LÀM SAO ĐỂ TỔ CHỨC HIỆU QUẢ CÁC CUỘC HỌP?
Họp – có lẽ là hoạt động chiếm thời gian số một ở nơi công sở. Lịch trình của một người thường được sắp xếp xoay quanh các cuộc họp, đi từ cuộc này tới cuộc khác, đôi khi họ tự hỏi không biết vì sao mình trong cuộc thảo luận này?
Tôi không thích việc họp thường xuyên và kéo dài bởi nhận thấy điều đó lãng phí thời gian, nguồn lực, và sự chú ý. Tôi luôn cố gắng giảm thiểu thời gian họp từ góc độ của một người tham gia. Mặt khác, từ góc độ của người tổ chức, chủ trì cuộc họp, tôi có những nguyên tắc nhất định để có những cuộc họp hiệu quả, giải quyết được vấn đề mà không gây mất thời gian của những người liên quan.
Tôi muốn chia sẻ với bạn ba trong số những nguyên tắc ấy, hy vọng sẽ góp thêm gợi ý cho bạn nếu bạn cũng là người thường xuyên phải sắp xếp, tổ chức, và điều hành các cuộc họp nơi công sở.
1 - CHỈ MỜI NHỮNG NGƯỜI THỰC SỰ CẦN THIẾT.
Có lần khi nhân viên của tôi gửi lịch họp, tôi thấy bạn hỏi: “Chị ơi có mời anh A không?”. Tôi chưa kịp trả lời, bạn quay lại máy tính của mình và nói luôn: “Thôi em cứ thêm email anh ấy vào, thừa còn hơn thiếu, để anh ấy nắm được tình hình”.
Tôi nhận thấy hành động này là thói quen của không ít người, khi gửi lịch họp luôn cố gắng đưa càng nhiều người vào càng tốt để cảm thấy “yên tâm”, không bỏ sót ai. Thực tế, điều này không sai. Việc đồng bộ thông tin giữa các bộ phận là điều cần thiết để giải quyết vấn đề, vận hành công việc, và thể hiện sự tôn trọng với các phòng ban. Nhưng khi nó trở thành thói quen, điều hiển nhiên, gần như không còn cân nhắc trước khi đưa ai đó vào danh sách họp sẽ gây ra rất nhiều lãng phí.
Để khắc phục điều này, tôi thường đưa ra những nguyên tắc liên quan đến quyết định lựa chọn mời ai vào cuộc họp như sau:
Chỉ mời những người NHẤT ĐỊNH cần trao đổi trực tiếp trong cuộc họp: Nghĩa là loại trừ những người ta có thể thông báo kết quả qua email sau khi kết thúc họp; những người chỉ cần “nắm tình hình” chứ không có thông tin trao đổi và không có quyền quyết định; những người liên quan đến nội dung họp nhưng chưa phải ở hiện tại hoặc tương lai gần.
Số lượng người tham gia liên quan mật thiết tới chất lượng một cuộc họp, tôi nghĩ chỉ nên mời dưới 10 người, lý tưởng là dưới 6 người. Tôi nhận thấy những người đưa ra các ý kiến “gây loãng” nhất thường không thực sự liên quan, không có quyền quyết định, cũng không hiểu rõ nội dung cuộc họp nhất. Vì thế, chúng ta cần hạn chế mời những người như vậy ngay từ đầu.
Mỗi đơn vị, phòng, ban liên quan chỉ nên có MỘT NGƯỜI ĐẠI DIỆN tham gia họp: Đôi khi người tổ chức họp sẽ mời một người làm trực tiếp công việc và thêm một, hai cấp trên của nhân viên đó để đảm bảo không bỏ sót. Tuy vậy, cần xác định mục đích cuộc họp để trao đổi làm rõ thông tin giữa các bên (mời người làm trực tiếp, sau đó đưa cấp trên của họ vào email thông báo kết quả sau khi họp); hay đã có đủ thông tin và cần các lãnh đạo ra quyết định (mời lãnh đạo đơn vị, phòng, ban)?
