ĐỪNG BỎ QUA KỸ NĂNG CƠ BẢN!
Đôi khi trong cuộc sống và sự nghiệp, chúng ta có thể vì những áp lực phải học thật nhiều điều mới, thể hiện những kiến thức hoặc kỹ năng ở trình độ cao, mà quên mất điều quan trọng nhất – cái “gốc” nằm ở những kỹ năng cực kỳ căn bản. Nếu bỏ quên những kỹ năng này, cũng giống như ta xây một căn nhà lại quá quan tâm đến phần trang trí cầu kỳ mà bỏ qua phần nền móng vững chắc vốn không ai nhìn thấy.
Một trong những chương trình truyền hình thực tế mình yêu thích nhất là Vua đầu bếp – Masterchef (bản Mỹ). Đó là một chương trình thú vị, được dẫn dắt bởi những vị bếp trưởng nổi tiếng, nhằm tìm ra những tài năng trong lĩnh vực nấu ăn. Họ đến từ việc nấu những bữa cơm gia đình, sau đó được rèn giũa, thử thách, để giành lấy danh hiệu Vua đầu bếp với nhiều giải thưởng danh giá. Mỗi mùa gồm nhiều tập, qua từng tập sẽ loại dần các thí sinh, chỉ giữ lại những người xuất sắc nhất.
Tập đầu tiên của mỗi mùa, sau khi chọn lọc từ khắp nước Mỹ được khoảng 30 người, các giám khảo thường chưa đưa ra yêu cầu thí sinh phải nấu những món ăn cầu kỳ, mà bắt đầu bằng việc kiểm tra các kỹ năng cơ bản như: dùng dao (thái hành tây, táo), nấu trứng (luộc, ốp la), đập trứng không vỡ lòng đỏ…
Chỉ với bài kiểm tra có vẻ cực kỳ đơn giản này, các vị giám khảo ngay lập tức chọn lọc được những thí sinh tiềm năng nhất, có kỹ năng thuần thục nhất – nền tảng quan trọng trước khi nghĩ đến bất cứ món ăn nào.
Một ví dụ khác của phương pháp chọn lọc bằng kỹ năng cơ bản khiến mình rất ấn tượng, đó là trong truyện Harry Potter. Khi Harry trở thành đội trưởng đội Quidditch và phải chọn ra những thành viên cho đội mình giữa hàng chục ứng cử viên, cậu đã thực hiện bài kiểm tra kỹ năng cơ bản nhất của môn thể thao này: sử dụng chổi bay. Bằng cách đó, cậu loại được hơn 2/3 số lượng ứng viên – những người chưa thành thục kỹ năng cơ bản nhất.
Liên hệ tới công việc quản lý dự án của mình, mỗi khi phỏng vấn ứng viên, trước khi đánh giá về hiểu biết và kinh nghiệm chuyên môn, điều đầu tiên mình thường quan sát và tìm kiếm, đó là khả năng giao tiếp và biểu đạt của người đó.
Vai trò chính của một PM (project manager – quản lý dự án) là đứng ở trung tâm của không chỉ dự án của mình, mà còn là cầu nối giữa dự án với cấp trên, đối tác, khách hàng, các phòng ban trong tổ chức… Do đó, điều đầu tiên, rất cơ bản nhưng cần thiết với mỗi PM, đó là khả năng lắng nghe, nắm bắt ý nghĩa trong lời nói của người khác, và biểu đạt rõ ràng, rành mạch điều mình muốn thể hiện.
Mỗi ngành nghề đề yêu cầu bộ kỹ năng khác nhau. Nhưng từ trải nghiệm của mình, có một số kỹ năng nền tảng mà mình cho rằng cần thiết với hầu hết các lĩnh vực, giống như kỹ năng dùng dao thuần thục dù là đầu bếp chuyên nấu món Á hay món Âu, kỹ năng bay bằng chổi dù chơi ở vị trí nào trên sân Quidditch vậy.
1 – Kỹ năng diễn đạt rành mạch
Trong công việc mình từng gặp một số bạn, có khả năng chuyên môn rất tốt, nhưng luôn gặp khó khăn khi nói ra suy nghĩ của mình cho người khác hiểu. Thiếu kỹ năng diễn đạt, bạn sẽ gặp khó khăn khi cần giải thích cách bạn làm, nhận xét về sản phẩm, hoặc đưa ra thắc mắc, dù có thể bạn nắm chắc chuyên môn.
Trường hợp này, bạn ấy vẫn có thể làm việc tốt, nếu gặp được lãnh đạo hoặc đồng nghiệp rất kiên nhẫn và tinh ý, có thể hiểu ý của bạn; hoặc thuận lợi hơn nếu làm việc lâu ở một công ty, khi những người xung quanh đều đã hiểu phong cách của bạn.
Nhưng trong hầu hết các trường hợp còn lại, không có kỹ năng diễn đạt rành mạch là một bất lợi lớn, dù bạn làm việc trong ngành nào. Để rèn luyện kỹ năng này, cách tốt nhất là bạn trao đổi với gia đình, bạn bè, đồng nghiệp thân thiết về việc mình muốn cải thiện nó như thế nào để nhờ sự giúp đỡ.
Bất cứ khi nào thấy bạn nói không rõ ý, họ có thể thoải mái phản hồi mà không lo bạn cảm thấy khó chịu hoặc tổn thương. Từ đó, bạn tìm những từ ngữ đơn giản, gần gũi, dễ hiểu hơn để cải thiện cách nói, tới khi nào người nghe hiểu rõ mới dừng. Có thể chỉ cần một người duy nhất đồng hành cùng với bạn, lắng nghe bạn trình bày về một vấn đề nào đó với mức độ phức tạp tăng dần, bạn sẽ nhận phản hồi của người đó, và chỉnh sửa.
2 – Kỹ năng đọc hiểu
Một điều rất bất ngờ là, mình nhận thấy có những bạn có kỹ năng đọc hiểu không tốt – mặc dù đây là kỹ năng chúng ta thường mặc định sau khi đi làm tất cả mọi người đều thành thạo.
Có những lần, một tài liệu rõ ràng, hoặc một email đã đầy đủ thông tin, nhưng có bạn phản hồi lại khiến người khác ngỡ ngàng tưởng chừng bạn ấy chưa hề đọc chúng. Thậm chí, bạn còn bị gán tội “không tập trung”, nặng hơn là “coi thường email của người khác”. Trong hầu hết các trường hợp, mình nghĩ nguyên nhân chính là do bạn đó chưa có kỹ năng đọc hiểu văn bản thành thục, không phải vì cố tình “đọc ẩu”.
Việc đọc và hiểu văn bản là một kỹ năng cần rèn luyện – không phải ai cũng hiển nhiên làm được như chúng ta vẫn nghĩ. Đọc không hiểu đúng ý người viết, sẽ dẫn đến thông tin bạn có không chính xác, từ đó khiến điều bạn nghĩ, giải pháp bạn đưa ra, những gì bạn nói trở nên không xác đáng.
Để rèn luyện kỹ năng này, có ba yếu tố chính mà mình nghĩ chúng ta cần quan tâm: Từ vựng, cấu trúc các thành phần trong câu, và đúc kết ý từ (các) đoạn. Nếu bạn từng thi lấy chứng chỉ tiếng Anh (Ielts, Toeic…), bạn sẽ thấy ba yếu tố này là những gì kỳ thi sẽ đánh giá người học. Nhưng, trong tiếng Việt, chúng ta ít để ý rèn luyện khi đã trưởng thành.
Để rèn luyện kỹ năng đọc hiểu, không có cách nào khác ngoài xây dựng thói quen đọc sách mỗi ngày. Bạn có thể chỉ cần dành ra 20 – 30 phút để đọc sách, nhưng hãy thật tập trung, tay cầm bút dò theo đoạn đang đọc, đúc kết ý chính và viết lại, ghi thêm những suy luận và liên hệ của mình. Hãy coi như đây không chỉ là đọc để học hỏi từ sách, mà còn là rèn luyện khả năng đọc hiểu.
Sau một thời gian, chắc chắn không những bạn sẽ nâng cao được kỹ năng đọc hiểu, mà tốc độ đọc của bạn dần dần cũng tăng lên một cách tự nhiên. Cứ bắt đầu với những cuốn “dễ đọc”, văn phong nhẹ nhàng, nội dung không phức tạp, tạo hứng thú cho bạn. Sau đó có thể tăng dần độ khó, đến những cuốn có hàm lượng thông tin lớn hơn, hoặc tài liệu chuyên môn phục vụ công việc.
3 – Kỹ năng lắng nghe
Đây là một kỹ năng khó, cần sự rèn luyện lâu dài và liên tục mà chính mình cũng đang cố gắng cải thiện mỗi ngày. Theo mình, “nghe” và “lắng nghe” là hai điều hoàn toàn khác nhau.
“Nghe”, tập trung vào mục tiêu của người nghe, thường là để lấy thông tin, cùng lúc với thầm đánh giá thông tin và thái độ của người đối thoại, và cố tình hoặc vô thức vạch ra cách thức sử dụng hoặc đối đáp lại những thông tin đó.
“Lắng nghe”, chuyển hoàn toàn sự chú ý sang người nói. Khi đó, người nghe thực sự muốn hiểu câu chuyện và điều người nói đang cố gắng diễn đạt, không phán xét, không có câu đối đáp nào “chực chờ” bật ra ngoài.
Nếu bạn là người nói, bạn sẽ dễ dàng cảm nhận được người đối diện mình có đang “lắng nghe” không hay chỉ đơn thuần là “nghe”, thậm chí trong đầu họ đã “soạn” sẵn điều họ muốn nói bất kể mình đang cố gắng thể hiện điều gì.
Thật lòng, mình không có bí quyết hay lời khuyên nào để rèn luyện kỹ năng này. Hơn nữa, lắng nghe – là việc tập trung toàn bộ sự chú ý, bao gồm cả sự quan tâm, tôn trọng, tò mò… đối với người đang nói, dù đó là lãnh đạo, khách hàng, đồng nghiệp, bạn bè, bạn đời, hay con cái. Thật khó để cố gắng thể hiện những điều đó nếu bạn thực sự không muốn.
Tuy vậy, mình có một vài “mẹo” nhỏ đang áp dụng rèn luyện kỹ năng lắng nghe:
(1) Không sử dụng điện thoại khi người khác đang nói chuyện với mình. Không có điều gì gây xao lãng, mất lịch sự, và gây tổn thương hơn cho người khác hơn khi chúng ta chăm chú nhìn vào điện thoại lúc người khác đang trao đổi.
(2) Hãy ghi lại những ý chính của cuộc nói chuyện, và các hành động tiếp sau đó nếu cần thiết, nhất là các cuộc trao đổi quan trọng.
(3) Nếu chưa hiểu rõ ý của người nói hoặc nghe không rõ, bỏ lỡ vài từ hay vài câu, bạn hãy hỏi lại thay vì ngại ngần và tiếp tục gật gù như đang hiểu mọi điều. Hỏi lại ngay lúc đó, còn hơn là bỏ qua luôn những điều quan trọng.
(4) Nếu ai đó muốn nói chuyện với bạn khi bạn đang bận, có công việc khác cần hoàn thành, hãy thẳng thắn nói điều đó. “Xin lỗi con, mẹ đang bận rồi”; “xin lỗi bạn, mình đang có cuộc họp online”, “để lát nữa nhé chị, em phải làm nốt báo cáo này”… Làm như vậy, bạn sẽ không khiến họ tổn thương. Nhưng nếu “đa nhiệm”, vừa làm việc của mình và vẫn cố gắng tỏ ra lắng nghe, bạn sẽ không làm tốt được bất cứ việc nào.
(5) Khi không chắc chắn về điều mình muốn phản hồi, hãy im lặng. Chỉ cần bạn thể hiện sự chú tâm, điều đó đã có ý nghĩa lớn vô cùng, không nhất thiết phải luôn luôn có phản hồi. Đôi khi, điều người nói cần là ai đó lắng nghe họ, không phải họ đang tìm kiếm lời khuyên, động viên, hay hướng dẫn.
—
Thú thực, mình cũng không biết vì sao mình lại viết bài viết này, bởi những điều trên thực sự nghe có vẻ rất cơ bản, đơn giản, và bình thường. Có lẽ vì mình vừa mới xem lại mấy mùa Masterchef đầu tiên chăng?
Nhưng, đối với mình, những điều tưởng chừng đơn giản ấy, lại có ý nghĩa to lớn, và là nền tảng cho mọi hiểu biết, kinh nghiệm sau này mình có. Mình hy vọng, bài viết nhỏ này nhận được chút đồng cảm từ bạn.
Chúc bạn một ngày vui!
Tố Uyên.