BÍ QUYẾT ĐỂ CÓ NHỮNG CÂU HỎI TRÚNG ĐÍCH?

Trong cuộc sống, đặc biệt là đối với công việc, có rất nhiều điều chúng ta rất cần được biết nhưng lại không biết, chưa biết. Để có được thông tin chính xác, đầy đủ, và kịp thời, cần phải lựa chọn được câu hỏi đúng. Chính câu hỏi, cách hỏi, mới là chìa khóa để ta có được hiểu biết mình mong muốn. Tuy vậy, mình nhận ra điều quan trọng này lại không được chú trọng trong đào tạo sinh viên hoặc huấn luyện với người đã đi làm. Có lẽ, vì mỗi ngày, mỗi người đều hỏi rất nhiều, nên cảm thấy đó là việc dễ dàng, hiển nhiên. Nhưng sự thực là, nếu không biết cách để lựa chọn câu hỏi đúng và “trúng”, không đặt câu hỏi hợp lý, rất khó để chúng ta có được thông tin mình cần từ người đối diện. 

Bài viết này sẽ mang tới cho bạn những gợi ý của mình về những cách đặt câu hỏi trúng đích – tưởng chừng đơn giản, nhưng thực ra rất khó, và đặc biệt quan trọng trong từng hoạt động mỗi ngày.

1 - XÁC ĐỊNH MỤC ĐÍCH CÂU HỎI

Câu hỏi là để hỏi, để tìm kiếm đáp án cho một băn khoăn, thắc mắc nào đó. Điều này thật hiển nhiên. Nhưng thực tế, chúng ta cần xác định cụ thể hơn như vậy rất nhiều nếu muốn câu hỏi của mình mang lại hiệu quả. Có ba trường hợp đặt câu hỏi không mang lại hiệu quả mình thường gặp, đó là: 

- Câu hỏi nhưng không phải để hỏi, chỉ để trút giận. 

Mình đã quan sát và thấy đôi khi có nhiều câu hỏi rất “vô thưởng vô phạt”, thậm chí gây ức chế cho người nghe. Ví dụ, một người mẹ đứng trước cảnh tượng đồ chơi của con tung tóe bừa bộn trên sàn nhà thường hỏi: “Sao con lại để đồ chơi bừa bãi như thế?”. 

Thú thực, đó là câu mình đã từng hỏi con mình. Và bé lúc ấy khoảng 5 tuổi, đã trả lời mình một cách không thể thật thà và ngây thơ hơn: “Không vì sao cả ạ” 🐥. Mình bật cười, bỗng nhận thấy câu hỏi của mình thật… vô nghĩa. 

Trong công việc, mình cũng từng gặp nhiều người đặt ra những câu hỏi dường như không phải để hỏi, mà để trút ra nỗi khó chịu, bực dọc lên người khác. “Sao anh đã bảo bao nhiêu lần mà em vẫn không làm đúng vậy?”, “Sao báo cáo em làm sơ sài thế?”, “Sao không nghĩ ra được ý tưởng gì hay hơn à?”…

Tất cả những câu hỏi này, không khác gì khi mình hỏi con mình “Sao con lại để đồ chơi bừa bãi như thế?”, chỉ vì mình đang khó chịu, không phải mình muốn có được thông tin gì cho mình. Dù trong gia đình hay nơi công sở , những câu hỏi kiểu này thường không mang lại bất cứ tác dụng nào ngoài việc khiến người hỏi cảm thấy chút “hả dạ”, thỏa mãn sự tức giận; ngược lại, nó khiến người nghe cảm thấy rất ức chế, thậm chí “ê chề”, vì dù nhận được câu hỏi, họ cũng không thể trả lời. 

- Câu hỏi không rõ ý, không biết người hỏi rút cuộc đang cần thông tin gì. 

Kiểu câu hỏi này rất thường gặp trong công việc. Dù trao đổi trực tiếp hay qua email, có nhiều câu hỏi “gây nhiễu”, khiến người nghe/người đọc tuy đã nhận thông tin, vẫn không thể hiểu vậy “tóm lại” người hỏi đang thắc mắc gì? 

