho người học hiểu biết và những bài học kinh nghiệm trên thế giới để quản lý một danh mục (portfolio), tức là một tập hợp các dự án, chương trình, hoạt động vận hành… của một công ty, tổ chức. Các thành phần này có thể không phục vụ một mục tiêu chiến lược nào đó, mà chỉ đơn thuần có chia sẻ về nguồn lực, chi phí, quy trình. Vì thế, nếu dự án và chương trình có thời gian bắt đầu và kết thúc rõ ràng, thời gian hoạt động của một danh mục có thể mãi mãi. 

Chứng chỉ PgMP và PfMP sẽ trang bị cho người học tất cả những kiến thức cần thiết theo cả chiều rộng và chiều sâu để quản lý được một chương trình/danh mục, áp dụng với bất cứ ngành nghề nào.  

2 – Yêu cầu trình độ và kinh nghiệm.

Để đủ điều kiện nộp hồ sơ thi, người học cần đáp ứng các tiêu chí sau: 

- Với người chưa tốt nghiệp đại học: Cần có 4 năm kinh nghiệm quản lý dự án HOẶC đã có chứng chỉ PMP. Bên cạnh đó, người học phải có ít nhất 7 năm kinh nghiệm làm các mảng công việc của quản lý chương trình/danh mục, có thể không phải với chức danh program/portfolio manager, cũng không quản lý tất cả các vấn đề, nhưng phụ trách một số mảng việc nào đó liên quan. 

- Với người đã tốt nghiệp đại học: Cần có 4 năm kinh nghiệm quản lý dự án HOẶC đã có chứng chỉ PMP. Bên cạnh đó, cần có 4 năm kinh nghiệm làm các mảng công việc của quản lý chương trình/portfolio.

Đặc biệt, với PfMP, người học cần đáp ứng thêm một yêu cầu nữa là có ít nhất tổng cộng 8 năm kinh nghiệm làm việc nói chung. 

Các chi tiết này sẽ được PMI xem xét rất kỹ càng ở vòng hồ sơ. Do vậy, một người mới đi làm dưới 7 năm chưa thể thi chứng chỉ này, có thể bắt đầu với PMP hoặc PMI-ACP. 

3 – Yêu cầu về hồ sơ

Điểm đặc biệt của hai chứng chỉ PgMP và PfMP, cũng là một trong những điều khó nhất với người học, đó là ngoài vòng rà soát hồ sơ giống tất cả các chứng chỉ khác, thường kéo dài dưới 5 ngày làm việc và có tỷ lệ trượt hồ sơ rất thấp (vài phần trăm), hai chứng chỉ này còn một vòng kiểm tra hồ sơ khác sau đó, gọi là Panel Review.

Trong vòng này, hồ sơ của ứng viên được gửi tới một số chuyên gia của PMI trên thế giới thẩm định khắt khe, thời gian có thể kéo dài tới 60 ngày làm việc, và có tỷ lệ trượt hồ sơ RẤT CAO, có giai đoạn lên tới 80%. Một bạn của mình thậm chí trượt vòng Panel Review này tới 2 lần trước khi vượt qua nó ở lần thứ ba. Chỉ riêng khâu này đã tiêu tốn của bạn một năm ròng. 

Nếu đỗ vòng Panel Review, bạn có thể nộp tiền và đăng ký thi 3 lần trong thời hạn một năm. Tức là nếu thi trượt vòng làm bài, bạn có thể thi lại ngay. Nhưng nếu trượt Panel Review, bạn phải chờ một thời gian (khoảng 1 -3 tháng) trước khi PMI tái khởi động tài khoản của bạn về trạng thái ban đầu để nộp lại hồ sơ. 

Hồ sơ thi PgMP và PfMP đều bao gồm một số câu hỏi để kiểm tra kinh nghiệm của ứng viên về các lĩnh vực quản lý dự án/chương trình/danh mục, với giới hạn 500 từ cho mỗi mục và phải viết hoàn toàn bằng tiếng Anh. Việc thể hiện được những kinh nghiệm này, phù hợp với tư tưởng của PMI, và ngắn gọn trong giới hạn 500 từ là rất khó. 

Đây là một trong những lý do mình lựa chọn học ở trung tâm uy tín để có thầy giáo hướng dẫn và kiểm tra giúp hồ sơ trước khi nộp, nâng cao tỷ lệ đỗ hồ sơ ngay từ lần nộp đầu tiên. 

4 – Nội dung bài thi và tài liệu ôn tập.

Mỗi bài thi PgMP và PfMP đều bao gồm 170 câu hỏi trắc nghiệm trong 4 tiếng. Hầu hết các câu hỏi đều về tình huống cụ thể, khá lắt léo, đòi hỏi người thi có khả năng đọc hiểu tiếng Anh tốt, và hiểu sâu về các khía cạnh quản lý. PMI không nói yêu cầu số lượng câu trả lời đúng để đỗ, nhưng trong quá trình ôn tập, người học nên xác định khoảng 80% câu trả lời đúng mới có thể vượt qua các kỳ thi này. 

Hai chứng chỉ này hiện nay chưa cho phép thi trực tuyến tại nhà, người học phải đến các trung tâm được ủy quyền của Pearson Vue (đối tác tổ chức thi của PMI) tại Việt Nam và làm bài thi dưới sự giám sát của họ. 

Một số tài liệu quan trọng cho PgMP như sau: 

- PSM 4 (The standard for Program management – 4^th edition) – một trong hai tài liệu quan trọng nhất, cần đọc nhiều lần trong suốt quá trình ôn thi. 

- ECO (Program management professional examination content outline) -  một trong hai tài liệu quan trọng nhất, cần đọc nhiều lần trong suốt quá trình ôn thi. 

- PgMP Exam Preparation Study Guide (Jean Gouix – Martial Bellec, 2018) – sách tham khảo, nên đọc để hiểu về tư tưởng và những khía cạnh chính. Cuốn sách này viết theo cách diễn giải dễ hiểu, nhiều ví dụ, “dễ đọc” hơn PSM 4 và ECO nhiều do hai tài liệu trên khá súc tích và ít ví dụ thực tế. Trong cuốn sách này có 440 câu hỏi để người học có thể luyện tập. 

- Một số bộ đề luyện tập mình thấy sát với đề thi thực tế: Alaa, PMC, Harish, DhaS.

Một số tài liệu quan trọng cho PfMP như sau:

- SPM 3 - The Standard for Portfolio Management - 3rd edition”: Giống như với PgMP, đây là tài liệu chính thức của PMI dành cho chứng chỉ này, rất cô đọng, súc tích, cần đọc nhiều lần trong quá trình ôn tập. 

- ECO (Portfolio Management Professional Exam Outline” - gọi tắt là ECO, Exam Content Outline): Tóm tắt các nhiệm vụ chính cho từng khía cạnh quản lý. Tài liệu này mình thường đọc hàng ngày trong quá trình ôn, vì rất ngắn gọn. 

- Bảng ITTO (Input, Tool & Technique, Output): Bạn có thể tự tổng hợp bảng này từ các nội dung trong sách để có cái nhìn tổng thể của riêng mình thay vì tải xuống từ trên Internet. 

- Một số bộ đề luyện tập mình thấy sát với đề thi thực tế: Prak, PMC, DhaS, PC.

Mình thi PgMP năm 2021 và PfMP đầu năm 2023, do đó hiện tại có thể đã có một vài thay đổi. Nhưng hai chứng chỉ này có độ biến động không nhiều và liên tục, do đó những kiến thức cơ bản vẫn sẽ nằm ở các tài liệu trên. Để có thông tin cập nhật, bạn nên tham khảo tại các trung tâm đào tạo uy tín. Với riêng mình khi ôn tập hai chứng chỉ này, mình đã đăng ký khóa học tại Atoha - một trong những trung tâm lớn và uy tín về đào tạo, luyện thi chứng chỉ quản lý dự án. Bạn sẽ nhận được mức học phí ưu đãi nếu đăng ký học bất cứ khóa nào ở Atoha và làm theo hướng dẫn của mình ở đây. 

5 – Một số bài học của mình

Mình từng chia sẻ về hành trình chinh phục ba chứng chỉ PMP, PgMP, PfMP của mình trên blog, bạn có thể đọc tại đây. 

Ngoài ra, có một số vấn đề cụ thể về hai chứng chỉ khó nhất: PgMP, PfMP mình đã đúc kết được như sau: 

- Bạn nên làm hồ sơ càng sớm càng tốt, tốt nhất là sau khi đọc một lượt đầu tiên các tài liệu để có cái nhìn tổng quát. Một số người chọn cách tập trung ôn kiến thức, sau khi đã tự tin mới nộp hồ sơ thi. Cách làm này có thể phù hợp với các chứng chỉ khác như PMP, PMI-ACP khi quá trình duyệt hồ sơ chỉ mất vài ngày trước khi ứng viên được đặt lịch thi. Nhưng với PgMP và PfMP, vòng Panel Review có tính chất quyết định không kém gì bài thi, thời gian phê duyệt kéo dài. Vì thế, bạn nên nộp hồ sơ sớm sau đó ôn tập trong quá trình chờ đợi phê duyệt. 

- Hồ sơ PgMP và PfMP RẤT KHÓ, bạn hãy dành nhiều thời gian và tâm sức cho nó để đảm bảo vượt qua vòng Panel Review. Bạn có thể tìm kiếm các lời khuyên trên mạng về quá trình này, hoặc đơn giản và hiệu quả hơn, là tìm tới các trung tâm đào tạo uy tín, có giảng viên được công nhận bởi PMI để có người hỗ trợ. 

- Nên đặt mục tiêu khả thi, tức là đừng quá vội vàng, ép bản thân phải học và thi trong thời gian quá ngắn. Kiến thức và kỹ năng dùng cho kỳ thì cần có thời gian để “ngấm”. Cá nhân mình đã dành 6 tháng cho PgMP và 3.5 tháng cho PfMP. Trong suốt thời gian này, cố gắng tập trung cao nhất có thể vào việc học và luyện tập, tránh xao nhãng bởi các mục tiêu khác. Tuy vậy, cũng không nên đặt khoảng thời gian quá dài, có thể bị mất động lực, dẫn tới rất lâu không hoàn thành được. 

- Theo thống kê không chính thức, tỷ lệ đỗ kỳ thi PMP khoảng 70%, PgMP là khoảng 30 – 40%, và PfMP khoảng 50%. Có thể hình dung, PgMP có độ khó cao nhất (10 điểm), PfMP độ khó khoảng 8.5 – 9 điểm, PMP độ khó khoảng 6.5 – 7 điểm. Như vậy, tỷ lệ trượt bài thi PgMP và PfMP rất cao, vì thế, bạn hãy dành sự quan tâm đúng mức cho nó nếu muốn đỗ ngay từ lần thi đầu. 

- Việc học và ôn thi các chứng chỉ khó như PgMP và PfMP là một hành trình dài, với rất nhiều giai đoạn khó khăn, nản lòng. Nếu có thể, bạn hãy tìm và gia nhập các nhóm học ôn cùng nhau để có động lực và giúp đỡ lẫn nhau trong học tập. 

—

Trên đây là những chia sẻ của mình về kinh nghiệm ôn thi PgMP và PfMP – hai chứng chỉ khó nhất trong nghề quản lý dự án, có giá trị và được công nhận không chỉ ở Việt Nam mà trên toàn thế giới. Mặc dù rất vất vả, nhưng hành trình đó mang lại cho mình nhiều trải nghiệm và mở ra những cơ hội quý giá, những bước thăng tiến lớn trong sự nghiệp.

Mình hy vọng, bài viết này hữu ích cho bạn, nếu bạn đang có ý định tiến thêm những bước dài trong công việc quản lý dự án của mình với hai chứng chỉ này. 

Chúc bạn thành công!

Tố Uyên.