KỸ NĂNG PHỎNG VẤN

“By failing to prepare, you are preparing to fail”. (Benjamin Franklin) (Thất bại trong chuẩn bị cũng có nghĩa là chuẩn bị thất bại).

Phỏng vấn – một hoạt động không quá phổ biến ở thế hệ trước nhưng vô cùng quen thuộc với những bạn trẻ; việc phỏng vấn ngày càng cần thiết và phổ biến khi thị trường lao động rộng mở, nhiều lựa chọn, nhất là ở các thành phố lớn.

Có người cho rằng: vào một công ty nào đó, có làm được tốt hay không mới là điều quan trọng, còn phỏng vấn không phải vấn đề chính. Mình đồng ý với quan điểm này ở một vài khía cạnh, đúng là hiệu quả làm việc thực tế sau khi gia nhập công ty là thước đo chính xác, công bằng, và quan trọng nhất đối với mỗi nhân viên. Nhưng trước khi đến được bước ấy, một (số) buổi phỏng vấn là điều ứng viên nhất định cần phải vượt qua.

Hơn nữa, để chứng minh khả năng của mình trong công việc, chúng ta có nhiều tuần, nhiều tháng. Nhưng để nhà tuyển dụng đánh giá tốt về mình, chứng tỏ bản thân phù hợp với vị trí đang tuyển dụng, và mở ra cơ hội có được một lời đề nghị tốt về vị trí, thu nhập, ứng viên chỉ có trung bình khoảng 30 phút trong buổi phỏng vấn. Do đó, theo mình, ứng viên cần chuẩn bị và rèn luyện kỹ năng phỏng vấn.

Mình sẽ chia sẻ với bạn kinh nghiệm phỏng vấn trong bài viết này - những điều mình đã rút ra sau nhiều lần đứng ở cả hai vị trí: ứng viên và nhà tuyển dụng. 

1 – HÃY CHUẨN BỊ TRƯỚC “CÂU CHUYỆN” VỀ MÌNH.

“By failing to prepare, you are preparing to fail”. (Benjamin Franklin)

(Thất bại trong chuẩn bị cũng có nghĩa là chuẩn bị thất bại).

Dù bạn muốn tìm đến bất cứ ngành nghề gì, vị trí nào, trình độ và cấp bậc ra sao, cũng thường gặp một số câu hỏi “cố định”, gần như ứng viên nào cũng được hỏi từ đầu buổi phỏng vấn:

• Giới thiệu về bản thân.

• Mô tả ngắn gọn về các vị trí bạn đã làm?

• Hãy nói chi tiết về công việc/vị trí/dự án gần nhất hoặc quan trọng nhất của bạn? 

• …

Những câu hỏi này không chỉ giúp nhà tuyển dụng có cái nhìn tổng quát về ứng viên, câu trả lời còn là căn cứ, định hướng cho các câu hỏi tiếp theo. Nghĩa là, nội dung bạn trả lời, nhiều khả năng sẽ dẫn đến câu hỏi tiếp theo bạn phải trả lời. Nhưng trong thực tế, mình nhận thấy đa số ứng viên rất ít sự chuẩn bị cho câu chuyện mình muốn kể trong buổi phỏng vấn. Họ hoàn toàn đặt quyền dẫn dắt trong tay người phỏng vấn, không có cách nào đoán biết về những gì mình sắp được hỏi, thậm chí còn “thiếu đồng bộ” trong lúc trả lời do không chuẩn bị tốt.

Vậy phải làm cách nào để ứng viên ít nhiều có phần chủ động trong một cuộc trao đổi phỏng vấn? 

Thứ nhất, hãy hình dung rõ mình muốn thể hiện những gì về bản thân trong buổi phỏng vấn?

Điều này sẽ giúp bạn xác định được các câu trả lời cần đi theo hướng nào để hỗ trợ và làm nổi bật cho những phẩm chất  bạn đang muốn nhà tuyển dụng hiểu về mình. 

Ví dụ, nếu bạn mong người phỏng vấn thấy bạn là người hoạt bát, năng động, khi mô tả công việc của mình bạn cần làm nổi bật điều đó. Nếu bạn muốn thể hiện là người ham học hỏi, nhưng thực tế câu trả lời lại cho thấy bạn chỉ quẩn quanh với công việc được giao, không tự tìm tòi sáng tạo, không học thêm tiếng Anh hay chuyên môn… nhà tuyển dụng cũng không thể đánh giá bạn như bạn muốn. 

Thứ hai, hãy lựa chọn trước những gì mình muốn nói, ít nhất là tạo ra cái “khung”.

Ví dụ, mình thường hỏi các bạn ứng tuyển vị trí quản lý dự án: “Dự án nào bạn đã làm và thấy ấn tượng nhất? Vì sao bạn lại nhớ về nó nhất?”. Câu hỏi này đã trao cơ hội cho ứng viên được nói về giai đoạn nào đó trong công việc khiến họ cảm thấy thích thú, hứng khởi, tự hào, và đạt thành tựu lớn hoặc giai đoạn trưởng thành nhất họ từng có.

Nhưng thực tế, có nhiều bạn đã có tới 5-7 năm kinh nghiệm vẫn đưa ra những câu trả lời theo mình là rất lãng phí cơ hội thể hiện, ví dụ: “Em làm nhiều dự án khác nhau, em cũng không thấy dự án nào ấn tượng, đều như nhau”. Hoặc bạn khác mô tả một dự án chỉ vỏn vẹn vài ba nhân sự, quy mô nhỏ, đề bài đơn giản, cũng không kể ra được điểm đặc biệt hoặc thử thách bạn đã từng vượt qua, khiến người phỏng vấn thậm chí lúng túng vì “chỉ thế thôi ư?”.

Câu hỏi về những cái “nhất” là bẫy để tìm ra điểm giới hạn của ứng viên, nhưng cũng là cơ hội lớn để ứng viên kể lại câu chuyện hấp dẫn nhất trong hành trình sự nghiệp của mình. Hãy chuẩn bị, lựa chọn sẵn một số cái “nhất”, và hình dung về nó thật rõ ràng trước khi đến buổi phỏng vấn. Chỉ riêng điều này đã có thể giúp bạn ứng phó với hơn nửa số câu hỏi của nhà tuyển dụng.

Một số câu hỏi thường gặp bạn nên chuẩn bị:

• Dự án/công việc/giai đoạn nào trong sự nghiệp khiến bạn ấn tượng nhất? khó khăn nhất? thành công nhất?

• Điểm mạnh nhất của bạn là gì? Điểm yếu lớn nhất của bạn là gì?

• Trong vị trí công việc này, bạn nghĩ điều gì khó khăn nhất? Điều gì làm bạn thích thú nhất để kiên trì với nó?

• Bạn nghĩ điều gì là cần thiết và quan trọng nhất để làm tốt ở vị trí này?

• Vì sao bạn ứng tuyển vào đây? Bạn kỳ vọng gì nhất vào môi trường này?

…

Thứ ba, “gỗ” tất nhiên quan trọng, nhưng cũng cần chú ý đến “nước sơn”.

Bạn chỉ có vài chục phút để thể hiện bản thân. Và, một ấn tượng không tốt trong lần gặp đầu tiên đó có thể phá hỏng cảm tình của nhà tuyển dụng dành cho bạn. Chưa nói đến chất lượng các câu trả lời, hình thức và tác phong mới là điều đầu tiên tạo nên hình ảnh của bạn trong mắt người đối diện. Hãy biến nó thành điểm cộng của mình. 

Mình nhận thấy, nhiều nhà tuyển dụng thậm chí đã nghiêng về hướng “chấp nhận” hoặc “không chấp nhận” ứng viên ngay từ cái nhìn đầu tiên và một vài câu hỏi khởi đầu, ngay cả khi điều đó chỉ do vô thức, chính họ cũng không nhận ra. 

Lý do là vì, trước khi gặp ứng viên, mỗi người phỏng vấn đều đã xác định trong đầu một “hình mẫu lý tưởng” cho vị trí họ tìm kiếm. Chỉ qua khoảng mười phút đầu tiên, nhà tuyển dụng gần như đã hoàn thành việc so sánh các yếu tố giữa hình mẫu với người đang ngồi trước mặt, từ đó xác định mức độ phù hợp với nhu cầu tuyển dụng. Các câu hỏi tiếp theo chủ yếu để tìm hiểu kỹ hơn về ứng viên nhằm củng cố thêm cho đánh giá ban đầu, ít khi làm xoay chuyển ấn tượng đã hình thành.

Để tạo ấn tượng tốt từ những phút đầu tiên, mình nghĩ cần có ba điều sau: 

• Ăn mặc phù hợp. 

Bạn không nhất thiết phải quá trang trọng mà hoàn toàn có thể ăn mặc thoải mái miễn lịch sự, chỉn chu, sạch sẽ. Với ngành công nghệ mình làm việc, ngay cả nhà tuyển dụng cũng thường mặc áo phông có cổ, quần jeans, giày thể thao. 

Hãy lựa chọn phong cách quần áo phù hợp tùy vào môi trường bạn đến. Nhưng, nhất định bạn không thể bước vào cuộc phỏng vấn với một cái áo phông không cổ, nhàu nhĩ, hoặc cổ áo sơ mi bẩn ố vàng, đi dép lê, cho dù bạn ứng tuyển vị trí quản lý hay nhân viên bình thường. Đó là phép lịch sự tối thiểu, thể hiện sự tôn trọng với người đối diện và với chính bản thân mình. 

• Hãy đến đúng giờ, tốt nhất là trước giờ ít nhất 15 phút, thậm chí 30 phút để dự phòng thời gian tìm đường tới công ty, tìm phòng sẽ phỏng vấn. 

Nhà tuyển dụng phải ngồi chờ ứng viên đến muộn, dù chỉ năm phút, cũng mang lại cảm giác tiêu cực cho dù bạn có hồ sơ xuất sắc đến đâu. Nếu vì lý do bất khả kháng khiến bạn có nguy cơ không thể tới kịp giờ, hãy thông báo càng sớm càng tốt. Biểu hiện đầu tiên của sự chuyên nghiệp là tôn trọng thời gian của mình và mọi người. 

• Nhớ tắt điện thoại hoặc chuyển sang chế độ im lặng khi bước vào phỏng vấn.

Không có gì gây gián đoạn cuộc trao đổi nhiều hơn những tiếng chuông cuộc gọi, thông báo “ting ting” liên tục nhảy lên trên màn hình. Sự tập trung là điều cần thiết để hai bên cùng tập trung vào vấn đề đang trao đổi, vì thế, bạn hãy chắc chắn đã tắt điện thoại. 

Ngay cả người tuyển dụng, hầu hết cũng đều làm việc này trước khi vào nói chuyện với ứng viên. Mình ưu tiên cách này hơn là chỉ chuyển sang chế độ im lặng, vì đôi khi một số báo thức hoặc nhắc việc vẫn gióng chuông ngay cả khi điện thoại đã ở chế độ im lặng. 

2 – HÃY ĐẾN BUỔI PHỎNG VẤN VỚI TÂM THẾ “HỢP TÁC”, BẠN KHÔNG “XIN” GÌ CỦA AI.

Phỏng vấn, thực ra một cuộc đánh giá lẫn nhau từ cả hai phía. Trước đây mình thường nghĩ, chỉ những người đã có nhiều kinh nghiệm, có vị trí cao, năng lực xuất sắc mới có thể có tâm thế “ngang hàng” với nhà tuyển dụng khi đi phỏng vấn. Còn những người ít kinh nghiệm là đang đi “xin việc”. 

Nhưng tư duy này của mình hoàn toàn thay đổi khi trở thành người phỏng vấn. Lý do là, nhà tuyển dụng cần tìm NGƯỜI PHÙ HỢP NHẤT, KHÔNG PHẢI NGƯỜI GIỎI NHẤT. Mỗi vị trí cần tuyển phù hợp với  một phân khúc nhân sự nhất định, với các yêu cầu về năng lực và mức lương có thể chi trả tương ứng. 

Ví dụ, các bạn trẻ mới ra trường tuy chưa có nhiều kinh nghiệm, nhưng rất dễ đào tạo, thường sẵn lòng học hỏi, phù hợp với các công việc cần thay đổi nhanh, không yêu cầu chuyên môn quá sâu nhưng không kén chọn nhiệm vụ. Các bạn đã đi làm 5 – 7 năm trở lên, có nhiều kinh nghiệm, thường đã có chuyên môn khá vững và khả năng quản lý, nhưng tốc độ thay đổi thường chậm hơn sinh viên mới ra trường, nhiều yêu cầu hơn về đãi ngộ, vị trí, giờ giấc… 

Tóm lại, dù đã có mấy năm kinh nghiệm và ở trình độ nào, miễn phù hợp với vị trí công ty đang tìm kiếm, bạn sẽ được chọn, bất kể người vào phỏng vấn trước bạn có kinh nghiệm hoặc trình độ cao hơn.  

Sự thật là, không chỉ ứng viên tha thiết được nhận, người tuyển dụng cũng mong muốn tìm được người phù hợp. Việc tuyển dụng rất tốn công sức và thời gian, gặp được người đáp ứng VỪA ĐỦ các yêu cầu là một niềm vui và sự nhẹ nhõm vô cùng lớn. Vì thế, hãy tin rằng bạn đến để hợp tác, không phải để xin ai điều gì. Tâm thế này sẽ giúp bạn bước vào cuộc nói chuyện tự tin về mặt tâm lý. 

3 – TỰ TIN MỘT CÁCH KHIÊM TỐN, KHIÊM TỐN MÀ VẪN TỰ TIN.

Khi phỏng vấn các ứng viên, mình nhận thấy có hai “trường phái”:

Quá khiêm tốn, tới mức không dám nhận bất cứ thành tựu gì về mình.

Những ứng viên này thường có những câu trả lời như: “Em cũng chỉ làm một ít về…”, “Em mới làm x năm, vẫn chưa có nhiều kinh nghiệm…”, “Em làm việc cũng chưa có kết quả gì đặc biệt…”. Ở đây, mình không nói đến những câu trả lời về sự thật hiển nhiên, mà thực tế có nhiều bạn dùng các trả lời này cho BẤT CỨ câu hỏi nào. Đó là cảm nhận riêng, đánh giá riêng của bạn theo hướng luôn tự “dìm” mình.

Ví dụ, bạn có thể nói theo cách khác: “Em mới có 2 năm kinh nghiệm làm quản lý dự án, chưa nhiều lắm” – đây là một câu nói khách quan. Nhưng khi được hỏi tiếp: “Trong 2 năm đó em thấy em phát triển được điều gì về chuyên môn?”, bạn lại trả lời: “Em cũng chưa thấy mình phát triển được gì, em mới làm được ít thôi” – đây là một sự khiêm tốn không cần thiết. Bởi mình chắc chắn, sau hai năm, bất cứ ai, dù làm công việc gì cũng đều có sự biến đổi, tích lũy được những kinh nghiệm nhất định.

Đừng tự ti! Hãy ghi nhận từng việc mình đã làm, mỗi bài học dù nhỏ. Nếu bạn không ghi nhận sự phát triển của mình, không ai có thể ghi nhận nó. Khiêm tốn là tốt, nhưng tới mức luôn cảm thấy mình ở đáy, không dám tin vào sự phát triển đã có là điều các ứng viên cần tránh xa nếu không muốn bị “định giá” thấp hơn giá trị thực trong thị trường lao động. 

Trường phái thứ hai: “cái gì cũng biết rồi”. 

Đây cũng là trường hợp mình hay gặp khi phỏng vấn. Mình có cảm giác những bạn này sợ câu trả lời “em không rõ”, “em không biết”, nên luôn cố gắng khẳng định rằng mình hiểu biết và có kinh nghiệm về mọi điều nhà tuyển dụng hỏi. 

Thực tế, chỉ cần hỏi thêm một vài câu, người phỏng vấn có thể dễ dàng hiểu rõ sự “biết” của ứng viên sâu sắc tới mức nào. Do vậy, những câu khẳng định chắc nịch “em biết” này sẽ gây tác dụng ngược, khiến nhà tuyển dụng cảm thấy ứng viên không đáng tin. Bởi vì người ngồi ở vị trí phỏng vấn thường đã có nhiều kinh nghiệm thực tế. Và càng có nhiều kinh nghiệm “chinh chiến” sẽ càng hiểu rằng: 

• Không ai có thể biết mọi điều. Dù có 10 năm, 15 năm, hay 20 năm kinh nghiệm, một người cũng chỉ hiểu sâu được một số trong vô vàn các vấn đề của một công việc, một ngành. 

• Người dễ dàng khẳng định “cái gì em cũng biết” thường khó đặt cái tôi xuống để học hỏi từ xung quanh. 

• “Biết/hiểu” một vấn đề gì đó có nhiều mức độ. Nếu chưa có nhiều kinh nghiệm mà tự tin cho rằng mình đã hiểu rõ vấn đề, rất có thể do ứng viên chưa đánh giá đúng tầm quan trọng và mức độ phức tạp của vấn đề đó. Và nếu đó là sự thật, đây không là một nhân viên phù hợp để người quản lý giao cho những công việc quan trọng mà không cần giám sát quá kỹ càng. 

Vậy câu hỏi ở đây là: làm sao để cân bằng được giữa TỰ TIN và KHIÊM TỐN? Làm sao để thể hiện được năng lực và hiểu biết mà không gây ra ấn tượng mình đang tự mãn, kiêu ngạo? 

Đây là ba lời khuyên của mình:

Thứ nhất, hãy nói thật, luôn nói thật. 

Bạn có thể lựa chọn một số điều để nói và bỏ lại một số khác bằng cách chuẩn bị trước về câu chuyện của bản thân, nhưng tuyệt đối đừng nói dối hoặc tự “tâng bốc” mình. Bởi người đang đặt ra câu hỏi cho bạn đã nhiều lần trải qua chính vị trí bạn đang ngồi lúc này, họ có kinh nghiệm, trải nghiệm, và những linh cảm sắc bén để biết điều bạn đang nói có thật hay không. 

Hơn nữa, khi không nói thật, các câu trả lời của bạn sẽ thiếu độ nhất quán. Tin mình đi! Mỗi câu hỏi của người phỏng vấn đều có mục đích phía sau. Hãy chọn cách đơn giản nhất, an toàn nhất, dễ dàng nhất, đó là nói thật. 

Thứ hai, hãy lục lại mọi thứ bạn đã làm, tất cả những kỹ năng bạn đã áp dụng. 

Tất cả đều đáng giá, mặc dù đôi khi có vẻ không quá liên quan tới vị trí bạn đang ứng tuyển. Ví dụ, bạn là lập trình viên, nhưng vì tham gia một số dự án đặc thù nào đó không có người chuyên làm phân tích nghiệp vụ, khiến bạn từng phải trao đổi trực tiếp với khách hàng để lấy yêu cầu đầu bài. Việc này tuy không thể hiện trình độ lập trình của bạn, nhưng lại chứng minh bạn sẵn sàng học hỏi, thoải mái với việc tìm hiểu và làm những việc không thuộc phạm vi chuyên môn thông thường. Đừng bỏ sót hay đánh giá thấp bất cứ điều gì mình đã từng làm, đó có thể chính là điểm khiến bạn khác biệt so với các ứng viên khác. 

Thứ ba, không nên khẳng định điều gì quá tuyệt đối, và luôn để dành đường lui cho mình. 

Ví dụ: “Em thấy cách đó là tốt nhất”, “chỉ có phương pháp đó là phù hợp”, “mình luôn luôn chọn giải pháp đó trong trường hợp như vậy”, “mình hiểu rất rõ vấn đề đó”… Thực tế, trừ các vấn đề liên quan đến pháp luật, quy định hoặc phạm trù đạo đức, còn lại, rất ít khi chúng ta chỉ có một giải pháp duy nhất cho một vấn đề!

Mặt khác, thật khó để khẳng định ta đã hoàn toàn hiểu tường tận, thấu đáo, và luôn có sự lựa chọn chính xác trong mọi trường hợp. Vì thế, những câu trả lời có tính đa chiều, khách quan, và nhìn nhận rằng mình hiểu, nhưng vẫn còn đó khoảng trống để tiếp tục đào sâu suy nghĩ, luôn mang lại thiện cảm. Người nghe nhìn nhận bạn vừa có hiểu biết, trải nghiệm thực tế, vừa khiêm tốn. Vẫn có chính kiến, nhưng giải thích rõ lý do cho chính kiến đó của mình trong một bối cảnh rộng hơn – đó là cách bạn có thể thuyết phục nhà tuyển dụng. 

Ví dụ cho một câu trả lời kiểu này cho câu hỏi: “Theo bạn, quản lý dự án theo phương pháp Waterfall và Agile, bạn đánh giá phương pháp nào tốt hơn?”

(Nếu bạn không quen thuộc với những thuật ngữ này, không sao cả, bạn cứ coi như mình đang nói về hai cách A và B để làm một việc). 

Đã từng có một ứng viên trả lời khá tốt câu hỏi này, mình xin trích lại ở đây: 

“Em nghĩ, rất khó để đánh giá phương pháp nào hoàn toàn tốt hơn, vì Waterfall và Agile đều có đặc điểm riêng, phù hợp với từng loại dự án khác nhau. Tuy vậy, hầu hết các dự án em làm đều theo Agile, và em thấy nó mang lại nhiều lợi ích như: ra sản phẩm nhanh, nếu có sai cũng phát hiện ra sớm để sửa, thường xuyên có trao đổi trong nhóm và với khách hàng để hiệu chỉnh… Em chưa có cơ hội làm nhiều với Waterfall, nhưng với kinh nghiệm hiện tại thì em thấy Agile sẽ phù hợp với nhiều dự án phần mềm hiện tại”.

Thực ra, không có bất cứ khuôn mẫu nào cho một người phỏng vấn tốt và không tốt. Tùy vào vị trí công việc, văn hóa công ty, phong cách phỏng vấn của người tuyển dụng, các ứng viên sẽ được hỏi và đánh giá  theo những định hướng khác nhau. 

Nhưng trên đây là những điều chung nhất, mình nghĩ mỗi ứng viên nên cân nhắc và xem xét trước khi bước vào cuộc phỏng vấn. Điều quan trọng nhất vẫn là: Chuẩn bị tốt, luôn nói thật, và giữ tâm thế “hợp tác” thay vì “xin việc”. 

Mình hy vọng bài viết này hữu ích với bạn, dù bạn đang và sắp ở vai trò ứng viên hay người phỏng vấn. Chúc bạn thành công với những dự định sắp tới của mình! 

Thân mến,

Tố Uyên.