Có những lần, nhân viên trình bày với mình một vấn đề rất dài, đại ý là đang có khó khăn xảy ra trong dự án. Mình hiểu hết những gì bạn ấy nói. Dường như, bạn ấy có rất nhiều thắc mắc và trăn trở xoay quanh vấn đề đó. Nhưng, khi mình hỏi: “Bây giờ em cần chị giúp gì?”, hoặc “Vậy tóm lại điều khó khăn mấu chốt ở đây là gì?”, bạn đó không trả lời được. 

Trường hợp này, người hỏi rất có khó để có được câu trả lời hoặc sự hỗ trợ cần thiết, bởi chính họ cũng không xác định được câu hỏi quan trọng nhất của mình là gì. 

- Có quá nhiều câu hỏi dồn dập, không xác định được đâu là vấn đề cốt lõi, không có thứ tự ưu tiên.

Người nhận câu hỏi, bản thân họ vốn đã có nhiều thứ phải suy nghĩ và xử lý. Nếu ai đó tìm đến họ và “xổ” ra hàng loạt câu hỏi, dù hiểu biết và nhiều kinh nghiệm đến mấy, rất khó để họ mang tới cho bạn những thông tin đầy đủ và cần thiết. Đúng là, đôi khi bạn có rất nhiều khía cạnh cần hỏi, muốn hỏi, nhưng đưa cho người nhận tất cả những thắc mắc đó khi bản thân bạn cũng chưa từng suy nghĩ xem câu nào muốn biết trước, câu nào quan trọng hơn, câu nào bổ sung cho câu nào; đơn giản là bạn đẩy tất cả cho người trả lời, đó là một cách hỏi không khôn ngoan. 

Đây là một ví dụ. Sau khi mình đăng bài viết về hành trình thi ba chứng chỉ về quản lý dự án mà ở Việt Nam số người sở hữu còn rất ít, một bạn đồng nghiệp hỏi mình:

“Uyên ơi, Uyên làm thế nào để thi được như vậy? Bạn học ở đâu? Học sách gì? Thi những chứng chỉ đó có tác dụng thật sự với công việc không? Học có khó không? Cần bao lâu để học? Mình mới làm PM 2 năm thì có thi được không? Chi phí hết bao nhiêu?...”

Mình bật cười: “Ấy từ từ, từng câu một chứ. Trước hết là, lý do bạn muốn theo đuổi chứng chỉ là gì? Big why đủ lớn mình sẽ bàn tiếp, xem tình hình hiện tại về thời gian và tài chính có phù hợp để ôn thi luôn không? Nếu có, ta sẽ giải quyết từng câu hỏi cụ thể về ôn thi như thế nào, sách gì, học bao lâu?”.

Mình hiểu, rất hiểu tâm trạng của bạn ấy, bởi mình cũng từng quanh quẩn loay hoay với thật nhiều những câu hỏi hoang mang như vậy. Và mình hoàn toàn thoải mái để trả lời bạn tất cả, với hy vọng sẽ giúp ích được cho hành trình của bạn. Nhưng thứ tự các vấn đề mình sắp xếp lại, chính là cách tốt nhất để tiếp cận câu trả lời cho những băn khoăn này. Nếu không, có thể bạn ấy nhận được câu trả lời rất cụ thể về cách học, rồi quay ngược lại xem xét hoàn cảnh thời gian, chi phí. Sau đó trở lại về điểm xuất phát, tìm hiểu lý do thực sự, động lực của mình là gì. Cách tiếp cận này bị ngược, vì lý do và động lực sẽ tạo ra giải pháp cho các vấn đề thời gian, tài chính. Và thời gian, tài chính sẽ quyết định cách học, thời gian, tài liệu. 

Nói như vậy, mình muốn nhấn mạnh tầm quan trọng của việc có cái nhìn tổng thể về vấn đề trước khi bóc tách thành các câu hỏi, và cần xem xét đến thứ tự của từng câu hỏi để nhận được thông tin phù hợp và hữu ích nhất. 

2 – TÌM HIỂU THÔNG TIN TRƯỚC KHI ĐẶT CÂU HỎI

Không tìm hiểu bất cứ thông tin nào trước khi hỏi, đây là sai lầm rất thường gặp trong công việc. Nhiều lần, mình gặp những câu hỏi rất vô tư “Làm thế nào để…?”, “Vì sao lại…”, nhưng người hỏi chưa hề có hành động nào tìm hiểu, tập hợp thông tin, hiểu về hoàn cảnh của vấn đề trước khi đặt câu hỏi. Nếu không làm tốt việc đó, đặt câu hỏi sẽ chỉ giống như “đẩy phần mờ mịt” sang người đối diện, mong người đó sẽ giải đáp tất cả, hướng dẫn mình từng bước một để giải quyết vấn đề. Đây là một cách làm không chuyên nghiệp và gây ra nhiều hậu quả: 

- Gây khó khăn cho người trả lời do không có đủ thông tin đầu vào, dẫn tới mất thêm nhiều thời gian để họ đưa ra được lời khuyên, giải pháp, hoặc quyết định cần thiết, cần thêm nhiều vòng trao đổi qua lại mới rõ được hoàn cảnh và vấn đề.

- Người hỏi do không nắm được đầy đủ các thông tin hiện có, nên không đưa ra được các phân tích sơ bộ hoặc đề xuất giải pháp. Điều này vừa thể hiện kỹ năng làm việc chưa chuyên nghiệp, vừa khiến người hỏi khó hiểu được thấu đáo câu trả lời được đưa ra.

- Đôi khi, chỉ cần tự tìm hiểu, người hỏi có thể cũng đã tự trả lời được cho mình về vấn đề đang thắc mắc. Ngược lại, vì không tìm hiểu, người đó đã đẩy phần nhiệm vụ trả lời sang cho người khác, dẫn tới mất thời gian và công sức không cần thiết cho cả hai bên, đồng thời kéo dài thời gian hoàn thành công việc. 

3 – NĂM BƯỚC ĐỂ ĐẶT NHỮNG CÂU HỎI “TRÚNG ĐÍCH”

Từ những phân tích trên, mình gợi ý năm bước cần thiết giúp bạn đặt những câu hỏi “đúng và trúng”, mang lại hiệu quả cao và thể hiện sự chuyên nghiệp nơi công sở:

Bước 1: Tìm hiểu về tình huống hiện tại càng cụ thể càng tốt, dù đó là bản thân bạn, công việc, hay bất cứ lý do gì phát sinh vấn đề. Vì sao lại có câu hỏi này? Tình huống cụ thể là gì?

Bước 2: Xác định mục tiêu của việc đặt câu hỏi, bạn cần thông tin gì, và dựa vào đó để làm tiếp bước nào?

Bước 3: Xác định người phù hợp nhất để trả lời câu hỏi của mình, đừng hỏi “hú họa”, vừa không hiệu quả, lại có thể khiến người được hỏi có cảm giác khó chịu.

Bước 4: Tự mình nên có những phân tích đánh giá, và một vài ý tưởng để trao đổi, giúp người trả lời có hướng đưa ra giải pháp, gợi ý, hoặc quyết định tốt hơn. 

Bước 5: Ghi lại thông tin từ người trả lời, dù cuối cùng bạn quyết định sử dụng những câu trả lời đó như thế nào.

Đừng đưa cho người trả lời một câu hỏi “lơ lửng”, không rõ mục đích, không dựa vào đâu, không có phân tích ban đầu, cũng không có bất cứ ý kiến riêng nào từ phía bạn, bởi vì tất cả những điều đó sẽ làm chậm lại quá trình của chính bạn. 

Một điểm thú vị mình nhận thấy là, càng lắng nghe và học hỏi nhiều, chúng ta càng có thể đặt ra những câu hỏi hay, “đúng và trúng” hơn. Đặt câu hỏi nhiều hơn, chúng ta có được thêm kinh nghiệm, hiểu biết và ý tưởng từ những người khác, dù đó là bạn bè, đồng nghiệp, hay người thân, vợ chồng, con cái. Đặt câu hỏi đúng, đã là một nửa của giao tiếp hiệu quả.

Mình hy vọng, bài viết này mang tới bạn thêm một vài ý tưởng, góc nhìn về việc đặt những câu hỏi - một điều quan trọng chúng ta phải thực hiện hàng ngày cho mọi mặt của cuộc sống.

Thân mến,

Tố Uyên.