NẾU CUỘC ĐỜI LÀ MỘT DỰ ÁN...
Đó là một buổi tối mùa đông năm năm trước, bốn bề đã giăng mắc những dây đèn nhấp nháy. Đây đó vang lên bản nhạc “Happy New Year” có thể khiến bất kỳ ai rung động, thảng thốt, và hoài niệm.
Ngồi cùng tôi trong quán café là cậu em thân thiết, học cùng trường, rồi lại làm việc cùng nhau. Khi đó, cậu đã xin sang chi nhánh ở nước ngoài của công ty được một thời gian và về nghỉ Tết.
Cậu ấy nhìn cốc cafe, im lặng hồi lâu trước khi cất tiếng: “Chị ơi, có khi đợt này quay lại bên đó, rồi em xin về. Em muốn về chăm sóc mẹ và lấy vợ. Em phải tính dần thôi. Cuộc đời mình… cứ như là một dự án nhỉ?”
Nghe cậu nói, tôi bỗng nhận ra đó là một ý tưởng thú vị. Tuy đã làm quản lý dự án, đã dẫn dắt đội nhóm, nhưng tôi chưa từng nghĩ tới việc áp dụng tư duy ấy vào cho các mục tiêu cá nhân. Vào khoảnh khắc ấy, tôi chợt nghĩ: “Nếu mình coi cuộc đời là một dự án, hay đúng hơn, đó là một dự án cực kỳ lớn, bao gồm nhiều dự án nhỏ bên trong, thì cách mình sống và hướng tới phía trước có khác đi không?”.
Sau năm năm thử nghiệm, tôi đã có thể rút ra câu trả lời là: Có. Thậm chí tư duy này đã thực sự thay đổi cuộc đời tôi. Không chỉ khiến tôi giữ tâm thế chủ động trong cuộc sống, cách tư duy này đã giúp tôi tự tin hơn để bước tới, tránh được nhiều rủi ro và tăng xác suất đạt được mục tiêu. Không chỉ vậy, nó đảm bảo những gì tôi làm hàng ngày đều phục vụ cho tầm nhìn xa đã được xác định, vì thế tôi dễ dàng đưa ra quyết định khi đứng trước các lựa chọn, giảm bớt sự bất an về những gì không thể kiểm soát.
Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ góc nhìn riêng của tôi về định nghĩa dự án (theo cách đơn giản), ba khía cạnh quan trọng nhất cần cần quản lý với một dự án cá nhân, và những bài học tôi đã đúc kết được sau năm năm thực hành phương pháp này.
DỰ ÁN LÀ GÌ?
Trên thế giới tồn tại nhiều định nghĩa khác nhau, tùy thuộc vào các quy chuẩn, tổ chức, và ngành nghề. Tuy vậy, theo định nghĩa của riêng tôi, một dự án là quá trình nỗ lực nhằm đạt được một mục tiêu nhất định.
Ở quy mô lớn, có những thuật ngữ để chỉ một tập hợp nhiều dự án (Program), hay một nhóm dự án có thời hạn kết hợp với hoạt động vận hành hàng ngày không có điểm kết thúc (Portfolio). Tuy nhiên những điều này tôi nghĩ là hơi khó ứng dụng với mục tiêu cá nhân nên sẽ không đề cập ở đây.
Chọn cách định nghĩa đơn giản nhất có thể áp dụng cho bất kỳ quy mô nào, chúng ta coi mọi mục tiêu mình làm là một dự án. Một dự án lớn có thể chia thành nhiều dự án nhỏ với thời hạn ngắn hơn, phạm vi cụ thể hơn để dễ thực hiện và điều chỉnh.
Ví dụ, tôi xác định cuộc đời mình là một dự án lớn với nhiều thành phần: Nuôi dạy con cái; Phấn đấu sự nghiệp; Chăm sóc bản thân; Nuôi dưỡng các mối quan hệ; Xây dựng nền tảng tài chính.
Với mục “Phấn đấu sự nghiệp”, tôi có một số dự án nhỏ trong khoảng thời gian ba năm vừa qua (2019-2022):
- Theo đuổi chương trình cao học Executive-MBA (trong 2.5 năm).
- Thi chứng chỉ quốc tế (trong 1 năm).
- Học và thi Ielts (trong 1 năm).
Ngay bây giờ, các bạn có thể xem mình đang nghĩ đến mục tiêu nào, có thể chia nhỏ hơn ra sao, và dự định khởi động những dự án nào trong số đó vào năm 2023 sắp tới?
QUẢN LÝ DỰ ÁN LÀ LÀM GÌ?
Trong những năm gần đây, do mức độ phức tạp ngày càng lớn của các dự án ở mọi ngành nghề, hầu hết việc triển khai các dự án (phát triển phần mềm, triển khai hệ thống viễn thông, xây dựng…) đều cần có quản lý dự án chuyên nghiệp. Về cơ bản, đây là người chịu trách nhiệm chính để dẫn dắt dự án đến thành công, đảm bảo về mục tiêu, tiến độ, chất lượng, chi phí và xử lý các rủi ro nếu xảy ra.
Tuy vậy, với các dự án cá nhân, thì vâng, quản lý dự án chính là chúng ta – chủ nhân của cuộc đời mình. Bởi vì chỉ bản thân mỗi người mới biết mình muốn gì, có thể chịu trách nhiệm và có khả năng đưa những mục tiêu của mình đến thành công. Chính mỗi người chúng ta, chứ không phải bất kỳ ai khác.
Giống như một dự án bất kỳ nào, việc quản lý dự án cá nhân chủ yếu cần quan tâm đến ba khía cạnh chính sau:
1. QUẢN LÝ PHẠM VI
Đây là bước đầu tiên để xác định rõ về mục tiêu của bản thân mình. Ví dụ như: Hoàn thành bậc đại học xếp loại giỏi; Trả hết nợ trong vòng 3 năm; Phát triển bản thân để có vị trí quản lý với mức thu nhập X triệu đồng/năm…
Điều quan trọng nhất ở đây là: Mục tiêu phải cụ thể. Những mong muốn chung chung như: muốn giỏi tiếng Anh hơn, lương cao hơn, khỏe hơn… là chính đáng. Nhưng sẽ rất khó để xác định được đường đi với những mục tiêu mơ hồ như vậy.
Không nhìn thấy điểm cần đến, tức là không biết bước thế nào, bao lâu, và đâu là điểm hoàn thành dự án. Việc này dễ dẫn tới kế hoạch không cụ thể, nhanh mất động lực, không bao giờ thấy hài lòng với những gì mình đã đạt được.
2. QUẢN LÝ THỜI GIAN
Thời gian là điều quý giá nhất, nhưng lại khó nhất để xác định sao cho khả thi và thực tế. Khoảng thời gian được xác định sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới chiến lược thực hiện.
Ví dụ: bạn đang ở mức tiếng Anh 5.0 Ielts, mục tiêu đạt 7.0 trong sáu tháng, một năm, hay hai năm, sẽ quyết định cách bạn sẽ học, nỗ lực cần bỏ ra mỗi ngày như thế nào, thậm chí cả số tiền sẽ sử dụng.
3. QUẢN LÝ RỦI RO
Nếu có một lý do chính làm nên sự khác biệt giữa một dự án thành công và một dự án thất bại, thì đó chính là việc có làm tốt việc quản lý rủi ro hay không. Đôi khi có người nghĩ, “rủi ro” là điều gì đó nghe đã xui xẻo, và chỉ dành cho các công ty lớn, không lý gì lại liên quan đến việc cá nhân của mình. Thực tế không phải vậy.
Trên con đường thực hiện mục tiêu của mình, sẽ luôn có rất nhiều điều bất ngờ xảy ra ảnh hưởng trực tiếp đến dự án cá nhân, khiến ta không hoàn thành mục tiêu nếu không có sự chuẩn bị tốt.
Bản chất của cuộc sống là luôn thay đổi và không thể đoán trước. Xác định trước càng nhiều càng tốt các kịch bản rủi ro có thể xảy ra và chuẩn bị sẵn phương án đối phó sẽ giúp chúng ta vượt qua những tảng đá ngáng đường và tiếp tục tiến về phía trước.
Tất nhiên, dù có làm tốt đến mấy, vẫn sẽ có những điều nằm ngoài dự liệu. Đại dịch Covid là một ví dụ. Cách đây vài năm, không có ai trên thế giới từng đặt một đại dịch như thế vào danh sách rủi ro có thể xảy ra. Nhưng chúng ta cứ làm tốt nhất có thể, để nếu có điều bất ngờ như Covid xảy ra cũng đỡ chao đảo hơn là không có chút dự phòng nào.
Ví dụ với tôi, khi học đại học tôi luôn tin rằng bản thân sẽ an yên mà sống, mỗi tháng đều có tiền bố mẹ gửi đều đặn. Tôi không đi làm thêm, thậm chí không cả có ý định tìm hiểu xem mình có cơ hội nào để kiếm tiền nếu cần không. Vì thế, khi gia đình gặp biến cố, không còn nguồn trợ cấp, tôi đã bị sốc, không có bất kỳ khoản tiền nào để bấu víu. Nếu không gặp may mắn cùng sự trợ giúp của người quen và bè bạn, tôi hẳn đã không thể hoàn thành việc học của mình.
Để một dự án cá nhân thành công còn có nhiều khía cạnh khác, nhưng đây là ba yếu tố cốt lõi mà tôi tin là nếu làm tốt đã có thể đảm bảo tỷ lệ thành công tới 80-90%.
BA BÀI HỌC CỦA TÔI
Dưới đây là ba bài học quan trọng nhất mà tôi có được sau năm năm áp dụng phương pháp quản lý dự án vào các mục tiêu cá nhân:
Thứ nhất, không cần là một quản lý dự án chuyên nghiệp, mỗi người hoàn toàn có thể quản lý tốt các dự án cá nhân của mình nếu nắm được các nguyên tắc cốt lõi.
Thứ hai, không có dự án nào trơn tru như dự định ban đầu mà chắc chắn sẽ gặp những tảng đá ngáng đường. Nhưng nếu quản trị rủi ro tốt, đôi khi những tảng đá này lại giúp ta xoay chuyển, điều chỉnh các mục tiêu trở nên thực tế hơn và đúng hướng hơn, thậm chí còn có được những cơ hội mới.
Thứ ba, dù bạn là ai, bạn cũng không hề đơn độc trên hành trình của mình. Ngược lại, sự hỗ trợ và người hỗ trợ vẫn luôn ở đó, chỉ cần chúng ta bỏ công tìm kiếm. Đúng như câu nói: “Khi học trò sẵn sàng, người thầy sẽ xuất hiện”.
Sau năm năm thực hành, dù vẫn đang tiếp tục trải nghiệm, đúc kết, cải thiện cách làm, tôi có thể khẳng định: Phương pháp quản lý mỗi mục tiêu cá nhân như một dự án đã thay đổi cuộc sống của tôi, góp phần quan trọng giúp tôi chủ động với những bước tiến của mình và đạt được những gì tôi đang có.
THAY LỜI KẾT
Đây là một chủ đề lớn, và tôi dự định sẽ viết một chuỗi bài viết về vấn đề này. Những bài học và kinh nghiệm của cá nhân tôi có thể sẽ không phù hợp với tất cả mọi người. Dẫu vậy, tôi hy vọng những chia sẻ này sẽ hữu ích cho ai đó, những người đang có nhiều hoài bão và dự định nhưng thường thấy hoang mang, bối rối trong quá trình thực hiện và không đi được tới đích dù đã cố gắng rất nhiều.
Tôi chúc bạn một ngày bình yên,
Tố Uyên.
* Một số bài viết cùng chủ đề: