NÂNG TẦM KỸ NĂNG MỀM KHI HỌC MBA
Công việc chính của tôi là quản lý dự án, trong đó các kỹ năng mềm được coi là phần cốt yếu để dẫn dắt dự án đi tới thành công. Tôi vốn khá tự tin với hiểu biết và kinh nghiệm của mình về những kỹ năng này cho tới khi tham gia học chương trình Thạc sỹ MBA của Đại học Hawaii. Ngay trong kỳ khai giảng kéo dài 3 ngày đã khiến tôi đi từ ngạc nhiên tới thán phục sự chuyên nghiệp của các bạn học. Bên cạnh những kiến thức bổ ích từ bài giảng của thầy giáo thì điều thú vị nhất là khi tôi được chứng kiến khả năng hợp tác hiệu quả, trình bày logic, hấp dẫn và đầy thuyết phục, cùng với những ví dụ thực tế từ chia sẻ của các anh chị cùng lớp.
Hai năm học MBA mang lại cho tôi nhiều điều, và một phần quan trọng trong số đó là giúp tôi mở rộng tầm mắt, hiểu được các kỹ năng mềm của mình còn rất nhiều thiếu sót để có quyết tâm cải thiện mỗi ngày. Bài này viết về những điều quan trọng nhất tôi đã được học hỏi, trải nghiệm, và nâng cấp trong suốt quá trình học MBA.
1. Hợp tác và làm việc nhóm.
“Team work” – làm việc nhóm, có lẽ là từ khóa cốt lõi cho bất kỳ hoạt động nào, trong học tập, công việc, và cả trong cuộc sống gia đình. Khi tôi học MBA, mỗi môn đều có rất nhiều bài tập nhóm, và thành viên trong nhóm sẽ thay đổi, sắp xếp lại khi sang môn học mới. Tôi nhớ sau môn đầu tiên, khi bắt đầu quen thuộc với các anh chị cùng team của mình, tôi nhắn tin hỏi người phụ trách lớp: “Chị ơi, môn tới cứ giữ nguyên nhóm như vậy được không ạ?”.
Tôi vốn không phải người quá rụt rè, nhưng nghĩ tới việc sau mỗi môn lại chuyển sang hợp tác với một nhóm mới khiến tôi cảm thấy hơi… ngại. Để trở thành một nhóm phối hợp hiệu quả, cùng nhau làm các bài tập khó và phức tạp với thời hạn gấp gáp, nhất là khi tất cả mọi người đều có công việc bận rộn là một điều không dễ dàng. Để làm được việc đó, các thành viên cần nhanh chóng làm quen với tính cách của nhau, sắp xếp thời gian hợp lý, và hợp tác giải quyết các vấn đề khúc mắc, tranh luận trong quá trình làm bài.
Chính vì thế, khi đã quen thuộc với một nhóm, tôi cứ mong được giữ nguyên nhóm như vậy trong suốt khóa học, hay ít nhất là sau vài môn. Nhưng không, sau 1 - 2 tháng, các nhóm sẽ được sắp xếp lại. Chúng tôi lại bắt đầu quá trình tìm hiểu về những thành viên mới, tạo ra những quy tắc chung, và sắp xếp phân công nhiệm vụ cho phù hợp với năng lực và thời gian của từng người.
Khi ấy tôi cảm thấy rất vất vả, mất thời gian, đôi khi gặp khá nhiều rắc rối với việc này. Nhưng khi đã trải qua và nhìn lại, tôi thực sự biết ơn cách tổ chức đội nhóm thay đổi liên tục như vậy. Cách làm này buộc chúng tôi phải nhanh chóng thống nhất, tìm ra cách vận hành phù hợp nhất với nhau, đồng thời gạt bỏ cái “tôi” để cùng hướng tới thành quả chung.
Từ đó, tôi đã dần dần đúc kết được ba bài học để có một đội nhóm hiệu quả, đó là:
- Bầu trưởng nhóm bất kể quy mô nhóm nhỏ hay lớn và xác định rõ ràng vai trò của trưởng nhóm. Ví dụ: Trưởng nhóm là người đại diện trao đổi, gửi/nhận email với thầy cô giáo và nắm bắt các vấn đề cần giải quyết của nhóm. Các thành viên cần tôn trọng ý kiến của trưởng nhóm. Một nhóm người hoạt động chung nếu không có người đại diện sẽ khó vận hành, bởi không có người nắm được tổng thể, điều phối và đưa ra quyết định khi cần thiết.
- Thiết lập ngay từ ban đầu các quy tắc của nhóm: Ví dụ như nguyên tắc đồng thuận, một vấn đề khi có nhiều hướng giải quyết sẽ lựa chọn dựa trên ý kiến đa số; nguyên tắc thu và chi với các khoản tiền; nguyên tắc về việc tuân thủ các mốc thời gian… Thống nhất các yếu tố này ngay từ ban đầu sẽ giúp hoạt động của nhóm sớm trở nên nhịp nhàng và hiệu quả. Một lưu ý, trưởng nhóm giữ vai trò trung tâm điều phối, không có quyền lấn át ý kiến tập thể.
- Hạ thấp cái “tôi” của bản thân: Đôi khi, đây là điều không dễ với mỗi cá nhân, nhưng lại là yếu tố cần thiết nhất để có một tập thể hợp tác nghiêm túc, trơn tru, hiệu quả. Dù bạn giữ chức vụ nào, có kinh nghiệm và quyền lực đến đâu, đến lớp học mọi người đều bình đẳng, không ai cao hơn hay thấp hơn.
Việc đặt cái “tôi” của mình sang một bên không chỉ khiến hoạt động chung của nhóm đạt hiệu quả, mà còn là cơ hội học hỏi thêm những điều tốt của bạn học. Tôi tin rằng, không có ai hoàn hảo. Dù đang đứng ở đâu trên hành trình sự nghiệp và cuộc sống, chúng ta vẫn luôn có thể học được rất nhiều từ những người xung quanh.
Tôi cho rằng, ba bài học trên không chỉ hữu ích với cách làm việc theo nhóm trong học tập, mà hoàn toàn có thể áp dụng trong công việc. Sẽ rất khó để mỗi cá nhân đạt được những thành tựu, mục tiêu, vượt qua thử thách lớn. Nhưng trao đổi, hợp tác, và chia sẻ cùng nhau trong nhóm, chúng ta hoàn toàn có thể làm được bất cứ điều gì. Đoàn kết, chia sẻ, và tôn trọng là những yếu tố cốt lõi đối với vấn đề teamwork, không chỉ trong học tập, mà trong cả công việc và cuộc sống.
2. Trình bày và thuyết phục.
Mỗi môn học trong chương trình MBA đều có nhiều bài thuyết trình của cá nhân hoặc theo nhóm, có thể là để trả lời cho một câu hỏi của giáo sư, phân tích một trường hợp thực tế đã gặp trong công việc, hoặc nghiên cứu về vấn đề nào đó trong một ngành cụ thể.
Một trong những ấn tượng của tôi về các bạn học của mình khi chứng kiến mọi người thuyết trình là: Slide quá đẹp, nội dung rất hay, và cách trình bày tự tin. Vốn là người thường làm những việc này nhưng tôi thừa nhận mình chưa bao giờ đạt tới sự chuyên nghiệp đến như vậy. Lớp học MBA là nơi tôi đi hết từ ngạc nhiên này tới ngạc nhiên khác khi chứng kiến những bài thuyết trình chuẩn mực, chất lượng, hiệu quả.
Trong quãng thời gian hai năm đó, tôi đã học hỏi được rất nhiều từ các bạn học của mình về
trình bày và thuyết phục, và đây là ba bài học quan trọng nhất:
Hình thức là yếu tố quan trọng nâng tầm trải nghiệm cho người nghe:
Trước đây tôi cho rằng, nội dung là điều quan trọng nhất, nếu không muốn nói là duy nhất. Khi làm slide, tôi chỉ cần đảm bảo sự đơn giản đủ để truyền đạt nội dung. Cho tới khi nhìn thấy những slide “đẹp lung linh” trong lớp học, màu sắc hài hòa, hình ảnh sắc nét và phù hợp, khiến quá trình tiếp thu nội dung trở nên hào hứng, sinh động, và hấp dẫn, tôi đã nhận ra, cần phải học hỏi để cải thiện khả năng thiết kế cho những bài thuyết trình của mình.
Một công cụ khá đơn giản tôi thường dùng là Canva - ứng dụng có sẵn nhiều mẫu được thiết kế rất đẹp, đơn giản, khoa học. Tôi luôn nhớ tới lời của một người bạn cùng nhóm: “Nhiều người có thể cùng làm đúng nội dung, nhưng để tạo được ấn tượng thì bài thuyết trình còn cần phải đẹp”.
Một bài thuyết trình đúng, cần số liệu chuẩn; nhưng để trở thành một bài thuyết trình hay, cần phải đi cùng với câu chuyện kể phía sau:
Các con số, dữ liệu, nhận xét tập trung vào sự logic, thực tế, và khoa học, nhưng những điều này không đủ để khơi dậy cảm xúc của người nghe. Cũng rất khó để tạo ấn tượng và đọng lại tâm trí những người theo dõi trọng tâm chúng ta muốn truyền tải. Để làm được điều này, chúng ta cần phải kết nối những thông tin có phần khô khan đó thành một câu chuyện, ở đó các dữ liệu là dẫn chứng.
Đừng lo lắng nếu chủ đề bạn đang trình bày có vẻ không gợi đến bất cứ câu chuyện nào. Tôi có một số gợi ý như sau để bạn liên tưởng đến cách xây dựng câu chuyện cho mình:
- Giới thiệu chủ đề bài thuyết trình muốn thể hiện bằng một vấn đề thực tế. Ví dụ, khi làm nghiên cứu về “Ảnh hưởng của làm việc tại nhà tới sự hạnh phúc trong công việc”, chúng tôi dẫn dắt từ đại dịch Covid-19, ảnh hưởng của nó đến toàn xã hội và từng cá nhân. Từ đó liên hệ tới lý do chúng tôi làm nghiên cứu này, kỳ vọng đạt được kết quả gì từ nghiên cứu đó, đã có điều gì thú vị trong quá trình thu thập dữ liệu?
- Luôn chú ý đưa các ví dụ ở Việt Nam và trên thế giới về vấn đề tương tự, để có sự so sánh, kết nối và liên tưởng.
- Đưa một số trải nghiệm và cảm nhận cá nhân vào giữa các nội dung trình bày. Điều này giúp dễ dàng tạo ra sự đồng cảm với người nghe, khiến bài thuyết trình trở nên gần gũi, chân thực, bớt khô khan.
Khi thuyết trình theo nhóm, cần thể hiện sự tôn trọng giữa các thành viên:
Đây là điều thú vị nhất tôi học được trong những buổi thuyết trình. Sự tôn trọng giữa các thành viên trong nhóm tạo nên ấn tượng cho người nghe về sự chuyên nghiệp. Những điều nên làm ở đây là:
- Luôn có phân công rõ ràng về thứ tự trình bày, phạm vi và thông điệp mỗi thành viên cần truyền tải trong phần của mình. Điều này giúp tránh được sự trùng lặp về nội dung, thiếu hoặc thừa ý, gây ra sự khó chịu, bất đồng, và cảm xúc tiêu cực của cả nhóm khi thuyết trình.
- Luôn cảm ơn người thuyết trình trước, và giới thiệu người ngay sau mình.
- Chú ý dùng đại từ “nhóm chúng tôi”, “chúng tôi”, “các bạn của tôi”, tránh việc từ đầu tới cuối luôn nhấn mạnh về bản thân, ví dụ: “theo tôi”, “từ góc nhìn cá nhân của tôi”, “tôi cho rằng”… Cách nói cá nhân tạo ra ấn tượng đây không phải công trình và quan điểm của tập thể. Ngược lại, khi coi toàn bộ ý tưởng, tư liệu, quan điểm đều đến từ cả nhóm sẽ tạo ra cảm giác đồng thuận, thống nhất, và đáng tin cậy hơn cho người nghe.
3. Thương lượng và đàm phán (negotiation).
Đây có lẽ là kỹ năng tôi kém nhất, thiếu hiểu biết nhất, thậm chí không đánh giá đúng tầm quan trọng của nó cho tới trước khi học MBA. Tôi tin rằng, chỉ những người làm kinh doanh, luật pháp, hoặc khi đã là lãnh đạo cấp cao mới cần tới kỹ năng này. Người dạy chúng tôi môn học này là Giáo sư Jeanne M. Brett – một người có tên tuổi trong lĩnh vực đàm phán quốc tế với nhiều cuốn sách được đánh giá cao như: Negotiating Globally, The handbook of Negotiation and Culture…
Giáo sư Brett đã giúp tôi hiểu rằng, trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta, rất nhiều vấn đề chứa đựng hoạt động thương lượng và đàm phán. Định nghĩa đơn giản nhất của “negotiation” là sự trao đổi để đạt được sự đồng thuận nào đó, ngay cả trong việc trao đổi với con cái, gia đình, đồng nghiệp; lớn hơn là thương lượng về thu nhập khi phỏng vấn, nhận và giao việc, đàm phán hợp tác…
Với những cuộc trao đổi, đàm phán quan trọng, để có kết quả tốt, chúng ta nên suy nghĩ, cân nhắc, chuẩn bị trước các chi tiết sau:
- Kết quả mục tiêu (Target point): Là nguyện vọng về kết quả đàm phán theo mong muốn của một bên. Đó thường là điểm mà nhà đàm phán tin rằng có khả năng đạt được, và nên là một mục tiêu thực tế.
- Điểm giới hạn (Reservation point): Trong mua bán, đây là giá cao nhất mà ai đó sẵn sàng mua một mặt hàng và giá thấp nhất mà người bán sẽ bán mặt hàng đó. Tổng quát hơn, đó tức là mức giới hạn để bạn chấp nhận kết quả thương lượng.
- Phương án dự phòng (BATNA - Best Alternative To a Negotiated Agreement): Nó được định nghĩa là phương án thay thế có lợi nhất mà một bên đàm phán có trong tay khi hai bên không đạt được thỏa thuận. Nói đơn giản thì đây là phương án dự phòng bạn có nếu cuộc thương lượng thất bại.
Khi được hỏi: “Môn học nào có tính ứng dụng nhanh nhất trong khóa học?” Rất nhiều thành viên trong lớp của tôi đã lựa chọn môn Thương lượng và đàm phán quốc tế do giáo sư Jeanne M. Brett giảng dạy.
Tôi ngày càng nhận ra, đây là kỹ năng quan trọng bậc nhất, nhưng hầu như không được dạy trong trường đại học và cũng có ít sách, tài liệu nhấn mạnh về nó so với các kỹ năng khác như trình bày, thuyết phục, phản biện…
***
Trong những năm gần đây, việc bồi đắp cho các kỹ năng mềm ngày càng được coi trọng, nhất là trong ngành công nghệ tôi đang làm việc. Việc thường xuyên học hỏi, rèn luyện, nâng cao những kỹ năng này sẽ khiến chúng ta có khả năng giải quyết tốt hơn các tình huống trong công việc và cuộc sống, hợp tác tốt hơn, và vì thế đạt được những thành quả cao hơn.
Tôi muốn gửi đến bạn ba cuốn sách hay tôi từng đọc về chủ đề này để bạn có thể tham khảo thêm:
Negotiating Globally (Jeanne M. Brett).
17 nguyên tắc vàng trong làm việc nhóm (John C. Maxwell).
Hùng biện kiểu TED (Carmine Gallo, Jeremey Donovan, Chris Anderson).
Chúc bạn một ngày bình yên,
Tố Uyên.
* Một số bài viết cùng chủ đề: