Chẳng sau đâu, nếu không sống “hiệu suất cao”

Bạn có nhớ vì sao mình muốn tăng năng suất không?

Hiệu suất cao, năng suất cao, tận dụng thời gian, rèn luyện sự tập trung, hệ thống ghi chép tối ưu, làm được nhiều hơn với ít thời gian hơn…

Mình cho rằng, những điều này không có gì sai và cũng là những mục tiêu đáng để cố gắng. Nhưng mỗi người có giới hạn khác nhau ở những khía cạnh này. Hơn hết, quan trọng nhất là nâng cao năng suất cuối cùng để đạt được điều gì? Đó mới là điều quan trọng.

Với việc đã mười mấy năm “tung hứng’’ giữa đủ thứ vai trò, giống như hầu hết những cha mẹ đi làm, vừa chăm con, kèm con học hành, gia đình nhà cửa, vừa làm việc phấn đấu, lại vừa cố gắng học tập tự rèn giũa, cá nhân mình đã học được rất nhiều bài học và có thêm nhiều kỹ năng để nâng cao năng suất, hiệu suất cho hai tư giờ mỗi ngày.

Trong bài viết này, mình sẽ chia sẻ với bạn về những điểm cốt lõi mình đã đúc kết được. Làm sao để tăng hiệu suất? Điều gì nghe có vẻ tốt nhưng thực ra không tốt cho hiệu suất? Vì sao mình lại nói: Sẽ chẳng sao đâu, nếu không sống “hiệu suất cao” và điều thực sự quan trọng hơn là gì?

Vì sao “năng suất”, “hiệu suất” lại trở thành từ khóa?

Mình không phản đối việc nỗ lực tìm cách tăng năng suất, hiệu suất trong làm việc, học tập và cuộc sống. Chúng ta có rất nhiều việc phải làm, người trưởng thành (và cả trẻ con) đều vậy.

Mình đã từng đọc nhiều về chủ đề này và từng viết kha khá bài blog trên In Metime về hiệu suất, tập trung. Nhưng một vấn đề mình nhìn thấy là xu hướng “làm mọi cách để nâng cao hiệu suất” đang dồn nhiều người trong số chúng ta vào một cái… hố đen sâu hun hút của sự thất vọng và mệt mỏi. Cố gắng, lại cố gắng, tìm tòi mọi cách làm được nhiều hơn để rồi nhận ra mình không thể nhanh như mong muốn, năng suất vẫn thấp hơn quá nhiều người.

Sự thất vọng không chỉ là “mình không làm được” mà còn “mình không làm được nhanh và nhiều việc bằng người khác”. Làm sao chúng ta ghi nhận được nỗ lực của bản thân nếu cứ so sánh như vậy?

Dòng sách về hiệu suất, năng suất, sự tập trung, những mẹo hay để làm được việc thật nhanh thật nhiều ngày càng trở nên phổ biến trong vài năm gần đây. Điều đó khiến mình thấy… hoảng, dù ban đầu mình rất quan tâm đến chủ đề này và thực tế đã học hỏi được nhiều cách hữu ích.

Việc quá tập trung vào năng suất còn dẫn tới một hệ quả khác: sa đà vào đo lường hành trình. Ví dụ như tính liệt kê: ngày hôm nay đã học tiếng Anh 50 phút, đọc sách 30 phút, nghe podcast 20 phút… Như mình đã nói, điều này không có gì xấu, nhưng quá tập trung vào chúng sẽ làm chúng ta quên đi lý do thực sự khiến chúng ta phải tăng năng suất.

Bạn có nhớ vì sao mình muốn tăng năng suất không? Không phải để học được nhiều hơn nhanh hơn, làm được nhiều thứ cùng lúc đâu. Ngay cả học nhiều làm nhiều để kiếm được nhiều tiền hơn vẫn không phải cái gốc của động lực. Mình đoán điều bạn muốn có lẽ là:

Mang lại cho gia đình cuộc sống tốt hơn;

Để bản thân phát triển rực rỡ, sống một cuộc đời như hằng ao ước;

Không bao giờ phải hối hận.

Những mục tiêu này cần sự tập trung, cần kỹ năng nâng cao năng suất. Nhưng vì nâng cao năng suất, liệu bạn có đang rời xa chính những mục tiêu ấy không?

Những điều thực ra… không quan trọng như bạn nghĩ

Thứ nhất, các loại sổ ghi chép.

Cũng giống như tiết kiệm tiền, mua một cuốn sổ được thiết kế khoa học hay ho không có nghĩa sẽ giúp bạn sống tiết kiệm hơn. Nâng cao hiệu suất cũng vậy, không có cuốn sổ nào có phép biến hóa giúp bạn trở thành người năng suất nên đừng cho rằng mình chưa năng suất vì chưa tìm được cuốn sổ nào đó phù hợp. Những cuốn sổ kiểu này rất hiệu quả nếu “khớp” với tư duy và thói quen của bạn. Hãy chỉ dùng chúng để hỗ trợ, tạo thêm niềm vui nho nhỏ, đừng chờ đợi sự thay đổi sau chớp mắt.

Thứ hai, các công cụ online.

Các ứng dụng, biểu mẫu, dù đẹp và tiện tới đâu cũng không làm thay đổi năng suất của bạn nếu bạn thực sự không… năng suất. Giống như sổ, chúng ta công cụ hỗ trợ, không phải chìa khóa cải thiện năng suất đâu. Thời gian tìm biểu mẫu, đọc review ứng dụng nên dành cho việc thực sự ngồi xuống để làm gì đó, đọc sách, học một chút, làm báo cáo… Rồi tới một lúc nào đó, tự bạn sẽ nhận ra đâu là công cụ mà mình cần, thậm chí bạn còn tự tạo ra được công cụ cho mình.

Thứ ba, cố tận dụng từng phút.

Đúng là phải tận dụng, nhưng không có nghĩa cần cố để lúc nào cũng đang bận rộn. Vì cho rằng mỗi phút không làm gì là mỗi phút lãng phí, chúng ta có thể muốn đưa thật nhiều việc vào mỗi khung giờ, thậm chí làm nhiều việc một lúc, và cảm thấy tội lỗi khi ngồi chơi, nằm đắp chăn, đi loanh quanh lang thang. Khoảng thời gian này được coi là “không làm gì” vì không tạo ra sản phẩm, giao phẩm, kết quả hữu hình. Nhưng không phải vậy. Những khoảng thời gian này rất cần thiết để tái tạo năng lượng, sắp xếp suy nghĩ kiến thức, giải tỏa stress, và vô vàn tác dụng khác.

Hơn nữa, vấn đề năng suất thường không phải vì thời gian, mà chủ yếu vì năng lượng. Bạn không làm được mọi việc một cách hiệu quả và nhanh nhẹn, thường không phải do thiếu thời gian mà do bạn quá mệt mỏi. Chúng ta không bận rộn đến mức không còn lúc nào để học thêm một chút, viết thêm một chút, làm thêm một chút. Thời gian vẫn có, vẫn tranh thủ được, vấn đề là không còn hơi sức. Nên việc lập ra một thời gian biết khít khao đến từng phút, mình nghĩ cũng khó hiệu quả nếu năng lượng không cho phép.

Phải làm gì để tăng năng suất một cách bền vững?

Đây mới là câu hỏi cốt lõi mình nghĩ chúng ta phải tìm cách trả lời nếu muốn làm được những gì mình muốn, sử dụng thời gian đúng thực là hiệu quả, và sau này nhìn lại không nuối tiếc vì đã bỏ phí thời gian.

Các câu hỏi này mình tự đặt ra, thực tế đã thay đổi theo thời gian, theo sự trải nghiệm và trưởng thành của chính mình. Mong là sẽ mang tới cho bạn một số ý tưởng để tham khảo, giúp bạn vạch ra những câu hỏi thực sự phù hợp với cá nhân bạn.

• Tối đa ba điều quan trọng nhất trong cuộc sống của bạn là gì?

Đây là những cái đích cuối cùng bạn muốn đạt được. Không phải là “học tốt hơn”, “làm tốt hơn”, “kiếm được nhiều tiền hơn”, mà là lý do đằng sau đó. Trả lời và ghim chặt những điều quan trọng này trong đầu sẽ giúp bạn không đi chệch hướng, vì chạy theo mục tiêu mà bỏ quên lý do thực sự của mục tiêu đó.

Với mình, đó là:

Thứ nhất, mình muốn gia đình được sống tốt hơn, dành cho nhau thời gian, sự quan tâm, và điều kiện tài chính tốt.

Thứ hai, mình muốn bản thân được phát triển, học hỏi, và phát huy năng lực. Đại ý là thấy mình giỏi lên, tốt lên, kẻo sau này nhìn lại thấy hối hận vì biết thế đã cố gắng hơn, tiếc nuối vì mình có năng lực mà không chăm chỉ để thổi bùng nó lên.

Vì những mục tiêu này nên mình ít khi hy sinh buổi tối để làm việc hoặc học hành thay vì dành cho gia đình. Con ngủ mình mới học và làm tiếp. Mình cũng không chọn công việc nhàn nhã mà ít phát triển, thường lao vào mấy chỗ sóng gió dù không phải lúc nào đãi ngộ cũng tương xứng, và học hành liên tục nhiều nhất có thể dù đôi khi cũng chưa trả lời được học để làm gì.

• Mình tập trung nhất khi nào và ở đâu?

Ở công ty, khi cần tập trung sâu để làm việc gì đó quan trọng như một bản báo cáo phức tạp, mình sẽ vào phòng họp và tạm thời ngắt các kênh liên lạc trong khoảng một giờ, chỉ để điện thoại cho các cuộc gọi khẩn cấp.

Ở nhà, mình tập trung nhất vào buổi tối khi con đã đi ngủ, bàn ghế giá sách được dọn dẹp gọn gàng, bên cạnh có cốc nước ấm hoặc một cốc trà hoa táo đỏ.

Ở quán cafe, mình tập trung nhất vào buổi sáng và buổi tối, trong một quán chuyên dành cho những người học nên xung quanh toàn máy tính và sách vở.

Hiểu được những điều này, chúng ta rất dễ để biết cần sắp xếp năng lượng cho những việc quan trọng vào lúc nào và làm sao để tạo ra không gian cần thiết. Bên cạnh đó, bạn còn có thể làm những việc không cần quá tập trung vào những thời điểm khác. Ví dụ mình bật bài tiếng Trung để nghe trong lúc làm việc nhà hoặc vệ sinh cá nhân, tranh thủ đọc sách hoặc luyện từ trên ứng dụng điện thoại khi kèm con học (lúc các bạn ấy đang viết bài)…

Không có vấn đề gì cả nếu thời điểm và không gian bạn chọn không giống đa số mọi người. Nhưng nhất định cần thử nghiệm để tìm ra điểm năng suất tốt của mình. Không phải dành thật nhiều thời gian, mà là dùng đúng năng lượng vào những việc quan trọng.

• Cần có những lúc không làm gì và những việc bạn sẽ không làm

Thời gian và năng lượng có hạn, bạn phải học cách nói không.

Như bản thân mình, mình nói không với tranh cãi trên mạng xã hội. Nhiều lúc mình đọc thấy những bài viết, bình luận cũng chướng tai gai mắt lắm nhưng mình thường bỏ qua. Nếu trên trang của mình có những bình luận không lịch sự, mình sẽ chặn luôn người đó, không mất thời gian phân bua.

Mình nói không với việc giải thích cho người khác vì sao mình chọn cái này cái kia nếu đó không phải người rất quan trọng đối với mình.

Mình nói không với những việc mình không thích làm và hoàn toàn có khả năng thuê người làm hoặc để người khác thực hiện.

Mình cũng nói không với việc nhồi nhét kiến thức vào đầu hoặc cố làm điều gì đó khi đã mệt mỏi, bất chấp việc có thể bị ai đó đánh giá hoặc thất vọng.

Bạn có thể cảm thấy có rất nhiều thứ mình “phải làm”, nhưng thực ra số lượng những việc như vậy không nhiều đâu, miễn là bạn tách bạch được đâu là điều thực sự cần thiết, đâu là việc bạn cảm thấy mình phải làm để vừa lòng người khác trong khi bạn không thích hoặc không thấy ý nghĩa thực sự.

—

Nhiều người ngoài kia học nhanh hơn không có nghĩa bạn phải đua với họ. Những người khác tay năm tay mười làm đủ thứ một lúc không có nghĩa bạn cũng phải làm như vậy. Bạn cần mỗi ngày lại làm tốt hơn, nhưng vẫn phải chân trên mặt đất, nghĩa là không quên vì sao mình lại bắt đầu. Nếu không, bạn sẽ rơi vào cái “hố đen” của việc cố gắng nhanh hơn, nhiều hơn, và mãi vẫn thấy mình chẳng làm được gì như mong muốn.

Cốt lõi của một cuộc sống năng suất, hay nói rộng hơn là một cuộc đời năng suất, không phải giờ nào phút nào cũng bận rộn, càng không phải việc sử dụng công cụ gì để kiểm soát thời gian. Mình tin rằng, định nghĩa năng suất của mỗi người là khác nhau và nên khác nhau, vì có ai giống ai đâu?

Điều quan trọng là bạn biết mình muốn đạt được điều gì trong cuộc đời này, đâu là khía cạnh quan trọng với bạn, và bạn có đang dành quá nhiều thời gian cho những điều không mang lại điểm tốt nào cho tâm trí, sức khỏe và trí tuệ của mình.

Cuộc đời rất ngắn, chỉ có vài chục năm. Mong rằng tất cả chúng ta đều được sống những cuộc đời nhiều ý nghĩa, thật ít tiếc nuối, và vô vàn trải nghiệm.

Thân mến,

Tố Uyên.