Tất nhiên, có những trường hợp nhân viên muốn lãnh đạo của mình vào họp cùng để “yên tâm”, hoặc lãnh đạo được mời họp nhưng không nắm được chi tiết vấn đề nên muốn có nhân viên vào cùng lỡ “có gì còn hỏi”. Tôi nghĩ đây là cách làm không hiệu quả. Để khắc phục điều này, mỗi nhân viên và lãnh đạo nên đồng bộ thông tin thường xuyên với nhau, đảm bảo lãnh đạo biết rõ vấn đề quan trọng nhất đang được các bên bàn bạc, nhân viên cũng nắm được một số chỉ đạo, quan điểm, định hướng cơ bản của lãnh đạo để tự mình trao đổi và ra quyết định khi cần thiết trong các cuộc họp.
Việc mỗi phòng ban “kéo” cả một đội có khi gần chục người vào phòng họp gây ra sự lãng phí rất lớn về thời gian, nguồn lực; đây cũng là lý do chính khiến nhiều cuộc họp không thể giải quyết được vấn đề dù kéo dài thời gian hơn dự kiến do có quá nhiều tranh luận không cần thiết.
Nên có EMAIL TÓM TẮT kết quả cuộc họp: Email này không chỉ gửi cho người tham gia mà cho cả các lãnh đạo, đơn vị ảnh hưởng, và những người không liên quan trực tiếp nhưng cần nắm tình hình. Việc này giúp tất cả mọi người đều được cập nhật những thông tin mới nhất, kết quả đạt được và vướng mắc cần giải quyết để có hành động thích hợp.
Lợi ích thứ hai của việc này là giúp những người dù có hay không tham gia cuộc họp đều cảm thấy yên tâm rằng mình không bỏ lỡ điều gì quan trọng. Như vậy, trong các cuộc họp sau đó, sẽ giảm bớt tình trạng hàng đoàn người cùng vào phòng họp “cho chắc”, “để yên tâm”, và sợ “nhỡ có gì cần biết”.
2 - RÚT NGẮN THỜI GIAN HỌP VÀ LUÔN KẾT THÚC ĐÚNG GIỜ.
Tôi từng chứng kiến những cuộc họp được đặt lịch 30 phút nhưng kéo dài hai tiếng. Bước ra khỏi phòng họp, ai nấy đều mệt mỏi, chưa kể hầu hết những cuộc họp đó, các vấn đề quan trọng thường không được giải quyết, không đọng lại điểm chính, thậm chí người tham gia còn… quên mất ban đầu được mời họp để xử lý vấn đề gì.
Thời gian làm việc cùng đối tác Mỹ là giai đoạn tôi học hỏi được nhiều nhất về việc thiết lập và tôn trọng thời gian của một cuộc họp. Mỗi cuộc họp chỉ kéo dài khoảng 15 tới 30 phút, dài nhất là 60 phút nhưng rất ít gặp. Đa số mọi người tôn trọng khung thời gian đó. Khi gần hết giờ đã định, người chủ trì sẽ nhắc: “Chúng ta còn 5 phút/10 phút. Vậy chốt lại vấn đề này là… Các bạn còn ai có ý kiến gì không?”.
Việc giới hạn thời gian họp và biến thành thói quen của cả tổ chức rất quan trọng, tôi có thể kể tới ba lợi ích dễ nhận thấy như sau:
- Những người tham gia có ý thức tập trung vào vấn đề chính, tránh lan man, do cảm giác bị hối thúc về thời gian.
- Không gây ảnh hưởng đến lịch trình tiếp theo của mọi người.
- Rèn luyện thói quen tôn trọng thời gian của mình và người khác.
Để làm được điều này, tôi thường áp dụng ba cách:
Một là, rút bớt thời gian của một cuộc họp so với ước lượng ban đầu, có thể là 5-10-15 phút hoặc nhiều hơn như thế. Ví dụ một cuộc họp tôi dự tính 45 phút thì sẽ đặt lịch thực tế 30 phút. Tôi tin vào Định luật Parkinson: “Công việc luôn tự mở rộng ra để chiếm đủ thời gian được ấn định cho nó”. Do vậy, nếu ấn định thời gian ít hơn, rất có thể vấn đề sẽ được tập trung giải quyết nhanh hơn, hiệu quả hơn, và mang lại cảm giác tích cực hơn cho người tham gia.
Hai là, khi định tổ chức một cuộc họp, tôi luôn tự hỏi: Có thể giải quyết đơn giản hơn không? Ví dụ, một vấn đề nếu chỉ cần hai hoặc ba người để trao đổi và quyết định, chúng ta nên gặp nhau trực tiếp ngay khi có thể. Chỉ cần 5-10 phút để đi đến thống nhất và bắt đầu hành động tiếp theo ngay tại chỗ làm việc, thay vì chờ tổ chức một cuộc họp với nhiều thành phần, nhiều công đoạn và thời gian.
Ba là, chủ động thu thập và gửi các thông tin cần thiết, đề xuất các phương án giải quyết, liệt kê ưu nhược điểm hoặc vướng mắc của từng giải pháp để đảm bảo tất cả những người tham gia đã nắm được nội dung trước khi vào phòng họp, tránh mất thời gian giải thích, trình bày lại từ đầu.
3 - LUÔN KÉO SỰ CHÚ Ý CỦA MỌI NGƯỜI VỀ VẤN ĐỀ CHÍNH.
Tôi cho rằng, đây là một kỹ năng quan trọng của người chủ trì hoặc người tổ chức cuộc họp. Đôi khi, những người tham gia có thể bị sa đà vào những vấn đề không liên quan, hoặc có liên quan đến chủ đề được bàn bạc nhưng không phải trọng tâm của buổi họp. Tệ hơn, có những cuộc họp biến thành buổi tán gẫu giữa một số người tham gia. Tác hại lớn nhất của tình trạng này ngoài việc không giải quyết được vấn đề chính, còn tạo ra cảm giác khó chịu cho những người muốn kết thúc cuộc họp nhanh chóng và hiệu quả để trở lại với công việc của mình.
Những câu nên nhắc thường xuyên trong cuộc họp mỗi khi có dấu hiệu “đi lạc” khỏi mục đích ban đầu thường là: “Quay lại chủ đề nào…”, “Tạm dừng chuyện đó nhé, trở lại vấn đề đang bàn…”, “Thế tóm lại là chúng ta sẽ…”.
Đôi khi mặc dù thấy mất thời gian và có cảm giác khó chịu nhưng người tham gia ngại ngùng không nói, sợ bất lịch sự nếu ngắt câu chuyện của mọi người. Nhưng thật ra, điều đầu tiên mỗi người có thể làm để thể hiện sự tôn trọng nơi công sở chính là tôn trọng thời gian, sự tập trung, và các công việc đang chờ của những người khác.
THAY LỜI KẾT.
Mặc dù văn hóa công sở ở mỗi đơn vị, công ty, quốc gia có khác nhau, nhưng tôi tin rằng việc tổ chức cuộc họp sao cho hiệu quả luôn là một trong những điều quan trọng nhằm nâng cao chất lượng công việc. Để làm được điều đó, kỹ năng, ý thức, và thói quen của những người tham gia cuộc họp, đặc biệt là người tổ chức hoặc chủ trì đóng vai trò cốt lõi.
Đây là một bộ kỹ năng vốn không được chú trọng đào tạo và rèn luyện như những kỹ năng làm việc nhóm, trình bày, giao tiếp tiếng Anh … Nhưng xét thời gian dành cho những cuộc họp trên tổng thời gian làm việc của mỗi người, tôi nghĩ nếu làm tốt việc này, các tổ chức, công ty và mỗi cá nhân có thể tiết kiệm được nhiều nguồn lực, thời gian, và sự tập trung cho những điều thực sự quan trọng.
Tôi hy vọng đã mang lại một số góc nhìn chân thực để tổ chức cuộc họp đạt hiệu quả - đây chính là một phần công việc của tôi mỗi ngày. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết có phần “khô khan” này :D
Chúc bạn một ngày bình yên,
Tố Uyên.
* Một số bài viết cùng chủ đề: