Bài viết hôm nay mình xin dành để trích lại các bài viết ngắn mình đã viết trên các kênh mạng xã hội, có tính chất kết nối với nhau xung quanh chủ đề: Xây dựng sự nghiệp bền vững.

3 TRỤ CỘT ĐỂ PHÁT TRIỂN SỰ NGHIỆP BỀN VỮNG.

Cần rất nhiều thứ để xây dựng sự nghiệp, nhất là với những người đi làm ở các doanh nghiệp hiện tại, hay mọi người thường dùng từ “bán mình cho tư bản”. Nhưng để tổng kết lại thì có 3 cột trụ như thế này để chúng ta dễ hình dung và khớp được với đại đa số các ngành:

1. Chuyên môn: Bao gồm cả kiến thức và kinh nghiệm thực tế.

2. Kỹ năng nền tảng: Giao tiếp, thương lượng đàm phán, làm việc nhóm, phản biện, trình bày, thuyết phục, lãnh đạo, duy trì động lực, kiên trì bền bỉ, tự học, tư duy logic...

3. Ngoại ngữ.

Những người có độ phát triển nghề nghiệp tốt nhất và bền vững, thường là người chú trọng cả 3 cột trụ trên. Đây cũng là kim chỉ nam tốt để bạn soi chiếu xem phần nào của mình đang ổn, phần nào đang “đuối” để tìm cách cải thiện.

Về chuyên môn, hãy cố gắng học sâu, làm nhiều, để thông thạo chuyên môn công việc mình đang làm, kể cả đôi khi đó không phải ngành bạn được đào tạo ở trường đại học. Nếu đã vì cơ duyên nào đó mà bạn làm ngành này, hãy tìm hiểu mọi thứ thật kỹ, thật sâu, và tận dụng các cơ hội để trải nghiệm tích lũy càng nhiều kinh nghiệm càng tốt. Số năm thâm niên không nói lên nhiều điều nếu chúng ta chỉ làm công việc lặp đi lặp lại. Sự tiến bộ không đến từ vùng thoải mái trong thời gian dài. Thoải mái quá trong hiện tại, có thể khiến bạn tụt lùi và bất lợi trong tương lai.

Về ngoại ngữ, càng giỏi càng tốt. Chí ít là tiếng Anh, tốt hơn nữa là có ngoại ngữ thứ hai. Bạn đặt mục tiêu nào cũng được, giao tiếp trôi chảy, thi Toeic 900, Ielts 7.0... Miễn là học. Mỗi ngày tiến bộ một ít, nhưng rồi bạn sẽ có những cơ hội để sử dụng nó trong công việc. Cùng một tính chất chuyên môn, người có ngoại ngữ lợi thế hơn nhiều, nhiều cơ hội hơn và lương cao hơn, khó bị thay thế hơn. Học ngoại ngữ chưa bao giờ là dễ, nhưng chúng ta không cần xuất sắc, cứ dùng được đã là tốt rồi.

Khía cạnh cần thiết nhưng thường bị đánh giá quá thấp (coi là không quan trọng), hoặc quá cao (chỉ người có kỹ năng A, B, C gì đó mới phát triển được sự nghiệp) chính là phần KỸ NĂNG CƠ BẢN. Gọi là cơ bản vì ngành nào cũng cần. AI càng phổ biến, các kỹ năng mang tính con người này càng giá trị. Mà thật ra chưa cần tới thời kỳ AI, bạn cũng thấy rõ ràng người có các kỹ năng này sẽ có kết quả làm việc thường tốt hơn, các mối quan hệ công sở thoải mái hơn, và được ghi nhận vượt trội hơn từ lãnh đạo. Các kỹ năng này như chất kết dính, không có chúng, bạn không có phương tiện để thể hiện chuyên môn và ngoại ngữ của mình để có được các sản phẩm công việc tốt.

Các tranh luận trên mạng nghe rất “giật gân” kiểu:

- Bạn sẽ đánh mất công việc nếu thiếu...

- Có chuyên môn tốt cũng vô ích nếu...

- Top 3 ngành sẽ kiếm bộn tiền trong năm...

- Học gì để không bị AI lấy mất công việc...

- Hãy học tiếng Anh ngay nếu không muốn...

Tất cả, mình thấy đều rất phiến diện. Sự nghiệp của một người, trong một ngành cụ thể, không “lên voi” hoặc “xuống chó” do có hoặc không có MỘT ĐIỀU GÌ ĐÓ. Chúng ta cần tổng hòa của cả ba yếu tố trên.

Vì thế, bạn hãy rà soát ba cột trụ của mình, xem phần nào đã tốt, phần nào đang đuối hơn các phần còn lại thì tìm cách bồi đắp nó thêm. Chuyên môn đã vững, kỹ năng nền tảng đã tốt, vậy hãy tập trung học ngoại ngữ. Chuyên môn chưa vững, vậy hãy học nhiều, làm nhiều để đi tới mức độ cao hơn càng nhanh càng tốt. Chuyên môn có, ngoại ngữ có, nhưng công việc vẫn không ổn, vậy rất có thể kỹ năng nền tảng của bạn đang là vấn đề.

Nói riêng về phần kỹ năng, cách đây vài năm mình đã đọc một báo cáo của McKinsey (mình để ở comment), và vì đó là những KỸ NĂNG CƠ BẢN, nên tới hiện tại mình thấy báo cáo đó vẫn còn nguyên giá trị, bạn có thể tham khảo tại đây.

—

BỨC THƯ GỬI NHỮNG NGƯỜI MẸ ĐI LÀM.

Bé nhà mình bị ốm, mấy hôm vừa rồi phải nhập viện Nhi TW. Thời gian ở bên cạnh con, mình mặc dù mệt, nhưng trộm vía vì con cũng không gặp vấn đề gì nghiêm trọng, phần vì nghỉ làm và ở bên con suốt cũng là một trải nghiệm mình trân trọng nên mình cảm thấy muốn viết những dòng này.

Gửi mình của quá khứ, gửi những người hiện tại đang vừa làm mẹ vừa đi làm, và gửi những em gái mà một ngày nào đó trong tương lai cũng sẽ làm mẹ - những người dường như luôn chênh vênh giữa câu hỏi: Chọn sự nghiệp hay gia đình? Làm sao để cân bằng công việc và cuộc sống riêng?

Bản thân mình đã từng ở những công ty mà ngày phép là của mình nhưng xin nghỉ cảm giác như tội đồ, cũng từng vừa ôm con vừa ngủ gật lúc con sốt, từng đặt con ngủ sớm để đi học mà lòng áy náy khôn tả vì không biết mình làm thế này có phải quá vô tâm và vô cảm hay không...

Mình đi làm mười bốn năm, từ nhân viên cấp thấp nhất cho tới bây giờ khi làm quản lý bộ phận hơn ba mươi người. Mình có thể còn rất nhiều thiếu sót, nhiều năng lực kinh nghiệm còn phải học hỏi nhiều, nhưng điều mà mình luôn tâm niệm cần làm và đã luôn làm được, là TỰ ĐỘNG PHÊ DUYỆT NGHỈ PHÉP KHI NHÂN VIÊN XIN NGHỈ, còn phép là còn nghỉ, đó là quyền của họ; và LUÔN THOẢI MÁI KHI NHÂN VIÊN NỮ XIN ĐI MUỘN VỀ SỚM VÌ CON ỐM, vì mình hiểu họ vất vả hơn ai hết. Nếu nhân viên của mình vô tổ chức, họ sớm muộn cũng bị đào thải chứ không cần mình chặt chẽ gì mấy ngày nghỉ phép. Ngược lại, nếu nhân viên của mình nghiêm túc chăm chỉ, vậy mình càng không có lý do gì khó dễ họ khi họ muốn nghỉ phép.

Lý do cuối cùng là: Ai cũng có lúc mệt, có việc gia đình, có khi con ốm. Mình đã trải qua tất cả, và mình không muốn nhân viên của mình cảm thấy ngại ngần khó khăn khi nghĩ “làm sao để xin nghỉ đây” khi con ốm hoặc bản thân họ mệt.

Và đây là những gì mình muốn nói với những người phụ nữ, những người mẹ đi làm, những bạn gái rồi sẽ trở thành mẹ một ngày nào đó:

- Không có sự cân bằng hoàn hảo, cuộc sống luôn giống như tung hứng. Tại mỗi thời điểm cụ thể, luôn có điều cần phải ưu tiên nhất và mạnh dạn tạm bỏ qua một vài khía cạnh. Tuy vậy, gia đình hãy luôn là ưu tiên.

- Hãy học tập, phấn đấu công việc nghiêm túc để sau này ba mẹ già, con cái nhỏ, khi cần có thể rút tiền từ túi mình để dành cho họ những điều tốt nhất mà không phải nhìn sắc mặt của ai khác.

- Với bạn, sức khỏe của con cái là điều quan trọng nhất. Nên với bố mẹ bạn, sức khỏe của bạn cũng là điều quan trọng nhất. Hãy trân trọng bản thân.

- Đi làm, chỗ nào sếp hoặc văn hóa khó khăn không cho bạn nghỉ phép, nhất là khi con cái hoặc người thân ốm, hoặc chính bạn ốm, hãy âm thầm cập nhật CV và tìm bến đỗ khác.

- Mỗi ngày làm việc, hãy tận tâm, chân thành, hết sức mình. Điều đó giúp vun đắp “vốn niềm tin” cho bạn với những người xung quanh. Điều này rất quan trọng để bạn cân bằng cuộc sống, công việc, và được nhiều người hỗ trợ khi cần nghỉ ngơi chẳng hạn.

Mong là tất cả chúng ta và con cái chúng ta đều sẽ khỏe mạnh. Không gì mệt bằng con ốm. Cố gắng lên nhé những người phụ nữ vừa làm mẹ vừa đi làm!

—

TƯ DUY PHẢN BIỆN.

Chúng ta học hỏi qua quá trình (1) Tiếp nhận thông tin - (2) Đặt câu hỏi về những nghi ngờ - (3) Chắt lọc và biến thông tin thành tri thức của mình.

Tuy nhiên, một vấn đề thường gặp là chúng ta chỉ dừng ở bước 1: Tiếp nhận thông tin từ đâu đó, từ ai đó, bỏ qua bước số 2, thậm chí bỏ qua cả bước số 3, và để thông tin, quan điểm của người khác yên vị luôn trong đầu mình. Mặc định tin rằng những điều đó là đúng.

Câu hỏi cấp bách đối với chúng ta là: Vậy làm sao để rèn luyện được tư duy phản biện? Làm sao khi nghe ai đó nói, đọc điều ai đó viết (bao gồm cả bài viết này của mình), bạn có thể xác định được các câu hỏi cần đặt ra trước khi tin tưởng và biến nó thành tri thức của mình?

Đây là một số yếu tố:

1. CÁCH GIẢI THÍCH HỢP LÝ NHẤT SẼ RẤT ĐƠN GIẢN, DỄ HIỂU VỚI SỐ ĐÔNG

Đừng tin những điều phức tạp, diễn giải lòng vòng. Người càng hiểu rõ vấn đề đến cốt lõi càng có khả năng giải thích mọi thứ cực kỳ đơn giản. Người vẫn đang nói phức tạp nghĩa là bản thân họ vẫn chưa hiểu đến tận chân vấn đề. Nếu bạn thấy thông tin mình nhận được quá phức tạp để hiểu, hãy hỏi lại để được cung cấp thông điệp đơn giản hơn.

Ví dụ như đây là một vài câu hỏi mình thường sử dụng khi đứng trước tình huống tiếp nhận thông tin từ người khác mà mình thấy không ổn:

- Thế tóm lại vấn đề cần giải quyết ở đây là gì?

- Video/bài viết này cuối cùng muốn truyền tải điều gì vậy, ngắn gọn?

- Người nói căn cứ vào đâu để đưa ra ý kiến/thông điệp/thông tin này?

...

Thầy cô giỏi không phải người nói tràng giang về những điều phức tạp, mà là người vẫn giúp học trò hiểu và giải được bài bằng những tư duy và cách giải thích đơn giản.

2. MỘT LÝ THUYẾT/QUAN ĐIỂM KHÔNG THỂ COI LÀ ĐÚNG NẾU KHÔNG CÓ CÁCH NÀO CHỨNG MINH CÓ TRƯỜNG HỢP SAI

Đây là quan điểm của Karl Popper. Theo đó, một lý thuyết tốt phải có yếu tố rủi ro, cụ thể là, nó phải có khả năng bị chứng minh là sai trong những điều kiện xác định.

Đây là lý do đôi khi nghe ai đó đưa ra kết luận, quan điểm, lý thuyết nào đó, mình sẽ hỏi lại (hoặc tự hỏi): Khi nào thì điều này không đúng? Nếu người đó trả lời được câu này, lý thuyết đó mới có khả năng thuyết phục.

Ví dụ: Khi mình dạy về quản lý dự án, một dự án thường chia thành 5 giai đoạn: Khởi tạo - Lập kế hoạch - Thực hiện - Giám sát - Kết thúc. Mình cần cùng lúc đưa ra thông tin bổ trợ: Dự án loại nào phù hợp với cách chia 5 giai đoạn này? Dự án nào là không phù hợp (trường hợp sai)?

Hoặc khi đọc lời khuyên kiểu: Phải gây dựng mối quan hệ nơi công sở, “đừng bao giờ đi ăn một mình”, phải học cách dùng AI để làm báo cáo... Điều rất quan trọng là bạn cần xem người nói có trả lời được câu hỏi: Vậy khi nào những điều trên không đúng?

3. CĂN CỨ, CĂN CỨ, CĂN CỨ

Cá nhân mình luôn quan tâm đến căn cứ, nền tảng đằng sau của mỗi thông điệp ai đó nói ra, ví dụ như:

- Nền tảng kiến thức họ có? Họ được đào tạo ở đâu, cấp độ nào về vấn đề này? Sở dĩ như vậy vì kiến thức học thuật rất quan trọng, nó bao gồm các mô hình tư duy, nghiên cứu khoa học, thống kê, xác suất... Không có các nền tảng này, cũng được thôi, nhưng với mình là không đáng tin lắm, hoặc thông tin chỉ dùng để tham khảo.

- Họ có kinh nghiệm trong lĩnh vực này ở mức nào? Hay nói cách khác, giới hạn vòng tròn năng lực của họ trong lĩnh vực này là tới đâu? Không ai có thể hiểu rõ một chuyên môn nếu chỉ mới làm vài tháng, chưa từng trải qua những thử thách. Người ta cần ít nhất vài năm và rất nhiều lần thất bại. Không có kinh nghiệm thực tế, mọi điều nói ra đều chỉ là lý thuyết suông, mà lý thuyết cũng không phải lý thuyết đã được kiểm chứng từ các nghiên cứu và thống kê học thuật, nên nói chung là không có ý nghĩa.

- Đừng tin vào người muốn dạy bạn điều gì đó với tư duy “chỉ cần đọc trước một chương sách là dạy được”. Đó gọi là chia sẻ, mà đã thuần túy chia sẻ thì cần minh bạch về điều đó, không được gieo vào người khác suy nghĩ rằng người nói đang hiểu rất rõ vấn đề và đang cố gắng dạy người khác một điều gì đúng đắn. Chia sẻ là tốt, nhưng chia sẻ là chia sẻ, không phải dạy. Và nếu bạn là người đọc, hãy đọc những chia sẻ ấy đúng với tâm thế của người được chia sẻ về suy nghĩ của người khác chứ đừng tin vội.

Một bộ sách mình thấy rất giá trị có thể giúp bồi đắp tư duy phản biện bằng cách cung cấp cho người đọc những mô hình tư duy cốt lõi nhất của thế giới, rất đơn giản và căn bản nhưng lại ứng dụng được trong nhiều khía cạnh cuộc sống là bộ NHỮNG MÔ HÌNH TƯ DUY VĨ ĐẠI của tác giả Shane Parrish (cũng là tác giải blog nổi tiếng Farnam Stress).

Bạn quan tâm có thể tìm thử nhé. Mình thấy bản dịch tiếng Việt cũng khá ổn ạ.

—

NÊN LÀM GÌ NẾU MUỐN CHUYỂN ĐỔI CÔNG VIỆC?

Một “điểm đau chung” của khá nhiều bạn, nhiều anh chị mình đã tiếp xúc đâu đó ở lứa tuổi trên dưới 30 là khi muốn chuyển đổi công việc, lại không biết bắt đầu từ đâu. Nếu hỏi cụ thể về công việc đang làm, mọi người sẽ mô tả rất chi tiết, và thường là làm rất nhiều thứ. Nhưng nếu hỏi “việc đó tương ứng vị trí nào trong thị trường lao động” thì lại thành khó trả lời.

Vì thế, muốn chuyển việc nhưng lên các trang tuyển dụng không biết phải tìm kiếm từ khóa vị trí, chức danh là gì.

Vấn đề ở đây là khi chúng ta làm lâu ở một công ty nào đó, sẽ bị cuốn vào guồng công việc công ty đó tự định nghĩa ra cho vị trí đó. Nhất là các công ty nhỏ, nơi một người làm rất nhiều việc chứ không chuyên môn hóa, hoặc các công ty có cách vận hành thừa hưởng từ nhiều năm trước nên quy trình và phân chia chức danh không khớp với thị trường chung.

Điều này dẫn tới nếu cứ làm ở đó thì ổn, nhưng nếu muốn ra ngoài là không biết mình có thể làm công việc gì ở ngoài kia và làm sao để tìm được việc.

Trong trường hợp này, mình gợi ý bạn thực hiện các bước như dưới đây để bắt đầu:

Bước 1: Đọc cuốn sách “Kỹ năng đi trước đam mê” của tác giả Cal Newport. Cái tên nghe hơi self help nhưng thực ra không phải, tác giả viết với rất nhiều căn cứ khoa học, thống kê, phân tích. Cuốn này cho bạn gợi ý về việc làm sao tận dụng kỹ năng đang có.

Bước 2: Ngồi lại, tự tổng hợp kinh nghiệm kiến thức của mình từ trước tới giờ, chọn ra các từ khóa liên quan nhất và có vẻ mình hiểu nhất hoặc có kinh nghiệm nhất. Đừng nên nghĩ tới việc bắt đầu một ngành, một chuyên môn nào đó mới tinh từ đầu bởi vì nếu cùng bước về từ số 0, bạn rất khó cạnh tranh với các bạn trẻ hơn mình cả chục tuổi. Bạn cần tận dụng tối đa kinh nghiệm mình có.

Bước 3: Lên mạng, nghiên cứu các tin tuyển dụng, báo cáo nhân lực theo các từ khóa bạn tìm được ở bước 2. Từ đó xác định vài vị trí công việc có vẻ gần với kiến thức bằng cấp kinh nghiệm của bạn nhất. Lưu ý đừng bỏ qua lợi thế về ngoại ngữ nếu bạn có. Cũng cần xác định tinh thần là bạn không tìm thấy việc nào khớp hoàn toàn với những gì bạn có đâu, nhưng với khoảng trống không quá lớn, bạn hoàn toàn có thể tìm cách lấp đầy bằng các khóa học ngắn, chứng chỉ chuyên môn...

Đầu ra của 3 bước này là bạn hiểu rõ mình có gì, và thị trường gọi những kỹ năng kinh nghiệm của bạn với cái tên là gì. Bạn không thể vì trồng được quả quýt mà cứ vậy đi rao tôi bán quýt trong khi thị trường gọi nó là quả cam được. Cần học cách nói đúng ngôn ngữ của nhà tuyển dụng, của thị trường lao động.

Từ đó, bạn viết một bản CV mới, vẫn là bản thân mình nhưng rút tỉa được những gì mình có và viết với ngôn ngữ phù hợp thị hiếu của thị trường. Đẩy lên TOPCV, đánh dấu đang tìm việc để những người tuyển dụng có thể tìm kiếm thấy CV của bạn theo từ khóa. Vào Linkedin, tìm kiếm và tiếp cận những người làm nhân sự trong lĩnh vực bạn tìm, chủ động gửi CV cho họ.

Các trang công việc mình thấy chất lượng là Vietnamworks và Linkedins, ngoài ra còn có một số trang khác nhưng cứ mày mò hai trang này là có nhiều lắm rồi, ít nhất để hiệu thị trường hơn và hiểu mình đang ở đâu trong thị trường đó.

—

KỸ NĂNG LÕI CỦA MỌI KỸ NĂNG: GIAO TIẾP.

Khi đã trải qua mười mấy năm làm quản lý dự án, và sau đó là “quản lý phòng quản lý dự án”, mình nhận thấy rằng, để giải quyết được (hoặc làm hỏng luôn) một điều gì đó nơi công sở, nguyên nhân và giải pháp chủ yếu vẫn là giao tiếp.

Giao tiếp giữa các thành viên trong đội nhóm, trong ngoài phòng ban, cấp trên và cấp dưới, đồng nghiệp, khách hàng... Các vấn đề đều phát sinh từ việc giao tiếp không tốt, không minh bạch thông suốt, không có thái độ phù hợp...

Nghe và trả lời, trao đổi, gửi email, nhắn tin, gọi điện... Đó đều là những việc ai cũng làm và ai cũng làm được. Nhưng hiệu quả hay không lại nằm ở những điều rất nhỏ nhưng tạo ra khác biệt.

Những cái “trục” quan trọng nhất của giao tiếp theo trải nghiệm của mình:

1. CHÂN THÀNH

Bạn không cần quý mến tất cả mọi người, nhưng hãy chân thành. Mình có niềm tin mạnh mẽ là, con người rất giỏi cảm nhận người đối diện có đang chân thành với mình không.

Đừng nghĩ mấy câu ngọt ngào kiểu “dẻo mồm”, “khéo léo” mà qua mắt được người khác. Có thể họ cũng không biết tại sao đâu, nhưng bằng bản năng, họ sẽ cảm nhận được ai đang nói thật với họ, và ai đang chỉ nói để “lươn lẹo”.

Sự chân thành còn nằm ở chỗ, đặt mình vào vị trí của người kia để diễn giải vấn đề. Ai cũng có cái khó của mình, dù cùng chung mục tiêu của Công ty, nhưng mỗi vị trí có điều cần phải bảo vệ khác nhau. Hãy đặt mình vào vị trí của người khác, có thể bạn sẽ tự diễn giải được rất nhiều phản ứng từ họ, để thấu hiểu, và để biết rằng họ dù đang xung đột với bạn, họ cũng chỉ đang làm việc của họ thôi.

2. ĐỪNG CHO RẰNG MÌNH GIỎI VÀ... KHÔN HƠN NGƯỜI

Đi làm, bạn không biết được người đang làm việc cùng hoặc đang nói chuyện cùng, hoặc thậm chí đang cãi nhau với họ, họ là ai đâu.

Những người hay nói “cái này tôi không rành”, có thể là người biết sâu hiểu rộng nhất. Người hay nói “cảm ơn” và “xin lỗi”, có thể là người xứng đáng được xin lỗi và cảm ơn nhiều nhất. Người trông rất giản dị bình thường, có thể lại là cả một kho vốn sống.

Những điều bạn không biết, không có nghĩa là nó không tồn tại. Thách thức lớn nhất trong cuộc sống là “Không biết điều mà mình không biết”. Vì thế, hãy thực lòng tôn trọng tất cả mọi người, hạ thấp cái tôi của mình xuống để có thể quan sát và học hỏi nhiều hơn.

3. 90% THÔNG ĐIỆP NẰM NGOÀI LỜI NÓI

Cùng một câu nói, dù chỉ thêm bớt một từ cũng làm thay đổi ngữ khí. Một nụ cười đúng lúc, âm điệu lời nói, độ cao thấp của giọng, độ nhanh chậm khi nhả từng từ... và rất nhiều những biểu hiện trong ngôn ngữ cơ thể, tất cả mới tạo thành thông điệp hoàn chỉnh.

Lời nói có thể được chau chuốt đẽo gọt hoặc mộc mạc đơn giản, nhưng cái không khí bạn tạo ra trong giao tiếp mới khiến cuộc đối thoại hiệu quả hay không và ấn tượng của người đối diện với bạn là tốt hay xấu. Mà cái không khí ấy lại toát ra từ tận những suy nghĩ sâu trong đầu, chứ không phải lời nói thốt ra. Bạn có tôn trọng họ không? Lời bạn nói ra có đang nghĩ một đằng nói một nẻo không? Bạn có thực sự để tâm và cởi mở trong cuộc trao đổi này không?

Họ sẽ nhận ra, bằng 90% thông điệp nằm ngoài lời nói.

Giao tiếp là một kỹ năng quan trọng, thậm chí quan trọng bậc nhất trong cả công việc và cuộc sống. Nó có thể tác động tích cực khiến chúng ta làm tốt công việc, hoặc cũng có thể là nguyên nhân của rất nhiều rắc rối.

Đến cuối cùng, phần lớn vấn đề thường gặp trong môi trường công sở đều có liên kết tới hình thức hoặc cách thức giao tiếp không phù hợp. Nhưng tin vui là, hầu hết những vấn đề đó lại cũng thể được giải quyết bằng giao tiếp.

—

CHẤP NHẬN SỰ THAY ĐỔI CỦA THỊ TRƯỜNG LAO ĐỘNG.

Có lẽ chưa bao giờ, “một công việc”, “một chuyên môn”, “một vị trí” lại trở nên không chắc chắn đến như vậy trong thị trường lao động.

Mình không phải người quá nhanh nhạy với những công nghệ mới, chủ yếu vì mình ngại tìm hiểu, ngại áp dụng, và vì mình có xu hướng thích những thứ rất cũ, rất căn bản.

Bộ phận của mình là phòng quản lý dự án của một công ty công nghệ, mỗi năm quản trị khoảng gần 1000 dự án lớn nhỏ, tổng nhân sự hơn 30 người. Và chúng mình, vì làm chủ yếu về quản trị, nên việc áp dụng công nghệ mới thực ra không phải vấn đề cấp thiết, không “sát sườn” nhưng các bộ phận khác liên quan phát triển sản phẩm, xây dựng hệ thống phần mềm...

Nhưng rồi chúng mình cũng không thể và không được đứng ngoài cuộc. Sử dụng AI để tối ưu năng suất, tận dụng hiệu quả nhân lực, nâng cao chất lượng quản trị trở thành điều hiển nhiên phải làm. Không phải ở mức độ nhỏ lẻ của từng cá nhân, mà được hoạch định ở phạm vi tổ chức. Đơn giản, vì hiểu và sử dụng công cụ AI đã và sẽ trở thành một kỹ năng cần thiết và hiển nhiên như Word, Excel vậy.

Công nghệ mới sẽ giúp ích công việc, nhưng nó cũng làm lộ ra những vị trí vốn có đóng góp không hẳn ít, có thể vẫn đóng góp nhiều đó, nhưng giờ AI đã thay thế được nhiều phần. Điều này sẽ dẫn đến chỉ 2 hướng: hoặc nhân lực cần nâng cao năng lực bản thân đặc biệt là các kỹ năng AI không thể thay thế, hoặc đơn vị rồi sẽ cần tối ưu và cho nghỉ việc.

Đây là sự thật, nếu nhìn vào xu hướng ngành công nghệ nói riêng và cả thị trường lao động nói chung chúng ta đều nhìn thấy. Và mình tin, xu hướng này có lẽ còn mạnh mẽ hơn thế trong 1-2 năm tới.

Vấn đề là, AI chỉ là một trong số rất nhiều khía cạnh đang làm biến đổi cách người ta đi làm và định hình sự nghiệp. Sự biến đổi nhanh của các ngành nghề, yêu cầu từ khách hàng càng ngày càng khó, chất lượng của mọi thứ được kỳ vọng phải cao lên, thế hệ trẻ như GenZ đã dần chiếm lĩnh. Tất cả những điều này khiến nhiều người, ở nhiều chuyên môn và vị trí trở nên bất an hơn bao giờ hết.

Một con đường sự nghiệp được xác định sẵn từ tuổi 20, một công việc đều đều ngày qua ngày suốt hàng chục năm, một bộ kỹ năng tưởng chừng đã đủ, tất cả đều trở nên... rất có thể là không đủ.

Nhưng, trước khi cố gắng tìm ra câu trả lời cho câu hỏi “Vậy giờ phải làm thế nào?”, điều đầu tiên cần làm, mình nghĩ là cần thuyết phục bản thân chấp nhận xu hướng, chấp nhận thực tế rằng tình hình là như vậy đó, không thể tránh khỏi.

Chấp nhận đã, rồi tính cách sau. Bởi nỗi lo lắng được gieo rắc thực ra chỉ là một nửa vấn đề, nửa còn lại là rất nhiều cơ hội mới. Không có gì mãi mãi, sự thay đổi là tất yếu.

Không thể chống lại sự thay đổi. Vì thế, bản thân chúng ta và những gì chúng ta sẽ làm, sẽ học, sẽ nỗ lực, chính là câu trả lời.

—

Thỉnh thoảng, mình sẽ gom lại một số bài viết ngắn xoay quanh một chủ đề nào đó như thế này để đăng trên blog In Metime. Phần vì dù mình viết ở đâu, dài hay ngắn, các thông điệp vẫn luôn nhất quán vậy thôi, mình vẫn là mình. Phần vì mình muốn lưu giữ lại tất cả để bạn nào muốn đọc lại hoặc tra cứu sẽ tiện hơn, viết trên mạng xã hội rất nhanh bị trôi.

Cảm ơn bạn,

Tố Uyên.

P/s: Nếu bạn quan tâm đến chủ đề phát triển kỹ năng và sự nghiệp, mình đã viết khá nhiều bài ở link này ạ. Mình mong chúng sẽ hữu ích nếu bạn đang trong giai đoạn muốn tìm hiểu và xây dựng nền tảng vững chắc trong công việc.

https://www.inmetime.com/s/cong-viec-and-su-nghiep

Em trai mình chỉ kém mình bốn tuổi, và vì thế cũng đã hơn chục năm đi làm rồi, kỹ năng kinh nghiệm của bạn ấy thậm chí đã sâu hơn mình ở nhiều khía cạnh. Vậy nên, bức thư này không phải dành cho em trai mình, mà động lực để mình viết là từ những gì mình trải qua, nhìn thấy khi tiếp xúc với các bạn trẻ trong suốt hành trình đi làm đã qua.

Mình cũng từng như các bạn, chập chững rời khỏi trường đại học, bước những bước đầu tiên trên con đường “bán mình cho tư bản” với rất nhiều hứng khởi, hoài bão, nhưng cũng chất chứa vô vàn những nỗi sợ và phải trải qua không ít “cú sốc của đời thực” khi đi làm.

Các bạn trẻ thế hệ mới ra trường, công bằng mà nói, là rất giỏi. Hầu hết có trình độ ngoại ngữ tốt, tự tin, phóng khoáng, ham học hỏi, nhanh ý, có nhiều kỹ năng mà thế hệ nhân lực trước đó không tốt lắm ví dụ như kỹ năng thuyết trình, sử dụng các công cụ bổ trợ… Tuy nhiên, người mới vẫn cứ là người mới. Mình biết nhiều bạn rất “run” mỗi ngày đi làm, không biết phải ứng xử thế nào với các anh chị đồng nghiệp, gặp người giỏi thì làm sao, gặp người có vẻ trình độ không ổn lắm thì sao, được giao việc dễ thì thế nào, giao việc khó phải xử lý từ đâu, gặp áp lực phải làm sao để… thoát?

Bức thư này mình viết cho bạn - đứa em của mình, bạn có thể là cô bé nhân viên của mình, có thể là một người em “online” vẫn thường đọc những bài blog hoặc nghe podcast mình làm, và có thể chính là bản thân mình của nhiều năm trước. Mình mong rằng, những lời này sẽ giúp bạn bình tâm và có một nơi để soi chiếu nếu có lúc nào thấy hoang mang lo lắng trên hành trình đi làm mà hẳn bạn luôn biết rằng, không dễ dàng để thành công.

(Mình xin phép xưng chị/em, vì bài viết này thực sự mình muốn hướng tới các em - những người rất trẻ vừa mới bước vào thị trường lao động).

Hãy tôn trọng mọi người, ý mình là TẤT CẢ MỌI NGƯỜI, thật lòng.

Người nhiều tuổi hơn em trong công ty, bản thân họ đã là một kho vốn sống. Có thể họ không giỏi ngoại ngữ bằng em, thuyết trình lập bập chứ không rõ ràng tự tin như em, chứng chỉ bằng cấp có lẽ cũng chỉ thường thường. Nhưng trên đời này, có rất nhiều thứ nhất định cần trải qua thời gian mới có được, rất nhiều tư duy và kỹ năng không bao giờ học được từ sách vở hoặc khóa học, chỉ có thể đúc kết bằng trải nghiệm thực tế. Và những người đi làm trước em, họ có điều đó, còn em thì không. Hãy thừa nhận điều này để biết rằng: Mọi người, tất cả mọi người đều có gì đó để em học hỏi.

Nhiều bạn còn rất trẻ, vừa mới đi làm đã tỏ ra coi thường đồng nghiệp thậm chí cả sếp. “Dốt, kém, không biết gì, yếu chuyên môn, không biết quản lý, làm theo cách cũ, trì trệ, câu nệ…” - chị đồng ý, đây là điều không hiếm gặp ở nhiều công ty, nhưng em lấy gì đảm bảo là bản thân em chỉ sau khi làm quen với môi trường mới rồi cũng sẽ tụt hậu? Đó là chưa kể, có thể em có những đặc quyền mà những người ra đời trước không có. Lợi thế thời đại, Internet, nền giáo dục, gia đình, tài chính… Nếu có được những lợi thế như em, có thể họ còn làm tốt hơn, biết đâu đấy. Đừng quên những gì mình đạt được không phải hoàn toàn do năng lực của mình mà một phần không nhỏ là được xây dựng từ những nền tảng đặc quyền, dù có thể em không nhận ra.

Chị không phủ nhận nỗ lực công sức của em để đi tới vị trí em đang có, nhưng hãy công bằng với người xung quanh, và tôn trọng họ.

Điều quan trọng nhất là, em không thể coi thường một người khi những gì em nhìn thấy mới chỉ là một chút xíu trong toàn cảnh kinh nghiệm, kỹ năng, tính cách, năng lực và cả quãng đời họ đã đi qua. Giống như chơi đùa với cái đuôi rắn mà tưởng đuôi chuột vậy, em không bao giờ hiểu hết người đối diện đâu, huống hồ chỉ mới vào làm thời gian ngắn. Nói đơn giản, em không biết mình chính xác đang nói chuyện với ai, nên đừng vội đánh giá và coi thường họ.

Lúa chín cúi đầu. Cứ khiêm nhường, không phải để ai yêu quý, mà vì sự thật rằng chúng ta luôn còn rất nhiều điều phải học.

Khiêm nhường, nhưng đừng luồn cúi và tự ti

Em trẻ, ít kinh nghiệm. Điều ấy đúng, không bàn cãi. Người tuyển em vào họ cũng thừa biết điều đó, nên nếu em được chọn là vì họ thấy em có khả năng làm được việc họ cần, không có gì là ban ơn bố thí ở đây cả. Nên em không cần “đội ơn” ai vì đã tuyển em dù em còn trẻ.

Các công ty khi tuyển dụng một vị trí, họ cần xác định rất rõ chân dung ứng viên họ muốn. Tuổi đời, tuổi nghề, tính cách, bằng cấp, kỹ năng, thu nhập. Em được chọn, nghĩa là em khớp với chân dung ấy. Không phải lúc nào người nhiều tuổi, nhiều kinh nghiệm hơn cũng phù hợp, nên bất kể em đang ở đâu trên hành trình sự nghiệp, được chọn nghĩa là được chọn. Em được chọn, tức là em chính là người mà công ty cần.

Ở nhiều công ty, nhiều vị trí, người ta không muốn tuyển người quá nhiều kinh nghiệm. Đôi khi vì nếu đã bị ảnh hưởng quá sâu bởi những công ty cũ, người đó rất khó để thích ứng với môi trường mới, đặc biệt môi trường biến động. Đôi khi vì kỳ vọng của những người đó về thu nhập không hợp với ngân sách công ty. Đôi khi vì bản chất công việc công ty đang cần người làm không đòi hỏi kinh nghiệm chuyên môn sâu tới vậy, thuê một người đã hàng chục năm kinh nghiệm là không cần thiết và không hiệu quả.

Người trẻ có lợi thế của người trẻ. Em được chọn rồi, vậy cứ tự tin lên.

“Đi đâu rồi em cũng có thể gặp phải chuyện thế này, hãy một lần học cách vượt qua nó”

Đây là câu nói một người lãnh đạo trước đây nhắn nhủ với chị. Trừ khi mọi thứ vượt ngưỡng, ví dụ như chèn ép người mới, bất công quá đáng, đổ oan… em hãy chạy luôn, còn những điều khác ở môi trường công sở như: áp lực vì việc nhiều việc khó, có người nói xấu hoặc tỏ ý coi thường em thì có lẽ em tới đâu cũng có thể gặp. Đi làm hàng chục năm cũng vẫn gặp như thường. Vậy thì đừng chạy trốn, cố gắng vượt qua nó một lần, những lần sau mọi thứ sẽ trở nên dễ dàng.

Không có công nào hoàn hảo đâu. Gần nhà, công ty lớn có quy trình đầy đủ, được đào tạo bài bản, có người hướng dẫn, việc khó có sếp hỗ trợ, sếp tâm lý, thời gian thoải mái, có lúc vất vả nhưng lại có lúc chill chill, lương tốt, năm nào cũng có tăng lương, công bằng, đồng nghiệp tốt, không chính trị không toxic, ổn định không biến động không layoff nhưng lại năng động nhiều cơ hội phát triển…

Chị đi làm mười mấy năm chưa gặp công ty nào được một nửa các tiêu chí ấy chứ đừng nói là tất cả. Ở đâu đáp ứng được một vài điều thôi là đã ổn lắm rồi. Hãy học cách sống chung với những điều còn lại và điều chỉnh bản thân để thích ứng được mà không đánh mất những nguyên tắc căn bản của mình.

Tại mỗi thời điểm trên hành trình sự nghiệp, em cần xác định điều quan trọng nhất mình đang tìm kiếm ở một công việc. Mỗi khi băn khoăn liệu có nên gắn bó tiếp với nơi nào hay không, hãy tự hỏi nó có còn đáp ứng được những tiêu chí quan trọng nhất em đang tìm kiếm không? Nếu có, hãy cố gắng vượt qua. Nếu không, dứt khoát từ bỏ không nuối tiếc, đừng ngập ngừng mãi giữa ngã ba đường, em sẽ đánh mất cơ hội phù hợp.

Đừng chỉ “muốn” mà không “làm”. Không ai nợ em một sự nghiệp tuyệt vời, em phải tự vun đắp

Sếp và đồng nghiệp không có nghĩa vụ đào tạo dìu dắt em đâu. Quản lý, lãnh đạo nào dành thời gian cho em, hướng dẫn em, đó là điều tốt, hãy trân trọng. Nhưng nếu không làm, họ cũng không có lỗi. Vì công ty đang trả lương cho em để làm việc, không phải để học.

Em hãy học bằng cách quan sát mọi người, thiết lập những mối của quan hệ tốt của riêng mình, học từ tất cả đồng nghiệp xung quanh, từ công việc mình đang làm, từ khách hàng/đối tác… Em không chủ động tiếp thu, thì không ai giúp em được, vì chẳng ai có nghĩa vụ phải bồi đắp cho em kỹ năng kinh nghiệm cả. Họ cần em làm được việc họ giao. Và đôi khi, đó là tất cả.

Hãy trân trọng người dành thời gian chỉ dạy em, dù chỉ là một điều rất nhỏ. Rất lâu sau này có thể em sẽ nhận ra, gặp được người như thế lúc đi làm là quý giá và khó tới thế nào.

Nếu em muốn làm tốt, muốn hiểu về sản phẩm dịch vụ, muốn thông thạo công cụ, muốn thiết lập các mối quan hệ trong công ty, em phải chủ động học hỏi và thực hiện. Đọc mọi thứ có thể, xin tham gia tất cả những dự án hoặc công việc mà mọi người có thể cho em tham gia. Càng làm nhiều, em càng va chạm nhiều, hiểu mọi thứ nhanh hơn, quen biết nhiều người hơn, thuộc hơn quy trình. Và đó, là cách để trưởng thành nhanh nhất.

Trong các công ty lớn, không ai không thể thay thế. Tất nhiên, mỗi người cũng có thể rời công ty và tìm được việc khác thậm chí tốt hơn. Nhưng để làm được điều đó, em phải luôn luôn trau dồi học hỏi, đảm bảo nâng giá trị của mình liên tục trên thị trường lao động.

Đi làm, khó nhất và quan trọng nhất là học cách kiểm soát cảm xúc

Em có thể chỉ hỏi một câu đơn giản nhưng người đối diện lại gắt ầm lên.

Đã tới thời hạn ai đó cần gửi em tài liệu, cũng đã hứa hẹn rồi nhưng khi em hỏi lại trả lời ráo hoảnh “bận chưa làm”.

Em bỏ rất nhiều công sức để làm điều gì đó, nhưng phản ứng của sếp hoặc khách hàng lại rất thờ ơ coi như điều hiển nhiên.

…

Những trường hợp này rồi em sẽ gặp nhiều lắm. Buồn, bực bội, cáu, thất vọng, tụt mood… tất cả đều sẽ khiến hiệu quả công việc của em giảm xuống. Mà đừng nghĩ em đang cống hiến cho công ty, điều đó đúng một phần thôi, em được trả tiền để làm việc mà, thậm chí công việc có lẽ còn mang lại lợi ích dài hạn cho em hơn là những gì em mang lại cho công ty. Em làm việc không hiệu quả sẽ ảnh hưởng tới công ty là chắc chắn, nhưng còn ảnh hưởng nhiều hơn tới chính em.

Mất bình tĩnh, phát ngôn bừa bãi… em sẽ làm mọi thứ rối rắm hơn, khiến mối quan hệ không còn đường lui.

Cáu gắt sẽ làm em giảm năng suất, nhìn quanh thấy gì cũng bực.

Chán nản, tụt mood vì thái độ của người khác sẽ làm em không muốn động chân tay làm gì, chỉ muốn bỏ hết, và thế là việc không xong, đầu chỉ toàn ý nghĩ tiêu cực.

Kiểm soát cảm xúc chưa bao giờ là dễ, nhưng nếu muốn làm việc hiệu quả và để những vấn đề công sở ảnh hưởng ít nhất đến cuộc sống cá nhân, em phải học cách điều chỉnh nó. Người thân, gia đình, bạn bè, họ xứng đáng được nhận những năng lượng tích cực, niềm vui, sự ấm áp, chứ không phải thùng rác để em về xả mỗi khi gặp bất bình thất vọng trong công việc.

Kiểm soát cảm xúc, thực ra là để những vấn đề công việc không ảnh hưởng nhiều, không chi phối cuộc sống riêng của em. Công việc, suy cho cùng chỉ là một phần chứ không phải chính cuộc đời mình.

—

Em thân mến,

Hành trình sự nghiệp của em chỉ mới bắt đầu. Em rồi sẽ vấp ngã, làm sai, gửi nhầm email, chuyển lộn thông tin, bị quát mà đôi khi không biết vì sao mình bị quát, làm hết sức nhưng không ai quan tâm… Đó là những gì chúng ta cần trải qua để hiểu đâu là ngưỡng của mình, đến đâu thì cần từ bỏ ngay lập tức, mức nào thì vẫn còn và vẫn nên cố gắng.

Cứ nhìn mọi điều là trải nghiệm. Miễn bản thân tích lũy được nhiều kinh nghiệm, va chạm cứng cáp hơn, kỹ năng tốt lên… là công việc ấy đã đáng giá rồi. Nếu vẫn mang lại giá trị cho nhau, hãy kiên trì. Nếu vượt ngưỡng chịu đựng hoặc trái ngược mục tiêu em đặt ra, vi phạm các nguyên tắc nền tảng mà em tôn trọng, hãy ra đi không nuối tiếc và quyết liệt tìm cho mình bến đỗ mới.

Mong em chân cứng đá mềm.

Chị Uyên.

—

P/S: Một số khía cạnh khác về chuyện đi làm công sở có thể được tìm thấy ở bài viết dưới đây:

Làm sao để “được lòng” sếp? (mà không đánh mất nguyên tắc của mình)

Tìm bình yên giữa “cơn bão” chính trị nơi công sở?

https://www.inmetime.com/p/timdinhhuong

“Sống sót” nơi công sở

Nhảy việc, sao cho đáng?

Những chứng chỉ quan trọng cho người làm quản lý dự án

Làm thế nào để trở thành một quản lý dự án ngành công nghệ

Kinh nghiệm ôn thi PgMP & PfMP - hai chứng chỉ khó nhất về quản lý dự án

Một PM học được gì từ Super Show 9?

Hành trình chinh phục ba chứng chỉ cao nhất về QLDA

Vì sao nên học và thi chứng chỉ quốc tế?

Dành cho quản lý cấp trung:

Những bài học về lãnh đạo từ bộ phim Dr. Romantic (Người thầy y đức)

Vì sao nên học và thi chứng chỉ quốc tế?

Nếu bỗng một ngày, bạn trở thành leader

Học về quy trình từ cách vận hành của quán phở “nghìn khách”

Ba cách để tạo gắn kết cho đội nhóm

Ba chìa khóa để trở thành một leader tốt

Làm thế nào để phát triển sự nghiệp bền vững?

Có nhất định phải tìm thấy công việc mình đam mê?

Chọn kỹ năng nào để học

Làm sao để “được lòng” sếp

Cuộc cạnh tranh công việc giữa các thế hệ, cụ thể là gen Z và gen X,Y

Tìm bình yên giữa cơn bão chính trị nơi công sở

Nhảy việc, sao cho đáng?

Sống sót nơi công sở

Đừng bỏ qua kỹ năng cơ bản!

Bí quyết để có những câu hỏi trúng đích

Tìm định hướng cho sự nghiệp ở đâu?

Làm sao để tổ chức hiệu quả các cuộc họp

Suy nghĩ về định hướng công việc

Làm trái ngành

Viettel đã dạy mình về kỷ luật như thế nào

Thành thật mà nói, mình vô cùng ngưỡng mộ những bạn xác định được rõ ràng bản thân thích làm gì và kiên trì tới cùng để làm được nó. Mỗi ngày đều thấy vui, hạnh phúc vì được làm công việc bạn yêu thích. Như một câu nói rằng: “nếu bạn làm những gì bạn yêu thích, bạn sẽ không bao giờ nghĩ là mình đang phải làm việc”.

Có điều, bản thân mình chưa bao giờ được trải nghiệm cảm giác đó. Mình sẽ nói cụ thể hơn: Mình chưa từng biết mình phù hợp với công việc gì.

Ngay ở hiện tại, mình đang làm cùng lúc một số việc: làm quản lý một phòng ban trong công ty công nghệ (phòng mình chuyên về quản lý dự án), viết và làm podcast, lâu lâu đi giảng dạy bên ngoài về quản lý dự án. Có một số bạn từng đặt câu hỏi cho mình: Làm sao Uyên biết mình phù hợp?

Câu trả lời của mình là: Không. Mình đã và tới giờ vẫn không biết mình phù hợp với công việc gì. Mình cứ làm thôi.

Mình không làm những công việc mà bản thân không có một chút thế mạnh nào hoặc là việc mình… ghét cay ghét đắng, nhưng mình cũng không kỳ vọng tìm thấy một công việc khiến mình ngày nào cũng hạnh phúc vì được làm, mỗi sáng đều nao nức thức dậy để nhào vào công việc.

Vậy mình đã xác định hướng công việc để theo đuổi như thế nào? Những tư duy nào đã định hình nên cách mình đưa ra các quyết định về sự nghiệp? Và, làm thế nào để biết thời điểm cần dừng lại hoặc đi tiếp?

1. Công việc không phải toàn bộ cuộc đời

Câu hỏi mà nhiều người lớn đặt ra cho trẻ con là: “Lớn lên cháu sẽ làm gì?”.

Câu trả lời được kỳ vọng là MỘT DANH TỪ chỉ nghề nghiệp nào đó: bác sỹ, giáo viên, công an, bộ đội, nhà báo…

Mình nhận thấy có rất nhiều vấn đề xung quanh câu hỏi và câu trả lời được kỳ vọng này. Sau cùng, chính những tư duy như thế đã đi theo chúng ta suốt tuổi thơ để sau này định hình lên cách chúng ta nghĩ về sự nghiệp trong cuộc đời mình. Đó là:

• Mỗi người được định nghĩa bằng công việc họ làm;

• Chúng ta chỉ có và chỉ nên có một nghề nghiệp duy nhất;

• Cần phải xác định càng sớm càng tốt công việc mình theo đuổi;

• Một khi đã chọn, chúng ta không thể chọn lại, sẽ rất… dở hơi nếu đổi nghề, đổi ngành;

• Nếu không biết mình muốn làm gì, đó chính là thất bại;

…

Mình cố sức để xác định nghề nghiệp muốn làm, dồn mọi tâm huyết để vào được trường đại học học về nó, ra trường thi được vào tập đoàn lớn nhất nhì của ngành, thấy mình cũng… oách, cũng thành công ghê. Để rồi vài năm mình phải chọn lại, tìm lại, nghĩ lại về sự nghiệp.

Lúc ấy mình thấy bản thân thật thất bại vì vi phạm tất cả những gạch đầu dòng trên. Mất việc, mình không biết mình là ai vì không còn công việc để định nghĩa bản thân, không biết nên làm gì, có thể làm gì. Có điều mình không hề biết, thất bại ấy sẽ dạy mình nhiều bài học đến vậy.

Công việc là một phần cuộc sống, là phương tiện để chúng ta kiếm tiền, phát triển năng lực, mở rộng mối quan hệ, thuộc về một cộng đồng… Nhưng nó không phải định nghĩa về con người mình. Hôm nay mình có thể nói: “mình là một quản lý dự án”, nhưng mình còn “là” rất nhiều điều khác nữa: một người mẹ, một giảng viên, một người viết, một người học, một “fan girl”…

Công việc có thể thay đổi, con người chúng ta thì không. Mình vẫn là mình, dù công việc hôm nay mình làm không giống gì với cách đây chục năm. Mình đã có lúc thất bại trong công việc, nhưng mình không phải người thất bại. Ngã ở đâu đứng lên ở đó. Không làm được việc này thì làm việc khác. Giờ chưa kiếm được nhiều tiền thì nỗ lực dần dần.

Khi hạnh phúc vui vẻ, công việc chính là niềm tự hào, là nơi phát triển bản thân, là các mối quan hệ chất lượng, là hy vọng vào tương lai. Khi gặp trở ngại, công việc vẫn là công việc thôi, là phương tiện để chúng ta nuôi sống bản thân và gia đình.

Trên tháp nhu cầu Maslow có 5 cấp độ: Nhu cầu sinh lý (thức ăn, nước uống, sự ấm áp), Sự an toàn (tiền, nơi ở), Giao tiếp xã hội (gia đình, bạn bè, cộng đồng), Tôn trọng (Sự tự tin), Nhu cầu thể hiện bản thân.

Công việc có thể mang lại cho chúng ta cả năm cấp độ này. Nhưng đôi khi, nó chỉ mang lại được cấp độ thấp nhất mà thôi. Vì thế, đừng kỳ vọng quá nhiều rằng mình phải tìm thấy một công việc có thể luôn giúp mình đạt được cả 5 nhu cầu. Công việc ấy nếu có, cũng cần thời gian trải nghiệm mới có thể tìm ra, cần chúng ta tự nâng cấp bản thân mới thấy được, và kể cả có thấy, rồi cũng có nhiều lúc chúng ta mệt mỏi chán nản tới mức muốn bỏ nó thôi.

Tất nhiên, trong hầu hết trường hợp, chúng ta không nên bỏ, hoặc ít nhất đừng bỏ vội vàng bởi vì…

2. Công việc là “khung sườn” cho cuộc sống

Dù bạn làm doanh nghiệp hay làm việc tự do, công việc nhàn nhã hay bận rộn, làm tại văn phòng hay trực tuyến từ nhà, công việc vẫn là cái khung định hình mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng năm.

Cụ thể hơn, công việc mang lại cho chúng ta những gì để mọi điều khác có nơi để “bám vào” và “chạy theo”?

• Mục tiêu mỗi ngày: Kể cả khi bạn thức dậy và thấy không muốn đi làm, sợ hãi tới công ty, chán nản vì lương thấp… Bạn vẫn luôn có một mục tiêu là đến nơi làm việc, và làm cho xong nhiệm vụ phải làm. Đó là chưa kể, sẽ có những ngày bạn gặp trắc trở trong cuộc sống cá nhân, tình cảm, gia đình… Khi ấy, mục tiêu hoàn thành công việc chính là cứu cánh để bạn có thể vượt qua mỗi ngày.

• Biết mình cần phải học hỏi, phát triển theo hướng nào: Khi không biết nên học gì, hoặc không thấy thích điều gì cụ thể để tìm hiểu, chúng ta luôn có một cách giúp phát triển bản thân đó là bám vào công việc. Làm tốt nhất những gì được giao, thấy mình yếu kém phần nào thì tập trung phát triển phần đó, hỏi đồng nghiệp hoặc người cùng nghề về những gì họ học…

• Tiền bạc để duy trì cuộc sống: Có một câu nói mình thấy rất chí lý đó là “Tiền bạc không phải tất cả nhưng lại cần thiết như khí oxy” (Zig Ziglar). Nguồn tài chính đến từ công việc giữ cho chúng ta và có thể là cả gia đình được sống một cách bình thường, an toàn, ấm áp. Đôi khi, đó thực ra là tất cả những gì cần thiết nhất chúng ta cần. Bạn có thể đang căng thẳng mệt mỏi vì công việc, nhưng nếu không có công việc đó, bạn sẽ phải ngay lập tức đối mặt với những căng thẳng mệt mỏi còn kinh khủng hơn vì không có tiền.

Có ngày đi làm mình rất vui, rất yêu công việc; cũng có ngày mình sợ hãi phải đi làm. Có công ty mình thấy thích, muốn gắn bó, nghỉ rồi vẫn tiếc nuối điểm này điểm kia; cũng có công ty mình phải chia tay sau thời gian ngắn ngủi. Nhưng dù làm ở đâu, thành thực là mình đều rất biết ơn công ty vì đã cho mình một nơi để làm việc và trả công cho mình đều đặn.

Mỗi tháng, cứ đúng ngày là có tiền đổ vào tài khoản. Điều đó quý giá lắm.

Mình làm việc có tốt, có giỏi đến đâu cũng chỉ là một mắt xích nhỏ trong tổng thể, và sẽ không làm nên khác biệt gì nếu không có cả một bộ máy lớn với rất nhiều con người, quy trình, văn phòng, các mối quan hệ của nhiều người khác. Vì thế, có một công việc để làm, một nơi nào đó thuê mình để mình có thể đóng góp năng lực, điều đó chúng ta cần trân quý.

Yêu cũng được, không yêu cũng được, đam mê công việc thì tốt, không đam mê cũng không sao. Chỉ cần chúng ta nhớ rằng công việc tạo ra cái khung nâng đỡ toàn bộ cuộc sống của mình, và dù mình có thành công nào trong sự nghiệp cũng vì có cả một hệ thống hỗ trợ. Chỉ vậy thôi, là đủ để chúng mình vượt qua những thăng trầm mà mình tin không ai tránh nổi trong suốt hành trình đi làm nhiều năm.

3. Tư duy quan trọng để phát triển sự nghiệp

Nói về công việc, mỗi người có trải nghiệm khác nhau nên tư duy cũng khác, các nghề nghiệp lại muôn hình vạn trạng. Ở đây, mình chỉ xin tổng kết một số tư duy mình đúc kết được từ hành trình cá nhân, hy vọng sẽ mang lại chút cảm hứng và gợi ý cho bạn:

• Cần xác định điều gì là ưu tiên lớn nhất đối với bạn trong công việc ở thời điểm hiện tại: mức lương càng cao càng tốt, được làm việc bạn thích làm, gần nhà, có người hỗ trợ kèm cặp tốt… Không có công việc nào hoàn hảo, nên chúng ta cần xác định rõ điều gì là ưu tiên, từ đó mới có căn cứ để đưa ra các quyết định và có động lực gắn bó, nỗ lực.

• Đừng quá đề cao chuyện yêu hay không yêu, đam mê hay không. Trong công việc, điều bạn tưởng mình yêu nhưng khi trở thành trách nhiệm, tình yêu ấy cũng sẽ nhạt dần; điều bạn không quá đam mê nhưng càng làm sẽ càng giỏi, và bạn có thể dần dần tự tin hơn, tìm thấy niềm vui từ công việc ấy.

• Có thể và nên có nhiều hơn một công việc;

• Sự nghiệp có lúc lên lúc xuống, khi thuận lợi lúc khó khăn, cứ nhìn vào thực tế vấn đề để tìm cách khắc phục chứ đừng nâng cao quan điểm thành “mình kém cỏi”, “mình chọn sai”, “mình không hợp”… Hãy cho mình và chính nghề nghiệp mình đã chọn cơ hội để trở nên “hợp nhau” hơn;

• Luôn luôn học hỏi thêm các kỹ năng (kỹ năng mềm, kỹ năng công nghệ, ngoại ngữ) để làm tốt hơn công việc và chuẩn bị cho những thay đổi khi cần. Đừng đợi tới khi bắt buộc phải thay đổi, bạn sẽ rơi vào thế bị động, mọi thứ đều khó khăn hơn;

• Mọi sự bắt đầu không bao giờ là muộn, nhưng bắt đầu sớm hơn vẫn tốt hơn. “Từ 27 tuổi tới 37 tuổi là 10 năm, nhưng từ 17 tuổi tới 27 tuổi là cả một cuộc đời”. Những năm đầu sự nghiệp bạn có thể thử nghiệm nhiều hướng nhưng phải dồn sức, không vì có nhiều thời gian nên “cưỡi ngựa xem hoa”, bởi vì đó chính là bàn đạp cho suốt hành trình sau này của bạn;

• Nếu không biết phải làm gì để phát triển sự nghiệp, hãy cứ học ngoại ngữ. Tiếng Anh trước, rồi khi thành thạo thì học tiếp ngoại ngữ thứ hai.

• Không có gì tốt mãi, cũng chẳng có gì xấu mãi, miễn chúng ta không ngừng vận động. Còn học hỏi, nỗ lực là vẫn còn hy vọng. Không sớm thì muộn, mọi thứ cũng sẽ tốt lên, miễn là chúng ta không giậm chân tại chỗ và ngồi kêu ca khóc lóc suốt ngày mà không nỗ lực gì.

—

Bạn thân mến,

Mình từng đọc trong một cuốn sách về học tập và sự nghiệp, tác giả nghiên cứu về nhiều người đã chuyển đổi lĩnh vực, nghề nghiệp nhiều lần trong suốt cuộc đời, trong đó mình ấn tượng với một lời nhận xét rằng: Nếu nỗ lực, chăm chỉ và tìm thấy phương pháp tốt, bạn chỉ mất trung bình sáu năm để đi từ số 0 tới thành thạo trong một lĩnh vực nào đó. Khi thành thạo rồi, bạn có thể tìm một lĩnh vực mới và bắt đầu chinh phục, trong khi vẫn làm việc trong lĩnh vực cũ để nuôi sống mình.

Con số sáu năm có thể là tương đối, có thể dao động khoảng từ năm tới bảy năm. Cá nhân mình đã thử nghiệm và thấy ý tưởng này hoàn toàn khả thi. Vì thế, mình đang trên hành trình chinh phục sự nghiệp thứ hai sau khi đã có chỗ đứng nhất định ở sự nghiệp đầu tiên.

Mình chưa từng tự hỏi: Công việc này, công việc kia có phải niềm đam mê suốt đời, xứng đáng để mình dồn tâm huyết không? Mình chỉ nghĩ: một hướng đi tạm ổn, mình có thể học hỏi để làm được, thị trường lao động có nhu cầu, mức thu nhập tiềm năng là đủ để mình theo đuổi.

Cứ nỗ lực, chăm chỉ, học hỏi không ngừng, tình yêu với công việc sẽ tới dần dần. Kể cả những khi nó không tới, kỹ năng và sự thành thạo vẫn giúp chúng ta kiếm được tiền và nhiều điều quan trọng khác từ công việc. Và như vậy, đã là quá đủ rồi, trước khi chúng ta lại bắt đầu tìm kiếm một sự nghiệp thứ hai, thứ ba để theo đuổi và hy vọng là sẽ… thành công.

Chúc chúng ta sống được, sống tốt, và sống bình yên với sự nghiệp của mình.

Thân mến,

Tố Uyên.

Câu hỏi này thực sự rất khó. Cho tới bây giờ, dù đã làm việc với nhiều lãnh đạo ở các môi trường công việc khác nhau và có kha khá kinh nghiệm, mình vẫn cảm thấy chưa đủ tự tin để trả lời câu hỏi này. Đây là vấn đề rất cá nhân, khác biệt ở mỗi người, mỗi văn hóa công ty… Quan trọng hơn nữa, không phải lúc nào mình cũng “được lòng” sếp, thành thật là vậy.

Đây sẽ là một bài viết đầy tính tâm sự, chia sẻ, hoàn toàn là những kỷ niệm, trải nghiệm, và quan điểm cá nhân. Mình không thể và không nên nói hộ lòng ai, hoặc khái quát cho một môi trường, kiểu công ty hoặc nhóm nhân viên. Mình là mình thôi, và những gì mình sắp viết là những điều mình thực sự nghĩ về mối quan hệ giữa sếp với nhân viên.

Trong bài viết này, khi mình đề cập tới “sếp” - ý là quản lý trực tiếp.

1. Cần xây dựng quan hệ tốt với sếp nếu muốn làm việc lâu bền

Không tính tới khách hàng, đối tác, chỉ về những người cùng công ty, đối tượng chúng ta nhất định cần có mối “giao hảo” là quản lý trực tiếp của mình. Mình từng mắc phải sai lầm khi không coi trọng, hay đúng hơn là không đặt mối quan hệ này ở ưu tiên mức cao nhất nơi công sở. Hậu quả là dù có giao thiệp tốt với nhiều phòng ban, đồng nghiệp, mình lại không hóa giải được những băn khoăn, vướng mắc, bất đồng với sếp.

Công việc bạn được giao, kết quả thực hiện, người ghi nhận đánh giá, tất cả đều ở quản lý trực tiếp. Mỗi người mỗi tính nết, quản lý cũng có nhiều cách làm khác nhau và đôi khi chúng ta cảm thấy khó chịu, không phù hợp. Nhưng nhiệm vụ của chúng ta chính là làm sao để biến chuyển mối quan hệ này theo hướng tích cực. Nếu không thể làm vậy, sẽ rất khó để công việc trơn tru, hiệu quả, và chúng ta được đánh giá đúng với năng lực, công sức bỏ ra.

Mình từng gặp một số bạn có đánh giá về quản lý của mình là “không giỏi”, “chỉ giỏi chuyên môn, không biết quản lý”, “chỉ biết giao việc, chỉ tay năm ngón chứ không giỏi chuyên môn”, “tính nết kỳ cục”, “không công bằng”… Nói đơn giản là thấy sếp không đủ giỏi, không xứng đáng để làm quản lý của mình.

Bằng kinh nghiệm từng làm việc với hàng chục quản lý trực tiếp, từ trưởng phòng tới Tổng Giám đốc, mình có thể khẳng định rằng:

Những người làm sếp, người ở vị trí quản lý, lãnh đạo, là những người giỏi. Vì giỏi, họ mới ở vị trí cao hơn chúng ta.

Con người không ai hoàn hảo, đúng, có thể có nhiều khía cạnh họ không bằng nhân viên của mình, nhưng họ giỏi nhiều thứ khác mà chúng ta không có. Ai làm sếp đều giỏi, thật đó.

2. Cần vạch rõ giới hạn với quản lý trực tiếp của mình

Dù đây là mối liên hệ quan trọng bậc nhất nơi công sở, việc quan trọng cần làm lại là thiết lập rõ ràng ranh giới giữa nhân viên với cấp trên trực tiếp của mình. Do thường xuyên phải trao đổi với nhau, giao việc, hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá… việc phân định rành mạch mối quan hệ này là việc cần thiết, quan trọng để có thể hợp tác bền vững.

Từ kinh nghiệm của mình, dù chắc chắn không đúng với tất cả, nhưng chí ít mình đã tự trải nghiệm và thấy đây là “công thức” ổn nhất, dù khi mình ở vị trí nhân viên với sếp hay khi mình làm quản lý với nhân viên của mình:

• Xác định đây là vấn đề công việc, và chỉ công việc mà thôi. Đồng nghiệp, nhất là sếp với nhân viên không phải bạn thân, anh chị em, bạn bè, nói chung không phải tình cảm cá nhân. Có thể sau khi đã không còn làm việc cùng nhau nữa, nhiều người vẫn giữ được mối liên hệ thân thiết với đồng nghiệp, đó lại là chuyện khác. Khi còn làm việc cùng nhau, tình cảm cá nhân, coi nhau là bạn hoặc người nhà có thể tạo ra nhiều khó xử trong “việc công”.

• Vạch rõ ranh giới, nhất là khi hai bên khác giới. Khi tiếp xúc với nhau hàng ngày, thậm chí nhiều hơn cả với gia đình, những chuyện như “cảm nắng”, tán tỉnh, thân thiết quá mức… là điều rất dễ xảy ra. Dù có là thật hay chỉ hiểu nhầm, tin đồn, ngộ nhận… đều ảnh hưởng xấu tới công việc và đời sống cá nhân. Tốt hơn hết, khi sếp hoặc nhân viên của bạn là người khác giới, hãy xác định rõ ranh giới, thân thiện hỗ trợ nhau nhưng tuyệt đối không nói hoặc làm gì có thể gây hiểu nhầm. Chỉ khi mối quan hệ công sở này rất lành mạnh, cả ở biểu hiện ra ngoài và trong suy nghĩ của mỗi người, sự hợp tác trong công việc mới được đảm bảo, hiệu quả, và thực sự bền vững.

• Không ai nợ chúng ta một sự nghiệp tuyệt vời, bạn phải tự vun đắp điều đó cho mình. Mình từng đọc một số bài viết trên mạng xã hội, trong đó có ý trách móc người trưởng nhóm hoặc quản lý không kèm cặp tận tình, hướng dẫn cụ thể và hỗ trợ nhân viên. Theo những ý kiến đó, người “leader” như vậy đã không hoàn thành nhiệm vụ của mình. Nhưng, mặc dù việc hỗ trợ hướng dẫn đào tạo nhân viên là điều nên làm, cần làm để xây dựng đội ngũ, đó lại không phải điều bắt buộc với người lãnh đạo. Không có quy chuẩn nào cho việc này. Mức độ hỗ trợ đào tạo rất khác nhau ở mỗi công ty, mỗi phòng ban. Chưa kể, khối lượng và áp lực công việc của họ thường cao hơn nhân viên nhiều. Vì vậy, trong thực tế, hãy cảm thấy may mắn nếu bạn nhận được sự quan tâm vào đào tạo từ quản lý bởi những điều họ làm không phải hiển nhiên, cũng không nên dồn quá nhiều năng lượng để bức xúc chán nản nếu không nhận được điều đó.

  3. Những điều nên làm ở công sở trong mối quan hệ nhân viên - quản lý trực tiếp

Câu hỏi ở đây là: Cụ thể, chúng ta nên làm gì trong công việc mỗi ngày để được sếp ghi nhận, đánh giá cao, mà vẫn giữ được những ranh giới tích cực, vừa phát triển được sự nghiệp của mình, lại vừa hỗ trợ được công việc cho người quản lý?

Dưới đây là một số bài học mình đã đúc kết và thấy thực sự hiệu quả, bất kể môi trường và công việc bạn làm là gì. Mình cũng đã kiểm nghiệm khi quan sát các nhân viên do mình quản lý, và đây đúng là những điểm chung ở các nhân viên làm việc hiệu quả, đồng thời khiến mình cảm thấy bị thuyết phục, đánh giá cao, và muốn trọng dụng nhất.

• Tôn trọng quản lý của mình: Không phải nịnh bợ, thảo mai, mà là sự tôn trọng một cách chân thành. Nhiều người trước mặt quản lý sẽ nói rất hay, nhưng sau lưng lại nói xấu, coi thường sếp. Tất cả những điều ấy, bằng cách nào đó rồi sẽ tới tai sếp. Sự tôn trọng sâu sắc sẽ được thể hiện một cách tự nhiên trong từng câu nói, thư điện tử, bài báo cáo. Tất nhiên, trừ trường hợp người quản lý làm những việc khiến bạn cảm thấy không thể tôn trọng được bởi liên quan tới vấn đề đạo đức. Nhưng trong trường hợp đó, mình khuyên bạn hãy tìm nơi làm việc khác.

• Đừng đặt người quản lý vào vị thế “bị bất ngờ”: Bạn làm điều này bằng cách luôn cập nhật thông tin cho quản lý về các việc mình đang làm, dự đoán rủi ro, vấn đề phát sinh… Diễn biến quá nhỏ có thể bỏ qua, nhưng người quản lý nên được biết các sự việc lớn. Cách tốt nhất là bạn định kỳ báo cáo cho quản lý, ví dụ mỗi tuần một lần bất kể tình hình công việc. Những thông tin nên có là: kết quả thực hiện tuần vừa qua, kế hoạch tuần tới, các vướng mắc hoặc rủi ro. Bằng cách này, khi bạn cần sự hướng dẫn, tư vấn từ sếp, hoặc cần sếp “ra mặt” với các phòng ban liên quan hoặc khách hàng, đối tác, sếp cũng đã nắm được lịch sử của dự án, các đặc điểm quan trọng. Lợi ích lớn nhất của cách này là sếp sẽ không rơi vào tình cảnh bất ngờ khi nhận được thông tin từ nguồn khác về vấn đề quan trọng mà lẽ ra sếp phải được nhận từ nội bộ trước, chính là từ bạn.

• Không nói xấu sếp với bất cứ ai: Dù đó là đồng nghiệp thân thiết hoặc bạn bè của bạn, kể cả sếp là người cũ hay người mới và đã đạt được thành tựu gì hay chưa. Mình đã từng phải trả giá đắt khi phạm phải sai lầm này trước đây. Hãy tin mình, bạn đừng bao giờ nói xấu sếp dù ở bất cứ đâu và với bất cứ ai. Nếu không thể chịu được sếp, hãy trò chuyện thẳng thắn, tìm cơ hội sang phòng ban khác hoặc xin nghỉ việc. Nói xấu sau lưng không giải quyết được vấn đề gì, chỉ làm mọi thứ tệ hơn mà thôi.

• Đừng hy vọng sẽ thay đổi được người khác dù đó là sếp, chỉ có thể kiểm soát được chính mình: Bạn có thể góp ý nhưng phải rất khéo léo, nếu không chắc sẽ diễn đạt như thế nào cho tốt và rõ ý thì không nên nói. Hơn nữa, mọi điều tồn tại đều có lý do của nó. Các quyết định của sếp có lý riêng, nhiều khi chúng ta không hiểu được quyết định ấy bởi không có nhiều thông tin như người quản lý. Đừng mất thời gian chỉ trích, bức xúc, thắc mắc về các quyết định của sếp, hãy chỉ tập trung vào công việc của mình. Chúng ta không thay đổi được ai cả, dù đó là bạn bè, người thân, vợ chồng, hay là sếp của mình.

• Đừng cố gắng tìm hiểu về thu nhập của quản lý: Trong hầu hết các công ty, thu nhập là vấn đề nhạy cảm, thường được giữ bí mật. Bạn hãy giữ kín thu nhập của mình, ngay cả với quản lý trực tiếp bởi có thể họ cũng không biết và không cần thiết phải biết. Ngược lại, đừng cố gắng tìm hiểu thu nhập quản lý trực tiếp của mình. Bạn sẽ không thể biết chắc chắn. Nhưng nếu có một con số “đồn thổi” cũng dễ dàng tác động đến tâm lý của bạn khi thấy nó quá thấp hoặc quá cao so với tưởng tượng. Bạn có thể sẽ có xu hướng coi thường nếu biết lương sếp không cao, thậm chí thấp hơn mình; hoặc thấy bức xúc, “không phục” khi biết lương sếp cao hơn mình rất nhiều. Bạn không phải người trả lương cho sếp mà là công ty trả. Đừng so sánh kiểu “sếp làm chẳng hơn mình bao nhiêu mà lương cao gấp 3”. Chúng ta không bao giờ biết những gì người khác phải thực sự trải qua và gánh vác. Người lương cao hơn cũng không phải vì họ “cướp mất” từ chúng ta.

Tạm kết

Đôi lúc mình cảm thấy, mỗi ngày chúng ta dành nhiều thời gian với đồng nghiệp còn nhiều hơn với gia đình. Trong đó, mối quan hệ giữa nhân viên với quản lý trực tiếp là điều quan trọng với sự nghiệp của bất cứ ai, mức độ hoàn thành công việc, sự hạnh phúc vui vẻ khi đi làm, đánh giá, tưởng thưởng, thăng tiến… Nhưng đồng thời, mối quan hệ đó cũng là nguồn gốc của rất nhiều chán nản, bức xúc.

Ở đâu đó mình từng đọc (và thực tế mình cũng thấy), những quyết định nghỉ việc dù có thể gắn với bao nhiêu lý do kiểu “không phù hợp định hướng”, “cơ hội thăng tiến”… cuối cùng vẫn chỉ do hai lý do chính, đó là do sếp và thu nhập.

Hãy tôn trọng quản lý của mình một cách chân thành, họ ở vị trí cao hơn tức là họ giỏi hơn bạn ít nhất ở một số khía cạnh nào đó. Nếu muốn, hãy phấn đấu để lên được vị trí cao hơn. Nếu không, hãy làm tròn nghĩa vụ của mình ở vị trí hiện tại, thông cảm cho sếp nếu có những cảm xúc tiêu cực nhất định, và biết ơn nếu gặp được người quản lý “có tâm”.

Không ở đâu có một người sếp hoàn hảo hay một công ty hoàn hảo. Nói đúng hơn, xác suất gặp được là rất thấp. Điều chúng ta có thể làm là nâng cấp năng lực bản thân để ngày càng có thêm quyền lựa chọn, từ đó bạn sẽ có xác suất gặp được sếp và công ty phù hợp hơn với mong muốn của mình.

Cảm ơn bạn đã cùng mình chia sẻ về chủ đề thú vị nhưng cũng rất nhạy cảm, khó nói về mối quan hệ công sở này.

Thân mến,

Tố Uyên.

Một câu hỏi mình thường nhận được từ nhiều bạn, cũng là câu hỏi mình đã từng tự hỏi bản thân không ít lần trên hành trình phát triển bản thân đó là: Bây giờ nên chọn học gì?

Khi có động lực phát triển hoặc đứng trước cơ hội nghề nghiệp, chúng ta thường lạc lối giữa rất nhiều lời khuyên về học tập, cuối cùng dẫn tới hội chứng “sợ bị bỏ lỡ” (FOMO), cảm thấy có quá nhiều thứ muốn học, kỹ năng nào cũng cần thiết, không biết bắt đầu từ đâu, chọn kỹ năng này lại tiếc kỹ năng kia. Thậm chí, nhiều bạn bị “ngợp”, thấy mình không có kỹ năng gì đáng kể, năng lượng và thời gian có hạn, cũng không học được quá nhiều.

Mình nghĩ, một vấn đề lớn tạo ra tâm lý bất an này là do chúng ta không xác định, phân loại được các kỹ năng đó thành từng nhóm. Câu hỏi nên được cân nhắc không phải là: bạn ưu tiên gì? Bởi nếu trả lời được câu hỏi ấy, hẳn không ai còn phải băn khoăn.

Nỗi “đau khổ” nhất trong phát triển bản thân và sự nghiệp là: KHÔNG BIẾT KỸ NĂNG NÀO NÊN ĐƯỢC ƯU TIÊN.

Ai cũng nói: Tự bạn mới biết cần gì. Nhưng, lLàm sao để biết mình cần gì? Làm thế nào để xác định kỹ năng nào cần thiết hơn những kỹ năng khác? Làm sao để không còn FOMO, lao vào học đủ thứ tới nỗi quá tải và vẫn thấy mình không có kỹ năng gì đáng kể?

Một cách đơn giản mình thường sử dụng đó là phân loại chúng thành hai nhóm: kỹ năng cốt lõi và kỹ năng bổ trợ.

Xin lưu ý: Mình không phân chia theo kiểu kỹ năng cứng và kỹ năng mềm, bởi vì “mềm” hay “cứng” không giúp ích cho việc xác định nên học gì và tạm để lại gì.

1. Kỹ năng cốt lõi

Kỹ năng cốt lõi là những gì bạn nhất định cần để phục vụ cho mục tiêu phát triển bản thân hoặc sự nghiệp ở một giai đoạn. Không phải mọi kỹ năng bạn nghe tới hoặc biết tới đều có tầm quan trọng tới vậy.

Theo nguyên tắc 80/20 (mình đã thử thống kê và kiểm nghiệm), chỉ một phần nhỏ các kỹ năng bạn đang nghĩ là mình cần xứng đáng nằm trong nhóm này.

Bài tập dành cho bạn: Trong vòng 3 phút, hãy viết ra thật nhanh càng nhiều càng tốt các kỹ năng bạn thấy cần thiết và muốn học hỏi rèn luyện. Sau đó, hãy lựa chọn 20% trong số đó những cái tên bạn nghĩ không thể thiếu và gạch đi số còn lại, bạn sẽ nhận ra mình muốn ưu tiên điều gì.

Ngoài kiến thức chuyên môn của mỗi ngành nghề, mình nhận thấy các vị trí đều cần bốn kỹ năng cốt lõi dưới đây để làm việc tốt và phát triển về lâu dài:

• Tiếng Anh;

• Đọc hiểu;

• Viết;

• Trình bày.

Chỉ vậy thôi, thật đó. Đừng phức tạp hóa vấn đề. Dù bạn đang muốn chuyển việc hoặc tiếp tục phát triển ở vị trí hiện tại, đây là bốn điều không thể tránh được nếu muốn vươn lên các vị trí cao hơn.

Tất nhiên, có những người không cần có đủ bốn điều này vẫn có thể đạt được mức lương cao, nhưng đó là số ít. Đa số những người thăng tiến, phát triển tốt đều có ngoại ngữ (nghe nói thành thạo, không phải chỉ có chứng chỉ Toeic hoặc Ielts), viết tốt (rành mạch, rõ ràng), trình bày tốt (giao tiếp, thuyết trình); đọc hiểu nhanh (chính xác ý, lọc được thông điệp giữa rất nhiều chữ nghĩa).

Đáp án này có lẽ quá đơn giản với nhiều người, nhưng chúng ta thường né tránh chúng vì nghĩ nó không đáng để rèn luyện (đọc, viết), hoặc quá khó để thành thạo và cần năng khiếu đặc biệt để làm được (tiếng Anh, trình bày).

Hãy tin mình, dù bạn làm công việc gì, muốn thăng tiến và phát triển bền vững, đây chính là kỹ năng cốt lõi cần thành thạo, không thể tránh được. Và việc rèn luyện ấy sẽ liên tục, mãi mãi, nhưng có thể đạt được tầm cao mới nếu tập trung trong một khoảng thời gian ngắn.

Một số cách rèn luyện đơn giản nhưng hiệu quả mình từng áp dụng. Một lần nữa, đừng phức tạp hóa, muốn làm điều gì được lâu dài và bền vững cần chọn cách đơn giản (nhưng tất nhiên, không có gì dễ dàng):

• Đọc sách: Mỗi ngày 30 phút cả fiction và non-fiction; gạch chân với những điểm thú vị trong sách non-fiction và ghi chú suy nghĩ của bản thân.

• Viết mỗi ngày: Viết tay với một cuốn sổ nhỏ, viết trên Facebook (công khai hoặc riêng tư), blog… Tập cách rèn giũa viết email sao cho ngắn gọn, rõ nghĩa và mạch lạc.

• Học hỏi về thuyết trình và giao tiếp hiệu quả, cách nói để truyền tải thông tin rõ ràng gãy gọn, mở bài thân bài kết luận đầy đủ.

• Nghe và nói tiếng Anh hàng ngày, không cần theo khóa học nào đắt tiền, chỉ cần tự ghi video nói những câu đơn giản cũng được, nguồn nghe trên Internet đã là quá đủ.

Những người phát triển tốt nhất đều làm rất tốt và không ngừng tiến bộ ở bốn điều trên, đó là mẫu số chung. Hiện tại, mình cũng đang tiếp tục rèn luyện để thành thạo thêm, và hành trình đó thực sự không dễ dàng, không nhanh chóng, nhưng bền vững và đáng giá.

2. Kỹ năng bổ trợ

Nếu bạn không đọc được ba mươi cuốn sách một năm, vậy dành thời gian học cách lưu trữ thông tin sau khi đọc sách có tác dụng gì? “Second brain”, các công cụ sắp xếp lưu trữ đều rất hay, nhưng quan trọng là chúng ta phải đọc, có thói quen đọc, và dần thành thạo tư duy đúc kết kiến thức đã. Chưa có đủ nhiều kiến thức và thông tin, sao phải mất thời gian học cách sắp xếp chúng?

Nếu bạn chưa có kỹ năng đọc/nghe hiểu và nói (trình bày) tốt, vậy vì sao phải áp lực khi chưa học được kỹ năng thương lượng và đàm phán và cuống cuồng tìm hiểu về nó? Trả lời phỏng vấn chưa gãy gọn đủ để thuyết phục nhà tuyển dụng, vậy sao đã lo “hớ” khi đàm phàn lương?

Nếu bạn chưa quyết tâm dành 30 phút học tiếng Anh mỗi ngày, vậy dành cả ngày để xem Youtube và học về cách sắp xếp thời gian, nâng cao năng suất để làm gì? Bạn không học được tiếng Anh vì chưa thực sự muốn học, không phải vì không có thời gian để học.

Thành thật mà nói, nếu có quyết tâm đủ lớn, chúng ta luôn tìm được thời gian cho việc cần làm mà không cần chủ động học cách sắp xếp thời gian, bởi kỹ năng đó sẽ tự nhiên tới sau một thời gian dài.

Hầu hết các kỹ năng bổ trợ như: sắp xếp thời gian, nâng cao năng suất (productivity), xây dựng cơ sở dữ liệu (second brain), thương lượng đàm phán… bất kỳ cái tên nào thuộc nhóm “kỹ năng ngoài chuyên môn” chúng ta có thể nghĩ tới đều thuộc nhóm kỹ năng bổ trợ.

Có nhiều sách, Youtube, podcast dạy về các kỹ năng này, nhưng thực tế là dù có học tất cả những nguồn ấy mà không có nhu cầu cấp thiết để sử dụng nó, chúng ta cũng nhanh chóng quên đi. Ngược lại, nếu đủ chăm chỉ, nỗ lực và quyết tâm theo đuổi một điều gì đó, bạn sẽ dần nắm bắt được những kỹ năng ấy. Khi đó, các tài liệu, nguồn tham khảo, hướng dẫn sẽ là nơi hỗ trợ bạn bồi đắp mà thôi.

3. Ít hơn là nhiều hơn

Bạn không cần thành thạo mọi kỹ năng trên đời, bởi vì có rất nhiều kỹ năng sẽ tới sau một khoảng thời gian đủ dài khi bạn theo đuổi những hành trình riêng của mình. Đừng lo lắng khi thấy dường như mọi người xung quanh đều quá giỏi. Cuộc sống nói chung, và thị trường lao động nói riêng có đủ chỗ cho tất cả chúng ta. Không có bất cứ công thức chung hoặc lộ trình cố định nào, bởi mỗi người có “dòng thời gian” riêng.

Hầu hết các kỹ năng chỉ thực sự trở thành kỹ năng của chúng ta qua thực tế, nghĩa là rất khó để hiểu rõ về nó khi không thực hành thường xuyên. Sách vở, bài giảng, hướng dẫn, kinh nghiệm từ người khác, dù nghe, xem, đọc nhiều tới đâu, thực ra vẫn là số 0. Giống như học rất nhiều về kỹ thuật bơi, bạn vẫn không hề biết bơi chút nào nếu chưa thả chân xuống nước. Vậy dành quá nhiều thời gian để đọc, nghe, xem về nó để làm gì? Cứ xuống nước, sau đó bạn luôn có thể quay trở lại học hỏi.

Kiến thức, chia sẻ, kinh nghiệm, sách vở vẫn luôn ở đó, chỉ có thời gian và cơ hội của chúng ta là không vì mỗi thời điểm cuộc sống sẽ rất khác nhau.

Điều khó nhất đó là quyết tâm và thực sự bắt đầu chinh phục một điều gì đó. Mọi kỹ năng bổ trợ bạn cần sẽ tới sau. Nếu có kỹ năng nào đó cần học, chính là bốn kỹ năng cốt lõi, những điều chúng ta được dạy suốt mười hai năm phổ thông và bốn năm đại học, nhưng quá nhiều người chưa thể làm chủ được nó.

Trước khi quan tâm tới các kỹ năng khác với rất nhiều cái tên hay ho, lạ lẫm, tất cả những gì chúng ta cần học, nên học, và hãy học liên tục có thể được gói gọn trong một câu: Đọc sách mỗi ngày; học cách viết và nói rành mạch, rõ nghĩa, đơn giản; và giao tiếp tiếng Anh (rộng hơn là ngoại ngữ) thành thạo.

Mình hy vọng bài viết này mang lại thêm một góc nhìn, một trải nghiệm và kinh nghiệm với vấn đề lựa chọn học các kỹ năng. Quyết tâm, tập trung vào số ít và đừng bị dao động bởi cả một danh sách dài các kỹ năng (có vẻ như) cần học. Chúng ta cần rất nhiều để trở nên hoàn hảo, nhưng cần rất ít để trở nên đủ đáng giá trên thị trường lao động.

Thân mến,

Tố Uyên.

Subscribe now

Một trong những vấn đề đau đầu, nan giải nhất với người đi làm, đó là vấn đề chính trị ở công sở. Chính trị ở đây được hiểu đơn giản là chuyện phe phái, nâng đỡ hoặc kìm hãm nhau, nói xấu, chê bai… Những điều này thường gây áp lực, căng thẳng tới chúng ta thậm chí nhiều hơn công việc chuyên môn.

Cá nhân mình đã đi qua nhiều kiểu doanh nghiệp: nhà nước, tư nhân, doanh nghiệp có vốn nước ngoài… Thật lòng, mình không dám nhận đã hiểu hết, thông thạo về chuyện chính trị khi đi làm, đơn giản bởi vì mình không đủ trải nghiệm chỉ với mười mấy năm đi làm và đang ở mức quản lý cấp trung, không phải cấp cao. Nhưng mình tin, những kinh nghiệm mình có được sẽ hữu ích với các bạn mới đi làm, có kinh nghiệm khoảng dưới mười năm, và ở cấp độ nhân viên, trưởng nhóm, hoặc quản lý tầm trung giống như mình.

Hãy cũng mình tổng kết về về năm bí quyết để chống chọi, sống sót, và thoát khỏi nỗi đau đầu của chính trị khi đi làm:

1. Chấp nhận sự tồn tại của chính trị ở công sở

Chính trị xuất phát từ mối quan hệ giữa người với người. Khoan bàn tới tốt xấu, chỉ riêng nguồn gốc này cũng khiến nó trở thành điều hiển nhiên sẽ có dù bạn làm việc ở đâu, doanh nghiệp nhỏ hay lớn và ở vị trí nào.

Chính trị cũng không quá khó hiểu nếu chúng ta nhìn nó như một công cụ để mỗi người hoặc nhóm người thể hiện tầm ảnh hưởng, quan điểm, ý kiến để đổi lấy quyền lợi, nhóm cộng đồng riêng, hoặc đôi khi chỉ để thỏa mãn cảm xúc khẳng định bản thân và thấy mình quan trọng.

Đừng cố gắng tìm kiếm một môi trường sạch bóng chính trị. Kể cả bạn làm việc trong một công ty khởi nghiệp chỉ với chục người, vẫn luôn có xu hướng chia thành các nhóm nhỏ hơn, bảo vệ các tư tưởng và định hướng, quan điểm khác nhau, dẫn tới sự ảnh hưởng khác nhau của mỗi cá nhân.

Hãy chấp nhận nó là một phần của công việc. Bạn sẽ không bao giờ “thoát” hoàn toàn được khỏi chính trị công sở chừng nào vẫn đi làm công ăn lương. Ở mỗi công ty hoặc kiểu công ty, chính trị là một khía cạnh thể hiện văn hóa của doanh nghiệp, nó gắn chặt với lịch sử, con người, chiến lược của công ty đó. Ở đâu cũng vậy, không có ngoại lệ. Vì thế, đơn giản là hãy chấp nhận sự tồn tại của nó.

Thành thật mà nói, mình nhận thấy chính trị là điều cần thiết để vận hành các tổ chức bởi nó tạo cơ hội phân chia về quyền lực, sự ảnh hưởng, giúp các tập thể chọn được hướng đi. Con người từ xa xưa đã luôn vận hành xã hội dựa trên những điều này, dù ở thời đại nào chính trị vẫn luôn cần thiết, tồn tại hiển nhiên dù với hình thức khác nhau.

Subscribe now

2. Bạn có quyền chọn chỗ đứng của mình giữa dòng chảy chính trị

Như mình đã viết, chính trị thực ra phản ánh mỗi quan hệ giữa con người với nhau. Việc bạn chọn đứng ở đâu trong bức tranh của công ty chính là chọn cách bạn ứng xử với các mối quan hệ với những người làm việc cùng mình.

Không phải cứ tham gia vào chính trị là xấu, đó đơn giản là một lựa chọn. Điều quan trọng là bạn cần hiểu rõ về bản thân mình:

• Bạn có mục tiêu như thế nào trong công việc?

• Tính cách của bạn có phù hợp, thoải mái, và nhạy cảm với chính trị công sở không?

• Bạn lựa chọn con đường phát triển nào? Sẵn sàng nỗ lực như thế nào hoặc sẽ hy sinh điều gì?

Không có con đường nào toàn vẹn. Nếu hướng mình trở thành người nhạy cảm và là một phần của các nhóm trong công ty liên quan tới chính trị, bạn có thể đạt được thuận lợi nhưng cũng có thể vấp phải sự thất bại mà đôi khi không liên quan tới năng lực, có thể tìm thấy cơ hội lớn nhưng cũng có thể đánh mất cơ hội mười mươi.

Chỉ có bạn mới hiểu về bản thân mình, có thấy hứng thú và đủ sức tồn tại trong sự phức tạp của chính trị hay không, có mong muốn phát triển ở môi trường đó tới đâu, có sẵn sàng với những rủi ro và cả cơ hội mà chính trị mang lại? Tất cả là ở bạn.

3. Hoàn toàn ổn, nếu bạn chọn nói không với chính trị công sở

Đừng tin những lời “đe dọa” núp bóng kinh nghiệm kiểu: “Không chính trị thì không phát triển được”; “Ở đâu cũng phe cánh thôi, phải chọn đúng phe nếu không muốn bị đuổi”, “Chẳng có chỗ nào dành cho người không thích chính trị”…

Trong lịch sử, dù ở triều đại nào cũng có những người không ở trong các phe cánh tranh giành. Tương tự, mình đã tìm hiểu đủ nhiều và cũng thử nghiệm, trả giá đủ nhiều để biết đó là một sự lựa chọn trong môi trường công sở ngày nay. Không phải chúng ta luôn bắt buộc phải chọn một “dây” nào đó để “đu” nếu muốn phát triển được khi đi làm.

Thú thực, đã có giai đoạn đi làm mình cảm thấy đó là điều bắt buộc, và ép bản thân phải đứng về một phía nào đó, tự cho rằng mình đang học cách sống nơi công sở. Nhưng, theo thời gian sau nhiều vấp váp, mình đã hiểu ra bản thân luôn có quyền lựa chọn.

Cuộc sống không đủ dài để chúng ta dành thời gian tâm huyết, niềm vui và nỗi buồn cho một vấn đề chúng ta không muốn tham gia.

Nếu bạn cũng giống mình, bạn hoàn toàn có thể tự lựa chọn đứng ngoài chính trị.

Tư duy này là bước ngoặt cho hành trình sự nghiệp của mình. Nếu trong cuộc sống cá nhân, quyết định không sống để chiều lòng đón ý người khác đã giải phóng mình, quyết định sẽ luôn đứng ngoài chính trị cũng có ý nghĩa tương tự khi mình đi làm. Mình không phán xét về chính trị và những người đang rất giỏi trong việc ấy, đó là lựa chọn và năng lực của họ. Mình chỉ đơn giản sống với lựa chọn của mình, hiểu vì sao lại chọn vậy, mình đang ưu tiên điều gì và sẵn sàng chấp nhận hoặc hy sinh cơ hội nào với lựa chọn ấy.

Vài năm qua mình đã luôn như vậy, vẫn phát triển, vẫn có công việc, vẫn tăng thu nhập mà không còn đau đầu về hai chữ “chính trị”, vậy bạn cũng có thể có cùng quyết định như mình nếu bạn muốn. Có điều…

4. Cần xác định “cái giá” phải trả khi chọn đứng ngoài

Không có lựa chọn nào hoàn hảo. Khi quyết định là một người làm công ăn lương đơn thuần, không theo đuổi quyền lực, địa vị, ảnh hưởng, lợi ích… dựa vào chính trị công sở, bạn cũng hãy sẵn sàng để chấp nhận những hệ lụy kèm theo, ví dụ như phải chấp nhận hy sinh sự gắn kết chặt chẽ với một (vài) mối quan hệ công sở, cơ hội thăng tiến, khả năng gắn bó lâu dài với công ty…

Đừng thất vọng nếu phải chịu thiệt thòi so với người được người khác nâng đỡ vì cùng “dây”, cùng “phe”. Đừng bất mãn, bởi đó là lựa chọn của bạn. Đừng coi thường và bỉ bôi người khác nếu họ không chọn như mình, bởi để sống được và sống tốt giữa môi trường chính trị, họ cũng phải giỏi và phải nỗ lực, hy sinh.

Nếu đã xác định đứng ngoài chính trị, bạn càng cần tập trung nhiều thời gian và tâm sức vào công việc và phát triển bản thân. Chỉ có như vậy mới giúp giá trị của bạn tăng lên, có nhiều lựa chọn, và luôn có thể sống tốt bất kể không đứng về phe nào hoặc gói gọn lựa chọn trong một kiểu công ty nào đó.

Cái bẫy lớn nhất chúng ta thường mắc kẹt khi đi làm (và cả trong cuộc sống) đó là cái gì cũng muốn nhưng không muốn bỏ công sức, nỗ lực nhiều hơn người khác. Bạn muốn một môi trường lành mạnh, không chính trị, sếp công bằng, làm việc được ghi nhận công sức, được đào tạo, đồng nghiệp vui vẻ hòa nhã, lương cao, cơ hội thăng tiến tốt… mà bản thân chỉ cần “nhàng nhàng”.

Đừng mơ mộng thế. Bạn sẽ phải rất may mắn mới có cơ hội được làm việc ở nơi có một vài yếu tố trong đó, chưa nói tới tất cả. Hơn nữa, điều quý hiếm không dành cho số đông. Cứ phát triển bản thân, bồi đắp năng lực, đủ giỏi và nổi bật trên thị trường lao động bạn sẽ tăng được khả năng tìm thấy nơi làm việc phù hợp với mình.

5. Cách ứng xử ở công sở khi lựa chọn không liên quan tới chính trị

Thực tế, kể cả đã xác định không ở phe nào, bạn cũng không hoàn toàn tách biệt bản thân và công việc ra khỏi luồng chính trị công sở. Điều chúng ta phải làm là nhận biết nó, đúc kết kinh nghiệm để trở nên nhạy cảm với nó, học cách đứng ngoài, và luôn nỗ lực làm việc.

Dưới đây là một số kinh nghiệm của mình:

• Thể hiện rõ quan điểm của mình với quản lý trực tiếp về chính trị công sở. Hãy chia sẻ chân thành, tôn trọng, khách quan về chủ đề này.

• Nhưng, cũng không cần nói với nhiều người về quan điểm và lựa chọn của bạn ngoài quản lý trực tiếp. Điều đó không mang lại ý nghĩa, có thể khiến bạn gặp rắc rối và sự hiểu lầm khi nhiều người không hiểu rõ ý bạn, chỉ nghe lại và suy diễn.

• Tôn trọng TẤT CẢ mọi người ở công sở, bất kể quan điểm của họ như thế nào về vấn đề này. Mọi điều tồn tại đều có lý do của nó, chính trị không hoàn toàn xấu cũng không hoàn toàn tốt. Bạn chọn hướng đi và quan điểm cho riêng mình, đừng phán xét quyết định của người khác.

• Nỗ lực làm việc, tập trung vào công việc, làm tốt nhất có thể những gì được giao. Bạn được trả tiền để mang lại giá trị cho công ty, hãy chỉ nghĩ về điều đó.

• Luôn học hỏi không ngừng, từ sách vở, công việc, đồng nghiệp… Chính trị mỗi công ty mỗi khác, mỗi lãnh đạo cũng không giống nhau, chỉ có kiến thức và năng lực được bồi đắp mới là điều thuộc về bạn.

• Xem xét các quyết định dưới góc nhìn khách quan: Mình có đang mang lại giá trị cho công ty? Công ty có mang lại giá trị cho mình? Khi còn có thể cố gắng, hãy cố gắng. Nếu bị làm phiền quá nhiều bởi chính trị, quá tiêu cực, không thể thoát ra, hãy mạnh dạn đi tìm “bến đỗ” khác. Để tự tin với điều này, bạn cần đủ giỏi, đủ kiên cường, đủ nỗ lực. Đó là lý do, là động lực buộc chúng ta phải phát triển bản thân.

Tạm kết

Bài viết này có lẽ hơi thẳng thắn, trực diện, và “nhạy cảm” hơn các bài viết khác của mình trên blog In Metime. Nhưng với một vấn đề vốn thường phức tạp và “lòng vòng” như chính trị công sở, mình nghĩ cách tiếp cận trực diện như thế này sẽ phù hợp hơn so với những lời ẩn dụ, bóng gió.

Không phải ngay từ khi mới đi làm mình đã có những suy nghĩ như trên. Thực ra, mình đã trả giá rất nhiều, vấp ngã, thất bại, tổn thương do quá ngây thơ trong chính trị công sở nhưng lại mong muốn sẽ hiểu về nó, thậm chí sử dụng nó để phát triển sự nghiệp như cách rất nhiều người đã làm. Để rồi mình nhận ra, mình không phù hợp, cũng không muốn dành thời gian cuộc đời mình cho điều đó. Và, thẳng thắn mà nói, mình không có đủ sự khéo léo, nhạy cảm và nỗ lực đủ lớn để thành công với chính trị công sở.

Đây là lựa chọn của bản thân mình, hẳn không phải trường hợp điển hình để đại diện cho bất kỳ ai. Nhưng, vài năm qua, mình đã làm việc, phát triển, và hoàn toàn thoải mái với cảm giác đứng ngoài dòng chảy chính trị như thế. Mình mong điều đó có thể mang lại cho bạn một chút cảm hứng, gợi ý, kinh nghiệm để bạn dễ dàng hơn đưa ra lựa chọn của bản thân.

Một lần nữa, mình khẳng định rằng chính trị công sở không hoàn toàn tốt hay xấu, cũng ổn thôi nếu bạn chọn đứng trong thay vì đứng ngoài như mình nếu bạn thoải mái với điều đó. Đến cuối cùng, chỉ có mỗi chúng ta mới biết điều gì phù hợp với bản thân.

Có điều, mọi lựa chọn đều đòi hỏi sự thấu hiểu chính mình, chấp nhận các mặt khác nhau của lựa chọn, và không oán trách bất cứ ai.

Chúc tất cả chúng ta đều trở thành những người làm công ăn lương bình an, có thu nhập tốt, và phát triển sự nghiệp vững chắc!

Tố Uyên.

Subscribe now

Khoảng một năm gần đây, thị trường lao động ghi nhận nhiều biến động sau đại dịch, đâu đâu cũng thấy cắt giảm nhân sự, khó khăn để tìm việc, mức lương trung bình cho một ví trí thấp xuống.

Dạo quanh các kênh mạng xã hội như Facebook, Instagram, hay một nền tảng mới nổi gần đây là Threads, mình nhận thấy một làn sóng của sự lo lắng, hoang mang liên quan tới định hướng công việc, nổi bật trong số đó là cảm giác “bị lấy mất cơ hội” từ thế hệ khác.

• Ví dụ như:

  • Cảm thấy mình quá già cho công việc này, các bạn trẻ giỏi quá, cái gì cũng biết;

  • Gen Z thành thạo ngoại ngữ, mình thì không;

  • Công việc nào cũng đòi hỏi kinh nghiệm, trong khi mình mới ra trường, không cạnh tranh được với anh chị nhiều tuổi hơn;

  …

  Dường như có quá nhiều người cảm thấy (và thực sự) gặp bất lợi khi mình thuộc về một thế hệ (quá già hoặc quá trẻ) để phù hợp với thị trường lao động đầy cạnh tranh của hiện tại.

  Cá nhân mình, chỉ trong gần mười năm qua, mình đã làm ở công ty mà mình trẻ nhất (đến tận bây giờ sau khi nghỉ việc đã lâu, mình vẫn thấy phòng ban ấy không tuyển người trẻ hơn mình vào), cũng đã làm ở công ty mà mình dường như quá khó để gặp ai đó nhiều tuổi hơn, thậm chí có bạn sinh năm 2001, 2002 còn chào mình là… cô luôn rồi.

  Trong bài viết này, mình sẽ chia sẻ với bạn góc nhìn kinh nghiệm của bản thân về thị trường lao động và cách chúng ta tạo ra sự khác biệt nổi trội, đủ đảm bảo có chỗ đứng cho mình thay vì liên tục chìm trong lo lắng vì phải cạnh tranh với cả một thế hệ khác.

  Subscribe now

1. Sự cạnh tranh là thật, và càng ngày càng khốc liệt

Suy nghĩ thường trực của nhiều người đi làm hiện tại, nhất là những người thuộc thế hệ 8x, 9x là: “Gen Z giờ giỏi lắm”.

Suy nghĩ thường trực của nhiều bạn trẻ sinh khoảng năm 2000 mới ra trường lại là: “Sao tìm việc intern thôi cũng khó vậy?”.

Thị trường lao động đang cạnh tranh gay gắt có phải sự thực hay chỉ là cảm giác của mọi người? Từ kinh nghiệm và trải nghiệm thực tế qua nhiều công ty, mình có thể trả lời bạn: Là thật.

Chúng ta được hưởng lợi rất nhiều từ việc phổ biến Internet, cơ hội học tập mở ra không giới hạn, nhưng điều đó cũng đồng nghĩa với việc các nhà tuyển dụng có nhiều cách, nhiều nguồn, và thông tin rộng mở hơn để tiếp cận với các ứng viên. Đó là Linkedin, các trang web tuyển dụng, thậm chí qua kênh mạng xã hội như Facebook, Tiktok, Instagram…

Việc dễ dàng tìm kiếm thông tin về ứng viên và cơ hội công việc, dễ dàng có được nguồn tài nguyên cho học tập phát triển kỹ năng đặt chúng ta vào sự cạnh tranh.

Thực chất, đây chỉ là hệ quả của một thời đại bùng nổ thông tin. Nói thẳng ra, đó là bởi sự công bằng, khi ai cũng có cơ hội để học hỏi, ứng tuyển, và nhận việc, không còn rào cản về thông tin và kiến thức.

Nhiều bạn có thể nghĩ rằng sự cạnh tranh này ảnh hưởng lớn tới thế hệ của mình, nhưng tác động của biến động trong xã hội ảnh hưởng tới tất cả mọi người, mọi thế hệ, không chỉ riêng nhóm người nào. Việc kinh tế thế giới đang ở thời kỳ khủng hoảng về nhiều khía cạnh là một phần lý do của sự cạnh tranh, nhưng cuộc sống luôn có vấn đề, không phải khủng hoảng kinh tế bạn cũng sẽ gặp khó khăn khác.

Tóm lại, sự cạnh tranh là thật, và sẽ càng ngày càng khốc liệt. Đây là điều chúng ta buộc phải chấp nhận.

2. Thế hệ nào cũng có lợi thế riêng

Không phải tất cả các công việc đều có chung một “chân dung ứng viên”, không phải tất cả công ty doanh nghiệp đều tìm “ứng viên trẻ, thông thạo ngoại ngữ”, cũng không phải công ty nào cũng cần người “có kinh nghiệm năm năm trở lên”.

Mỗi thế hệ ứng viên có điểm mạnh điểm yếu riêng, ví dụ như:

• Người trẻ, mới ra trường thường có độ linh động cao về thời gian, mức lương mong muốn không quá cao, bù lại cần được đào tạo nhiều.

• Người có kinh nghiệm thường không cần công ty bỏ ra nhiều nguồn lực thời gian để đào tạo, nhưng chi phí lương lại cao hơn.

Tất nhiên, đó là nói chung. Thực tế dù ở thế hệ nào, khoảng tuổi nào, cũng luôn có người ham học hỏi, nỗ lực, chăm chỉ và có người không như vậy. Thế hệ Z cảm thấy không cạnh tranh nổi với 8x, 9x về kinh nghiệm; thế hệ 8x 9x lại cảm thấy bị đe dọa bởi các bạn trẻ “nói tiếng Anh như gió”. Nỗi lo lắng đó khiến chúng ta quên mất lợi thế cạnh tranh của mình. Và chúng ta cũng không cần trở thành người tất cả các công ty đều khao khát muốn có, chỉ cần một (vài) công ty phù hợp.

Sự chuyển dịch về thế hệ là hiển nhiên, không thể tránh khỏi. Nếu đã như vậy, vấn đề lại quay về với từng cá nhân: Vậy phải làm gì để có chỗ đứng trên thị trường lao động?

3. Cách để bạn nổi bật trên thị trường lao động

Dành nhiều thời gian để than vãn, lo lắng, thậm chí chỉ trích hoàn cảnh và xã hội, hoặc nuôi dưỡng tư tưởng nạn nhân không phải cách để chúng ta có thể trở thành một ứng viên được săn đón và có công việc cho mình. Điều đầu tiên, hãy chấp nhận. Đó là cách xã hội, cuộc sống, và thời đại này vận hành.

Điều chúng ta có thể làm được, đó là tìm ra cách để biến bản thân trở nên “quý giá”, “quan trọng”, “có ý nghĩa” với năng lực phù hợp với thị trường nhắm tới.

Đây là một số kinh nghiệm của mình:

• Xây dựng tư duy của một lao động chuyên nghiệp: Xã hội càng phát triển càng coi trọng sự chuyên nghiệp. Công ty doanh nghiệp càng lớn càng không muốn tuyển những người có thái độ và phong cách “nghiệp dư” kiểu công ty của nhà, thích làm theo ý mình, và không chịu học hỏi.

• Học, học, và học: Liên tục học hỏi, từ công việc, đồng nghiệp, sách vở, chứng chỉ. Bớt thời gian cho “thông tin” (mạng xã hội, báo chí…), tập trung vào kiến thức (sách, khóa học chất lượng…).

• Ngoại ngữ: Dù thế nào, cũng cố gắng học tiếng Anh, ít nhất đủ để đọc tài liệu, viết email, giao tiếp cơ bản, sau đó nâng cao dần các kỹ năng. Xu hướng tất yếu là công việc cần tiếng Anh càng ngày càng nhiều và phổ biến. Tốt hơn nữa là sử dụng được hai, thậm chí ba ngoại ngữ.

• Hiểu nhu cầu của các công ty tuyển dụng: Thị trường của công việc bạn theo đuổi đang coi trọng những điều gì, xu hướng công nghệ nào, quy trình, cách làm, chứng chỉ nào… Chúng ta chỉ trở nên giá trị hơn nếu có những kiến thức và kỹ năng thị trường cần, nhất là khi đó là những kiến thức kỹ năng “hiếm” và “khó”.

• Đừng ngại “nhảy việc” khi cần: Không có một câu trả lời đúng, chung, cho câu hỏi có nên nhảy việc không? Điều này phụ thuộc vào tính chất từng ngành, chiến lược sự nghiệp của bạn, và tình hình thực tế của công việc bạn đang làm. Nếu công việc đó vẫn mang lại giá trị cho bạn, và bạn đang đóng góp được cho công ty, hãy cố gắng vượt qua thử thách để tiếp tục. Ngược lại, nếu môi trường quá độc hại, lương thấp so với năng lực và đóng góp, hoặc đơn thuần bạn tìm được cơ hội phù hợp hơn, hãy chuyển việc.

Tạm kết

Như rất nhiều vấn đề khác trong cuộc sống, điều chúng ta lo sợ thực ra những người khác cũng đang lo sợ, khó khăn ta gặp phải phổ biến hơn ta tưởng, và tâm lý nạn nhân không dẫn bạn hay mình tới vị trí nào tốt đẹp hơn.

Bạn có thể buồn, thất vọng, lạc lối, hoang mang, nản lòng… Nhưng đến cuối cùng, hãy trở lại và tiếp tục nỗ lực. Bởi đó là điều duy nhất chúng ta có thể làm, cũng là cơ hội duy nhất để đạt được điều mình mong muốn bất kể xã hội vận hành như thế nào, thế giới bình ổn hay hỗn loạn, và người khác hoặc thế hệ khác đang trì trệ hay phấn đấu ra sao.

Vấn đề luôn là bản thân chúng ta.

Như nữ ca sỹ Taylor Swift trong một bài phát biểu nổi tiếng tại Đại học New York trước hàng ngàn sinh viên tốt nghiệp đã nói:

“Tin đáng sợ là: Tất cả phụ thuộc vào bạn”.

Tin tuyệt vời là: Tất cả phụ thuộc vào bạn”.

Chúc chúng ta, dù sinh năm bao nhiêu, đang làm công việc gì, đều sẽ tìm thấy con đường và chỗ đứng riêng của mình.

Thân mến,

Tố Uyên.

Subscribe now

Trong những năm gần đây, các công ty trong nhiều ngành nghề: viễn thông, phần mềm, xây dựng, ngân hàng, chứng khoán… dần dần dành sự quan tâm lớn đến việc xây dựng cách thức vận hành các dự án một cách chuyên nghiệp, để nâng cao chất lượng và xác suất thành công, tối ưu chi phí cùng nhiều lợi ích khác.

Để làm được điều đó, việc tuyển dụng được đội ngũ quản lý dự án có hiểu biết và kinh nghiệm trở thành một trong những ưu tiên hàng đầu. Trong các tiêu chí tuyển dụng, việc sở hữu các chứng chỉ là một yếu tố quan trọng, để đảm bảo ứng viên có nền tảng kiến thức chuẩn quốc tế, hiểu và tích hợp được các kiến thức này vào môi trường đặc thù của từng công ty. 

Nhiều người đã làm vị trí này, hoặc có dự định chuyển sang làm quản lý dự án thường có câu hỏi: Vậy, có những hệ thống chứng chỉ nào quan trọng, uy tín, và được đánh giá cao trên thị trường lao động cho vị trí quản lý dự án? 

Trong bài viết này, mình sẽ trả lời câu hỏi đó bằng kinh nghiệm và hiểu biết của mình qua nhiều năm làm việc trong ngành.

Trên thế giới hiện có khá nhiều đơn vị giảng dạy, cung cấp các bài kiểm tra và cấp chứng chỉ cho nghề quản lý dự án. Tuy nhiên, có ba đơn vị uy tín nhất, có hệ thống chứng chỉ được công nhận trên toàn thế giới là:

PMI (Project Management Institute): https://www.pmi.org/

Scrum.org: https://www.scrum.org/

Scrum Alliance: https://www.scrumalliance.org/

1 – CHỨNG CHỈ CỦA PMI

Về cơ bản, chứng chỉ của PMI được chia theo hai chiều: chiều rộng, và chiều sâu. 

• Chiều rộng: Hệ thống chứng chỉ bao phủ nhiều mảng kiến thức chuyên biệt để quản lý dự án, ví dụ như quản lý rủi ro PMI-RMP, PMI-PBA, PMI-SP. Có riêng một nhóm chứng chỉ dành cho Agile.

• Chiều sâu: Tức là  các mức độ phức tạp trong quản lý dự án, ở nhiều quy mô ngày càng cao. Có  chứng chỉ thuộc chuỗi này (thường được gọi là 3P) theo thứ tự tăng dần: PMP (quản lý dự án) 🡪 PgMP (quản lý chương trình) 🡪 PfMP (quản lý danh mục). 

Trên thế giới có rất ít người có được cả 3 chứng chỉ này, con số đó ở Việt Nam lại càng khiêm tốn, tính đến đầu năm 2023 mới có khoảng 10 người, bởi hai chứng chỉ PgMP và PfMP rất khó và phức tạp. Bởi vậy, trở thành nữ quản lý dự đầu tiên tại Việt Nam có 3P là một trong những thành quả lớn nhất của mình trong vài năm qua, cũng trở thành bước đệm cho mình với vất nhiều chuyển biến tích cực trong sự nghiệp. 

PMI yêu cầu ứng viên trải qua 1 – 2 vòng đánh giá hồ sơ trước khi được làm bài dự thi, tùy từng chứng chỉ. Ứng viên cần đến các trung tâm được ủy quyền để thi dưới sự giám sát chặt chẽ.

Có một số chứng chỉ ứng viên được thi tại nhà, nhưng có sự giám sát online qua camera kèm các yêu cầu chi tiết như: đóng cửa, không để bất cứ vật dụng nào trên bàn, không rời khuôn mặt khỏi camera trong suốt quá trình làm bài… để đảm bảo không có gian lận. 

Subscribe now

2 – CHỨNG CHỈ CỦA SCRUM.ORG

Scrum.org chia hệ thống chứng chỉ thành ba nhóm chính: 

• Nhóm dành cho Scrum Master (một vị trí trung tâm trong nhóm Agile, có nhiều điểm tương đồng với một quản lý dự án): PSM I, PSM II, PSM III theo thứ tự tăng dần về độ khó. 

• Nhóm dành cho PO (quản lý sản phẩm – Product owner): PSPO I, II, III theo thứ tự tăng dần về độ khó. 

• Nhóm dành cho các vị trí khác: Developer (PSD), Agile leadership (PAL)…

Tổ chức này tập trung vào tư tưởng quản lý dự án kiểu Agile, với các mô hình/phương thức quản lý tương ứng, có chứng chỉ về chủ đề này dành riêng cho các vị trí trong dự án, chủ yếu tập trung vào dự án phần mềm, công nghệ. 

Hầu hết các chứng chỉ không cần qua vòng đánh giá hồ sơ, ứng viên thi online trên máy tính và không có giám sát của camera.

3 – CHỨNG CHỈ CỦA SCRUM ALLIANCE

Cũng giống như Scrum.org, tổ chức này tập trung vào các chứng chỉ xoay quanh tư tưởng Agile dành cho các vị trí trong dự án phần mềm, công nghệ.

Chứng chỉ phổ biến nhất của Scrum Alliance là CSM (Certified Scrum Master), dành cho người làm ở vị trí Scrum Master hoặc người trong dự án muốn tìm hiểu về cách làm Agile chuẩn. 

Điểm khác biệt là các ứng viên cần theo học một khóa học tương ứng của tổ chức này trước khi có thể làm bài thi. Điểm này khác biệt với Scrum.org hoặc PMI, khi ứng viên không bắt buộc phải học khóa học nà đó mà có thể tự học và đăng ký thi miễn đủ điều kiện về kinh nghiệm.

Yêu cầu này của Scrum Alliance khiến chi phí để thi “đội” lên rất cao, trong khi kiến thức và mức độ uy tín lại không thật sự tương xứng. Vì thế, hiếm khi có các cá nhân lựa chọn chứng chỉ này, thường do các công ty tổ chức thành từng nhóm để tiết kiệm chi phí.

4 – SO SÁNH  BA HỆ THỐNG CHỨNG CHỈ

Điểm khác biệt giữa 3 tổ chức cấp chứng chỉ này như sau: 

• Mức độ uy tín: Trong số 3 tổ chức, PMI là tổ chức có hệ thống chứng chỉ được đánh giá cao nhất trên toàn thế giới, có nhiều người thi nhất, và các chứng chỉ của PMI xuất hiện nhiều nhất trong yêu cầu công việc của vị trí quản lý dự án trong các trang tuyển dụng. Hai đơn vị còn lại có mức độ uy tín tương đối ngang bằng. 

• Chi phí: Mỗi chứng chỉ của PMI tiêu tốn khoảng 500 đô tới 900 đô, tính cả phí thành viên. Scrum.org tập trung vào Agile, cách tổ chức thi không phức tạp, chi phí khá thấp (khoảng 150 đô). Scrum Alliance cũng tập trung vào Agile nhưng cần học khóa bắt buộc, chi phí cao (khoảng 500 đô tới 2000 đô) nên các công ty thường tổ chức thành từng nhóm để tiết kiệm chi phí. 

• Độ khó của kiến thức: Tùy từng chứng chỉ sẽ có độ khó khác nhau. Nhưng cùng một khía cạnh chuyên môn, kiến thức của PMI thường khó hơn. 

Như vậy, một cách tổng quát, PMI là đơn vị có hệ thống chứng chỉ rộng nhất, phù hợp với nhiều ngành nghề, và có cách tổ chức thi chặt chẽ, vì thế cũng được đánh giá cao nhất trên thị trường lao động, thường xuất hiện nhiều nhất trong yêu cầu công việc của vị trí quản lý dự án trong các trang tuyển dụng.

Tuy vậy, việc thi PMI có chi phí không hề rẻ, lượng kiến thức nhiều và phức tạp đòi hỏi sự tập trung trong khoảng thời gian dài. Do đó, nếu bạn chưa sẵn sàng về tài chính, Scrum.org là sự lựa chọn thay thế khá tốt. Mình không khuyến khích bạn theo đuổi các chứng chỉ của Scrum Alliance do chi phí cao, cũng không được đánh giá tốt từ góc nhìn của nhà tuyển dụng. 

TẠM KẾT:

Hy vọng bài viết này đã mang tới cho bạn cái nhìn tổng quát về những chứng chỉ quan trọng và phổ biến nhất với nghề quản lý dự án. Tùy mục tiêu công việc, điều kiện kinh tế và thời gian, bạn có thể chọn cho mình một trong ba hệ thống đó để trau dồi kinh nghiệm cùng chứng chỉ quốc tế được công nhận, làm nền tảng cho quá trình phát triển sự nghiệp của mình.

Chúc bạn sẽ có những lựa chọn phù hợp với bản thân!

Tố Uyên. 

Hãy bấm Subscribe để nhận được bài viết mỗi tuần của Uyên gửi vào email của bạn nhé!

Subscribe now

“Nhảy” việc là một đề tài ít được nhắc đến trong sách và trên Internet, nhưng lại cực kỳ quan trọng trong sự nghiệp của bất cứ ai. Rất ít người suốt mấy chục năm chỉ làm một công ty duy nhất. Phần lớn chúng ta đều có ít nhất vài lần thay đổi công ty trong suốt hành trình của mình. 

Vậy, làm sao để tối ưu một bước “nhảy việc”, đảm bảo mỗi lần chuyển việc đều đáng giá, giảm xác suất chọn nhầm, chọn sai, vào nơi không phù hợp hoặc với mức lương không đúng với năng lực hiện tại của mình?

LÀM SAO ĐỂ BIẾN MỖI LẦN CHUYỂN VIỆC THÀNH MỘT CƠ HỘI THỰC SỰ ĐÁNG GIÁ ĐỂ PHÁT TRIỂN SỰ NGHIỆP?

Mình đã đúc kết có 3 bước chúng ta cần làm thật tốt, đó là. 

BƯỚC 1: XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ BẢN THÂN TRÊN THỊ TRƯỜNG LAO ĐỘNG

Khi chúng ta tìm kiếm việc làm, dù bạn là sinh viên mới ra trường, người có kinh nghiệm vài năm, hay người đã làm lãnh đạo, quản lý, bản chất vẫn là một cuộc trao đổi và hợp tác. Chúng ta dùng sức lao động của mình tạo ra giá trị cho công ty. Ngược lại, công ty mang lại cho chúng ta những giá trị như môi trường phát triển bản thân, tích lũy kinh nghiệm, và kiếm tiền. Vậy nếu không biết sức lao động của mình đang được định giá ở mức nào sẽ khiến ta rất khó tìm được cơ hội công việc và đưa ra các quyết định phù hợp.

Trong bước đầu tiên này có ba điều cần được xác định: Tôi đang nằm ở thị trường “người thắng ăn cả hay bán đấu giá”? Mức độ “hiếm” của bộ kỹ năng tôi có? Và, giá trị của tôi đang ở mức nào trên thị trường lao động?

Bạn đang nằm ở thị trường “người thắng ăn cả hay bán đấu giá”?

Đây là một cách phân loại về thị trường lao động rất thú vị mình biết đến khi đọc cuốn sách “Kỹ năng đi trước đam mê” của tác giả Cal Newport. Hầu hết các công việc hiện tại đều có thể xếp vào một trong hai nhóm: “người thắng ăn cả” hoặc “bán đấu giá”. 

“Người thắng ăn cả” chỉ cơ chế của các công việc mà chỉ một số rất ít người, được đánh giá dựa trên chất lượng của một sản phẩm hoặc kỹ năng duy nhất mới nhận được sự chú ý và “trả giá’ của thị trường. Ví dụ như viết kịch bản phim, diễn viên, ca sỹ…

Ngược lại, “bán đấu giá” để chỉ cơ chế của các công việc được đánh giá dựa trên một bộ kỹ năng. Ở đó, mỗi người đều có thể có vị trí riêng và được trả công tương ứng, nhu cầu tuyển dụng trải dài ở nhiều trình độ với những “mức chi trả” khác nhau. 

Xác định độ hiếm của bộ kỹ năng bạn có?

Có một thực tế trong tuyển dụng theo kinh nghiệm của mình là: “chỗ thừa vẫn thừa, chỗ thiếu vẫn thiếu”. Nghĩa là mặc dù có nhiều ứng viên, nhưng bộ kỹ năng của đa số không quá khác biệt, không đáp ứng được với bộ kỹ năng mà công ty mong muốn ở ứng viên. Bạn có được công ty mời chào hay không, nằm ở “độ hiếm” của bộ kỹ năng bạn có. 

Ví dụ trong công việc quản lý dự án (QLDA), tìm một người có kinh nghiệm 5 năm làm QLDA ko khó, tìm người giỏi tiếng Anh không khó, nhưng tìm người vừa có kinh nghiệm quản lý lâu năm, vừa giao tiếp tiếng Anh thành thạo thực sự không dễ. Đó là chưa kể, nếu có yêu cầu người này ngoài có kinh nghiệm QLDA và sử dụng tiếng Anh thành thạo, còn có chứng chỉ quốc tế, có khả năng trình bày thuyết trình tốt để giảng dạy được còn khó hơn nhiều. Và, nếu muốn có một QLDA có kinh nghiệm, có chứng chỉ quốc tế, có khả năng thuyết trình tốt, thông thạo hai ngoại ngữ là khó vô cùng. Người có bộ kỹ năng này chắc chắn được nhiều công ty săn đón với chế độ đãi ngộ rất tốt. 

Tóm lại, bạn được đánh giá cao hay không trên thị trường lao động là ở bộ kỹ năng bạn có “hiếm” không? Vì thế, ngoài học hỏi tích lũy kinh nghiệm về chuyên môn, chúng ta cần chú ý xây dựng các kỹ năng khác như ngoại ngữ, thương lượng, trình bày, thuyết phục… bất cứ kỹ năng nào có thể có ích xoay quanh công việc của bạn. Càng làm tốt việc này, bạn sẽ càng có nhiều cơ hội tốt. 

Xác định giá trị hiện tại của mình trên thị trường lao động?

Mình hay gọi là nghiên cứu thị trường, bằng cách tìm tin tuyển dụng trên Internet, hỏi bạn bè, hoặc bất cứ kênh nào có thể, để có hình dung rằng vị trí mình làm, các công ty đang trả mức lương bao nhiêu cho mức kinh nghiệm trình độ mình có. Mặc dù có những chênh lệch nhất định giữa các công ty, nhưng về cơ bản, mọi vị trí đều có mức trung bình riêng. Sau bước này, bạn sẽ có con số tương đối về khoảng giá trị của mình trên thị trường lao động. 

BƯỚC 2: TÌM KIẾM CÁC CÔNG TY VÀ CÔNG VIỆC PHÙ HỢP

Ở bước này, mình có một vài điều đã rút ra từ những trải nghiệm, những lần quyết định đúng và cả những lựa chọn sai lầm: 

Thứ nhất, chúng ta không nên để những định kiến bó chân mình: 

Có nhiều điều ta bị mặc định trong đầu về một kiểu công ty, ví dụ như : cứ công ty 100% vốn nhà nước là trì trệ, không năng động; hoặc công ty lớn sẽ ổn định, công ty nhỏ là bấp bênh. Sự thật không phải vậy.

Mình từng làm trong một công ty 100% vốn nhà nước nhưng công việc rất thú vị, văn hóa công ty cởi mở và chuyên nghiệp. Mặt khác, mình biết có công ty thuộc hàng lớn nhất tại Việt Nam trong một ngành, được nhiều người lựa chọn cố gắng ở lại mặc dù gặp nhiều vấn đề trong công việc chỉ bởi niềm tin rằng ở đó ổn định. Nhưng thời gian qua, lương cứ giảm dần đều, đến giờ thậm chí có người đã bị giảm tới nửa lương so với cách đây vài năm. 

Lời khuyên của mình là, bạn hãy tin rằng thế giới việc làm rất rộng lớn. Trong một ngành luôn có rất nhiều công ty, mỗi nhóm công ty lại có những trường hợp phổ biến và trường hợp đặc biệt. Một tư duy mở sẽ giúp “lia quét” tất cả các khả năng, không bỏ lỡ những cơ hội vì niềm tin cố định của mình. 

Thứ hai, hãy xác định với bạn ở hiện tại, bạn ưu tiên điều gì nhất khi lựa chọn nơi làm việc? 

Ở mỗi hoàn cảnh hoặc thời điểm khác nhau trong sự nghiệp, thứ tự ưu tiên của chúng ta thay đổi. Ví dụ từ trường hợp của mình, giai đoạn từ 23 tới 27 tuổi, hai con mình còn nhỏ nên mình ưu tiên công việc quen thuộc, gần nhà. Sau đó, từ 28 đến 30 tuổi mình muốn xông pha hơn để có bước tiến mạnh trong công việc và có thu nhập cao hơn để lo cho con. Ưu tiên của mình lúc ấy là được làm nhiều dự án khác nhau, quy mô lớn, mình  sẵn sàng chịu áp lực cao, kể cả công ty ở xa hoặc ít cơ hội thăng tiến.

Sau 30 tuổi, mình nhận ra những gì có thể tự mày mò cố gắng mình đã thực hiện rồi, đã đến lúc mình cần có mentor (người kèm cặp) thật tốt, thật giỏi, dẫn dắt mình để có thể bứt phá. Khi có một mentor rất tuyệt vời xuất hiện, mình lựa chọn công ty người đó đang làm việc dù về thu nhập thì có những nơi khác thậm chí trả mức cao bởi mình biết điều quan trọng nhất mình cần.  

Tóm lại, mỗi thời điểm trong sự nghiệp, bạn sẽ có những ưu tiên riêng, hãy xác định điều này và để nó dẫn dắt quyết định của bạn. 

Thứ ba, dành thời gian nghiên cứu tin tuyển dụng.

Ngoài các trang tuyển dụng truyền thống, bạn cũng có thể chủ động tìm kiếm và liên hệ với các bạn chuyên làm tuyển dụng qua Linkedin. Mỗi bạn tuyển dụng thường sẽ phụ trách một ngành nghề, chuyên tuyển dụng các vị trí nhất định, ở phân khúc nhất định. Ngay cả tại thời điểm đó bạn ấy chưa có tuyển vị trí phù hợp với bạn thì bạn cũng có thêm một kết nối. Sẽ tới lúc bạn lọc lựa được cơ hội phù hợp nhất từ những kết nối ấy.

BƯỚC 3: PHỎNG VẤN HIỆU QUẢ

Bước thứ 3 cũng là bước cuối cùng để hoàn thành mục tiêu chuyển việc hiệu quả, đó là làm sao để rèn luyện kỹ năng phỏng vấn?

Vì đây là một nội dung khá lớn, nên mình sẽ dành một bài viết khác để chia sẻ sâu về chủ đề này. Hẹn các bạn vào bài tuần sau nhé!

Chúc bạn một tuần mới có nhiều niềm vui và may mắn. 

Tố Uyên. 

Gần đây, sau khi đăng các bài viết về công việc, định hướng nghề nghiệp, và giải quyết một số vấn đề trong môi trường công sở, mình nhận được email chia sẻ của một bạn đọc kể rằng: Bạn vừa vào công ty ba tháng, nhưng cảm thấy rất… sốc về văn hóa làm việc ở đó, đặc biệt là sếp trực tiếp. 

Bạn không nhận được bất cứ sự hướng dẫn hoặc hỗ trợ nào mà bạn nghĩ là cần thiết để hoàn thành công việc, nhất là ở giai đoạn đầu khi có rất nhiều khó khăn. Hơn nữa, bạn cảm nhận rằng đồng nghiệp và văn hóa công sở ở đó rất “độc hại”, như bạn dùng từ “toxic” – quá nhiều soi mói, tranh đua. Vì thế, bạn không cảm thấy đó là một nơi phù hợp để phát triển sự nghiệp.  

Và câu hỏi bạn hỏi mình là: “Em có nên cố gắng tìm cách vượt qua những vấn đề của môi trường làm việc này không? Nếu có, thì em phải làm gì bây giờ?”

Kinh nghiệm làm việc của mình đến hiện tại là gần 13 năm. Mình hy vọng, những gì mình đúc kết được trong hành trình “xông pha” khắp chốn đó của mình sẽ hữu ích với bạn. 

Subscribe now

1 – LÀM SAO ĐỂ BIẾT NÊN CỐ GẮNG VƯỢT QUA HAY DỪNG LẠI Ở MỘT CÔNG TY?

Nếu như bạn rơi vào một môi trường làm việc có phần không thỏa đáng, nghĩa là không được quản lý trực tiếp hỗ trợ, đồng nghiệp ganh ghét, mọi thứ rất khó chịu và ức chế, câu hỏi đầu tiên bạn cần đối mặt và trả lời là: Bạn có còn lý do để cố gắng ở đây và vượt qua những điều đó không?

Nếu công việc ở đó vẫn mang lại cho bạn giá trị quan trọng mà bạn cần, ví dụ lương cao vượt trội so với các công ty khác trong khi bạn đang ở giai đoạn cần tiền, không thể chuyển sang việc lương thấp hơn, hoặc đó là công ty đầu ngành trong lĩnh vực bạn làm, chỉ ở đó một vài năm bạn có thể học hỏi được nhiều điều quý giá làm hành trang cho giai đoạn tiếp theo mà bạn sẽ không thể tìm thấy ở công ty khác, bạn nên tìm cách vượt qua các vấn đề khó khăn về môi trường làm việc ở hiện tại. Ngược lại, nếu sau khi đặt lên bàn cân, bạn thấy bạn không có quá nhiều lý do quan trọng để ở lại, hoàn toàn có thể ra đi, tìm bến đỗ mới thay vì hao tổn thời gian, tâm trí và sức lực cho một môi trường không phù hợp, thậm chí độc hại.

Vậy, làm sao để có thể đánh giá và tự trả lời câu hỏi: Bạn có còn lý do để cố gắng ở lại và vượt qua?

Mình có hai gợi ý cho bạn, đó là: 

Thứ nhất, hãy quay trở lại điểm bắt đầu.

Khi lựa chọn công ty hiện tại, hẳn bạn có những lý do của mình. Vì sao trước đây bạn quyết định lựa chọn công ty này chứ không phải nơi nào khác? Vì nơi này mặt bằng lương tốt nhất, là công ty uy tín trong ngành, hay vì ở đây bạn sẽ được làm nhiều việc khó để nâng cao chuyên môn? Đây là công ty lớn khiến bạn cảm thấy ổn định, hay là công ty nhỏ đang trên đà phát triển nên chứa đựng nhiều cơ hội thăng tiến?

Chúng ta thường chỉ giữ được sự phấn khích trong một thời gian rất ngắn sau khi nhận được phần thưởng hoặc sự thay đổi. Đôi khi chúng ta rơi vào trạng thái chán ghét một thứ mình từng mơ ước, rất nhanh sau khi sở hữu nó. Ban đầu dù mong muốn có được công việc đó, nhưng sau một thời gian, khi đã quen thuộc, ta chỉ còn nhìn thấy những điều tiêu cực, quên đi những ưu điểm từng khiến mình mơ ước. 

Vì thế, lời khuyên đầu tiên của mình là: Hãy quay lại điểm bắt đầu, tự hỏi mình vì sao từng chọn nơi này?

Thứ hai, bạn hãy xác định MỘT mối ưu tiên hàng đầu ở thời điểm hiện tại đối với công việc. 

Đặc điểm gì là điều tiên quyết ở một công việc sẽ khiến bạn lựa chọn? Và, công việc hiện tại có còn đáp ứng được điều đó hay ko? 

Để lấy ví dụ cho việc này, mình sẽ kể cho bạn chuyện của một người bạn mình. Bạn ấy cách đây vài năm đang làm việc ở một cty nhà nước, công việc khá nhàn, thời gian thoải mái. Nhưng cũng vì ít việc, đơn giản, lặp đi lặp lại nên bạn mình thấy chán, không có sự tiến bộ và lương thấp. Bạn ấy rất muốn nghỉ và tìm công việc mới. 

Nhưng khi ngồi xuống, suy nghĩ kỹ về ưu tiên số một ở công việc thời điểm đó, bạn ấy thấy công việc không quá bận, thời gian thoải mái là quan trọng nhất vì vừa đi làm lại sau thời gian nghỉ sinh, con còn nhỏ, hai vợ chồng lại ko có người phụ giúp. Một công việc quen thuộc, không quá bận rộn, được về sớm chăm sóc con là điều quan trọng nhất. 

Bạn ấy quyết định tạm thời chưa chuyển việc, tranh thủ học thêm, trau dồi chuyên môn và tiếng Anh và chuyển công việc mới sau đó một năm, khi tình hình gia đình đã ổn định hơn. 

Tại mỗi thời điểm trong cuộc đời, chúng ta sẽ có các tiêu chí ưu tiên trong công việc khác nhau và cần xác định rõ công việc hiện tại có đáp ứng được tiêu chí quan trọng nhất đó không? Chỉ khi xác định được điều này, chúng ta mới có thể bớt mông lung và đưa ra được quyết định hợp lý. 

2 – BÍ KÍP “SỐNG SÓT NƠI CÔNG SỞ”.

Nếu bạn chọn ở lại công ty hiện tại, dưới đây là một số bí kíp để “sống sót nơi công sở” mình đã đúc kết sau rất nhiều “kinh nghiệm xương máu”: 

Thứ nhất, dù thế nào, cũng hãy cố gắng hoàn thành nhiệm vụ của mình. 

Lời khuyên này có lẽ ngay bây giờ có thể khiến bạn thấy nản lòng, bởi vì rõ ràng là bạn đang ko được sếp hướng dẫn tạo điều kiện, ko được đồng nghiệp hỗ trợ. Nhưng dù như thế, cũng hay coi đây là điều quan trọng nhất để tập trung vào. Bởi vì kết quả công việc, luôn là tấm khiên chắn hữu hiệu nhất, nếu ko muốn nói là duy nhất để bảo vệ bạn nơi công sở. Nếu không thể xuất sắc, thì cũng hãy làm “tròn vai”. Dù lãnh đạo trực tiếp đôi lúc không công nhận thành quả của bạn, hãy yên tâm là luôn có nhiều người khác nhìn thấy nỗ lực bạn đã đặt vào công việc. Cũng chỉ có vậy, mới khiến bạn cảm thấy yên tâm, ko áy náy, thoải mái khi tan làm trở về nhà. 

Thứ hai, chúng ta đều phải hiểu rằng, khi đi làm, dù là sếp hay nhân viên, hầu như mọi người đều chỉ quan tâm đến công việc của chính mình. Vì thế, sẽ là rất may mắn nếu chúng ta có được một người sếp “trong mơ”, giỏi chuyên môn, tôn trọng, thấu hiểu, đào tạo tốt. Nhưng thực tế, tỷ lệ gặp được quản lý trực tiếp như vậy rất hiếm. Bản thân mình đã tự thống kê, mình chỉ có 10% quản lý trực tiếp tốt, có ảnh hưởng tích cực đến mình, 40% ở mức trung bình, không tốt không xấu, và 50% là soi mói, khó chịu, gây áp lực vô lý. 

Có lúc mình không hiểu mình gây ra tội lỗi gì mà bị đối xử như vậy. Nhưng sau này khi đã làm quản lý của hàng chục, hàng trăm người, mình mới hiểu thực ra mọi thứ không kinh khủng như mình nghĩ. Làm quản lý có nhiều áp lực khác với nhân viên. Hơn nữa, không phải ai cũng biết cách thể hiện sự hỗ trợ và tôn trọng nhân viên. Đôi khi họ muốn làm vậy, nhưng không tinh ý, nhạy cảm, hoặc thiếu kỹ năng, nên dễ làm nhân viên hiểu theo ý tiêu cực. 

Điều quan trọng nhất là, sếp không có nghĩa vụ phải giúp nhân viên tốt lên. Họ nên như thế, và người sếp có năng lực và tâm huyết, họ sẽ cố gắng làm vậy, nhưng đó không phải một nghĩa vụ bắt buộc và vì thế, chúng ta không nên trông chờ vào điều đó. 

Thứ ba, đừng tham gia vào những cuộc bàn luận, nói xấu sếp và đồng nghiệp ở nơi công sở. 

Mình nhận thấy đây là điều thường gặp nhất ở nơi công sở. Thật lòng mà nói, trong quá khứ là mình cũng từng có giai đoạn như thế. Nhưng xin hãy tin lời khuyên “xương máu” này của mình: Đừng nói xấu ai nơi công sở, nhất là lãnh đạo. Việc này không mang lại bất cứ lợi ích nào cho bạn, chỉ tạo nên những điều tiêu cực.

Mình nhận thấy, ba hậu quả lớn nhất của thói quen tụ tập bàn tán xì xầm nói xấu nơi công sở là: 

Mất thời gian. Một ngày đi làm tám tiếng là quãng thời gian rất quý giá với chúng ta. Chỉ vài cuộc nhắn tin qua lại, “buôn chuyện” nói xấu người này người kia, chúng ta sẽ nhanh chóng đánh mất 8 tiếng quý giá ấy. Thời gian trôi qua không thể lấy lại được. 

Với 8 tiếng, bạn có thể tập trung làm việc, tạo ra nhiều giá trị, có thể tranh thủ học, tìm hiểu thêm để nâng cao chuyên môn, ngoại ngữ. Đôi khi, bạn có thể dành 30 phút cho mình, pha một cốc cà phê và ngồi thoải mái để thư giãn, hoặc đi lại xung quanh vận động một chút sẽ hữu ích hơn nhiều việc ngồi chỗ này chỗ kia nói xấu và bàn tán về người khác. 

Những lời bạn đang nói hoặc đang nghe, chắc chắn sẽ đến tai người bị nói xấu. Và điều này thực sự chỉ có hại cho bạn, chắc chắn ko mang lại lợi ích nào. Chưa kể, những gì bạn nhìn thấy, hoặc nghe được về người đó, có thể rất phiến diện, không đúng với bản chất hành động hoặc con người họ. Trong trường hợp này, bạn đã bỏ qua cơ hội hiểu hơn về họ, và biết đâu, thấu hiểu đồng cảm với họ thay vì ngay lập tức đặt mình vào trạng thái đối nghịch với họ. 

Mất tập trung vào mục tiêu chính của mình. Bạn ở công ty vì muốn rèn luyện chuyên môn, nỗ lực tìm cơ hội phát triển nghề nghiệp, kiếm tiền, hay muốn có sự ổn định để dành thời gian cho gia đình … Hãy tập trung vào điều đó, đừng quên nó. Bởi nếu bạn bị xao nhãng, bị cuốn theo những “drama” công sở, sau một thời gian, một năm, ba năm, năm năm nhìn lại, có khi bạn sẽ nhìn thấy bản thân mình không có bước phát triển nào đáng kể,  tương xứng với thời gian đã qua. Chúng ta sẽ bỏ lỡ rất nhiều cơ hội quý sau này với lý do gốc rễ là bởi đã quá sa đà vào guồng xoáy của môi trường công sở. 

Đó là những tác hại lớn nhất của việc tham gia vào các cuộc bàn tán, nói xấu sếp và đồng nghiệp ở công sở. Kinh nghiệm xương máu của mình chỉ gói gọn trong ba từ: Hãy tránh xa!

***

Mình hy vọng những chia sẻ này của mình hữu ích với bạn. Mình rất mong chúng ta sẽ ngày càng phát triển tốt trong công việc, luôn hướng sự tập trung vào những điều giá trị cho sự nghiệp và cuộc sống của mình. Những “drama” nơi công sở, có lẽ có một số người thấy thích thú, nhưng bản thân mình thì không. Theo mình, để có một tâm trí an yên, bình thản, cùng sự tập trung tốt, chúng ta tránh càng xa nó càng tốt. 

Chúc bạn một ngày nhiều niềm vui.

Tố Uyên.

Mặc dù đúng là có những người trở thành PM từ những nền tảng như vậy, nhưng chỉ là số ít. Trong bài viết này, mình sẽ chia sẻ về ba “con đường” để trở thành một quản lý dự án ngành từ những xuất phát điểm khác nhau, và cách hữu hiệu nhất để sớm bước đi vững chắc trên con đường ấy.

1 –  Người đang làm trong ngành công nghệ nhưng ở các vai trò không phải PM

Một tỷ lệ lớn các PM công nghệ có xuất phát điểm từ một vai trò khác, ví dụ như người xây dựng sản phẩm phần mềm (developer/coder), nhân viên kiểm thử (tester), phân tích nghiệp vụ (business analyst - BA). Những người này có thuận lợi là đã vun đắp được nền tảng hiểu biết về ngành, hiểu về quy trình và các nguyên tắc, nhiệm vụ của các vị trí thành phần trong đội nhóm. Do đó, việc chuyển sang làm PM sẽ khá thuận lợi. 

Để quá trình này diễn ra suôn sẻ, theo mình cần chú ý những điều sau: 

• Nỗ lực ở vị trí hiện tại để đi lên các vị trí trưởng nhóm, trước khi chuyển sang làm PM: Do công việc chính của PM là quản lý, do đó nếu bạn đã có kinh nghiệm và góc nhìn quản lý trong vị trí mình đang làm, sẽ là thuận lợi lớn. Hơn nữa, các công ty thường đánh giá cao và tạo điều kiện cho các trưởng nhóm developer, tester, BA được chuyển dần sang làm PM, rất ít cơ hội cho các bạn chưa lên đến vị trí trưởng nhóm do chưa có kinh nghiệm và hình dung về vị trí quản lý. 

• Bắt đầu thử nghiệm với dự án quy mô nhỏ xem mình có phù hợp không: Vì làm quản lý dự án có những đặc thù rất khác so với các công việc chuyên môn khác trong đội nhóm , mình khuyên bạn nên thử nghiệm với một dự án nhỏ, để xem mình có thực sự thích công việc này không trước khi quyết định thực sự thay đổi. 

• Học và thi ít nhất một chứng chỉ quản lý dự án chuyên nghiệp: Mỗi công ty có quy trình và cách làm dự án khác nhau, tùy thuộc vào văn hóa và thói quen ở đó. Tuy vậy, để hiểu về bức tranh toàn cảnh và những kinh nghiệm cũng như mô hình đã thành công trên thế giới, bạn nên học và thi ít nhất một chứng chỉ quản lý dự án chuyên nghiệp. Có chứng chỉ này, bạn không những tăng sức cạnh tranh của mình cho cơ hội trở thành quản lý dự án ở công ty mình đang làm, còn có nhiều lợi thế nếu chuyển sang công ty khác trong tương lai. Ngay cả khi bạn không lựa chọn trở thành quản lý dự án mà tiếp tục với vị trí chuyên môn hiện tại, chứng chỉ này vẫn rất giá trị đối với sự nghiệp của bạn. 

Mình đã kể về hành trình học hỏi và chinh phục những chứng chỉ quan trọng về quản lý dự án ở bài viết dưới đây:

Hành trình chinh phục ba chứng chỉ cao nhất về quản lý dự án.

• Rèn luyện kỹ năng ngoại ngữ, đặc biệt là khả năng giao tiếp “thực chiến”: Do hiện nay các công ty công nghệ đều chủ yếu làm việc với các đối tác nước ngoài (Nhật, Hàn Quốc, Mỹ, và nhiều nước khác). Do đó, việc thành thạo ngoại ngữ trở thành yếu tố quan trọng, đặc biệt với vị trí PM, thường là đầu mối trao đổi thông tin giữa khách hàng/đối tác với đội nhóm nội bộ. Không phải chỉ cần đọc hiểu, mà còn cần nghe nói tốt và giao tiếp tự tin, trôi chảy. 

Bản thân mình từng vật lộn với khó khăn này, khi bắt đầu với xuất phát điểm thấp và nhiều khó khăn để trở nên thành thạo với tiếng Anh, sau một thời gian dài học hỏi trên Internet và khóa học Cambly. Bạn có thể đọc thêm về hành trình này của mình ở các bài viết dưới đây:

Làm sao để giao tiếp tiếng Anh tốt với xuất phát điểm “I’m fine, thank you”? 

2 – Người đang làm việc trong ngành khác

Những năm gần đây, các ngành công nghệ nói chung và phát triển phần mềm nói riêng, nhận được rất nhiều sự quan tâm của nhiều người, đặc biệt sau giai đoạn phát triển vượt bậc qua 2 năm của dịch Covid-19. Trên các diễn đàn về quản lý dự án, thường xuyên có câu hỏi của những người làm trong các ngành khác, mong muốn chuyển sang ngành công nghệ, nhất là để làm quản lý dự án. 

Theo mình, điều này là hoàn toàn khả thi. Chính mình cũng từng chuyển từ ngành viễn thông sang phần mềm. Từ trải nghiệm của mình, mình có một số gợi ý như sau:

• Nên tìm cơ hội làm PM hoặc một số phần việc của một PM ở trong ngành bạn đang làm, trước khi chuyển sang làm phần mềm: Các công ty công nghệ ít khi muốn tuyển một người chưa từng làm quản lý dự án ở bất cứ ngành nào vào làm PM. Vì thế, bạn hãy tìm cách để được làm vai trò này, hoặc ít nhất là một số việc thuộc vai trò PM ở công ty hoặc ngành của bạn, ví dụ như lập kế hoạch, quản lý nhân sự, đảm bảo chất lượng…

Ví dụ, nếu bạn đang làm ngành xây dựng, hãy thu lượm cho mình kinh nghiệm làm dự án xây dựng, các công đoạn của một dự án, tham gia một số hoạt động xác định mục tiêu, phạm vi công việc, lập kế hoạch và theo dõi tiến độ… Những điều này giúp bạn phần nào có hình dung về công việc quản lý dự án, cũng là “vốn liếng” để bạn chuyển sang làm PM công nghệ sau này. 

• Học và tìm hiểu về phát triển phần mềm: Dù làm ở vị trí nào trong đội nhóm phát triển phần mềm, bạn cũng cần có hiểu biết căn bản về ngành. Ví dụ như: biết cách sử dụng mức độ cơ bản về 1 – 2 ngôn ngữ lập trình đang thịnh hành (Java, .Net, NodeJS…), biết về kiểm thử (manual và automation), biết về phân tích nghiệp vụ (BA)…

Bạn có thể dễ dàng tìm thấy những hiểu biết này từ một khóa học nào đó của các trung tâm đào tạo, hoặc một cách dễ dàng hơn là tìm trên các nền tảng online như Udemy, Coursera… Đây đều là những nền tảng chất lượng và uy tín, với các khóa học dành cho MỌI ĐỐI TƯỢNG, TRÌNH ĐỘ, có thể miễn phí hoặc có phí (khá thấp so với giá trị). Sau khi học xong, bạn còn được cấp bằng (với khóa có phí), và bằng cấp này có thể khai báo trong các hồ sơ cá nhân khi xin việc hoặc trên mạng xã hội nghề nghiệp như Linkedin chẳng hạn. 

• Cũng giống như đối tượng số 1, bạn sẽ nâng mức cạnh tranh của mình lên cao hơn nhiều nếu sở hữu ít nhất một chứng chỉ quản lý dự án chuyên nghiệp, ví dụ như PMP, PMI-ACP, đồng thời chuẩn bị cho mình những kiến thức nền tảng cần thiết để thực sự trở thành một PM; và có khả năng sử dụng tiếng Anh thành thạo. 

3 – Sinh viên mới ra trường

Với sinh viên mới ra trường, nếu bạn tốt nghiệp ngành phần mềm hoặc công nghệ, thì chúc mừng bạn, bạn đã có một lợi thế lớn. Nhưng nếu bạn tốt nghiệp một ngành khác không liên quan, ví dụ kinh tế, tài chính… thì đừng lo lắng. Bạn vẫn có thể tìm được cho mình con đường để trở thành quản lý dự án công nghệ nếu thực hiện theo những lời khuyên dưới đây của mình: 

• Bồi đắp những kỹ năng tổ chức, quản lý ngay từ khi còn học đại học, bằng cách tham gia các hội nhóm, câu lạc bộ. Những kinh nghiệm này rất đáng quý khi bạn mới bước vào thị trường lao động, giúp bạn trở nên nổi bật so với các ứng viên khác, đặc biệt hữu ích với vị trí quản lý dự án. 

• Nâng cấp khả năng giao tiếp ngoại ngữ lên mức CỰC KỲ TRÔI CHẢY. Khi còn học đại học, bạn có nhiều thời gian hơn so với sau này khi đã đi làm, do đó, hãy tận dụng thời gian này để nâng tầm ngoại ngữ của mình lên mức tốt nhất có thể. Công ty mình từng tuyển những PM trẻ, mới ra trường dù biết các bạn chưa có kinh nghiệm, nhưng vì các bạn ấy có tiếng Anh QUÁ TỐT – điều rất hiếm ở thế hệ trước: 7x, 8x và đầu 9x. 

• Dành thời gian học hỏi về ngành công nghệ và nghề quản lý dự án bằng cách học và thi chứng chỉ quản lý dự án chuyên nghiệp như PMP, PMI-ACP. Không hẳn cứ học và thi xong chứng chỉ này là chắc chắn bạn sẽ trở thành PM tốt, nhưng đó là bằng chứng cho nhà tuyển dụng tin rằng bạn có cam kết với lựa chọn nghề nghiệp của mình – một điều rất quan trọng để bạn được lựa chọn. 

Tóm lại, dù bạn đang làm ngành gì hay ở vị trí nào, có bao nhiêu năm kinh nghiệm, nếu bạn thực sự muốn trở thành một PM ngành công nghệ, cơ hội luôn mở cửa với bạn. Trong đó, ngoài việc tìm kiếm những cơ hội để trải nghiệm công việc này trước khi thực sự bước vào, việc rèn luyện tiếng Anh, đặc biệt là giao tiếp thành thạo và học, thi ít nhất một chứng chỉ quản lý dự án chuyên nghiệp là hai điều luôn cần thiết và mang lại giá trị lớn cho sức cạnh tranh của bạn. 

Mình hy vọng bài viết này đã mang tới cho bạn một số gợi ý về con đường để trở thành PM ngành công nghệ. 

Chúc bạn một ngày vui!

Tố Uyên. 

Không! Đây là một bộ phim y khoa, xoay quanh các bác sỹ ở một bệnh viện nhỏ vùng nông thôn. Và, biểu tượng của tất cả những gì tinh túy nhất từ chữ “lãnh đạo” mà mình học được, là từ một người đàn ông trung niên – bác sỹ phẫu thuật – một người thầy. 

Và đây là những bài học lớn nhất về một người lãnh đạo thực thụ mà mình có thể hình dung – tất cả đều được thể hiện qua nhân vật Bác sỹ Kim Sa Bu (sư phụ Kim) trong bộ phim đã sản xuất tới 3 phần – “Người thầy y đức” (Dr. Romantic).

Sống và làm việc có nguyên tắc – Luôn giữ vững nguyên tắc ấy dù trong hoàn cảnh nào.

Bác sỹ Kim Sa Bu luôn đặt bệnh nhân lên trên hết, nếu ai đó mang sức khỏe và tính mạng bệnh nhân ra để làm quân bài trao đổi chính trị, hoặc một bác sỹ nào đó xao lãng việc chăm sóc bệnh nhân vì bất cứ lý do gì, đều sẽ phải nhận sự chỉ trích và “chỉnh đốn” ngay lập tức, thậm chí “tuyên chiến” không hề nao núng. 

Ông đã nói với học trò của mình khi cậu phá bỏ nguyên tắc nghề nghiệp, không chụp cắt lớp, không kiểm tra kỹ tiền sử bệnh của bệnh nhân trước khi phẫu thuật: “Đã là nguyên tắc, phải bất di bất dịch trong mọi hoàn cảnh. Thay đổi ý kiến dựa theo con người và hoàn cảnh đâu phải nguyên tắc, mà là cái cớ. Cậu không được bẻ cong nguyên tắc theo tình hình”. 

Việc giữ vững những nguyên tắc cốt lõi liên quan tới đạo đức nghề nghiệp, và ứng xử linh động ở những vấn đề nằm ngoài nguyên tắc này là một nghệ thuật khó khăn đối với mỗi người, dù ở vị trí nào trong công việc và cuộc sống, không chỉ những người lãnh đạo. 

Tìm thấy mặt tốt đẹp ở mỗi người xung quanh, và hỗ trợ để họ phát huy mặt tốt đẹp ấy.

Một đặc điểm chung ở những người học trò, đồng nghiệp của thầy Kim ở cả 3 phần phim đó là: Những con người ấy khi mới đến cạnh thầy, đầy những vết sẹo quá khứ, chua chát với cuộc đời, và bộc lộ những phần tính cách tổn thương nhất của mình. 

Họ cãi cọ, ghen tức, khó chịu với thầy và những người xung quanh. Có người thậm chí… đánh luôn cả thầy! Nhưng thầy Kim, luôn nhìn tất cả với ánh mắt bao dung bởi thầy tin rằng họ chỉ đang có chút lầm đường, “giơ nanh vuốt” bởi bản năng phòng vệ sau rất nhiều biến cố đau khổ của cuộc đời. 

Ở bên thầy, dần dần họ được khích lệ, động viên, nhìn nhận sau mỗi thành công nhỏ bé. Một cậu bác sỹ trẻ từng bỏ làm đi… chơi điện tử, đến một ngày cậu dám đứng trước họng súng của kẻ gây rối để bảo vệ bệnh nhân mà chính cậu vừa vất vả cứu lại từ tay tử thần. Sau đó, bác sỹ Kim đã nói với cậu: 

“Ai cũng có câu chuyện “khi tôi bằng tuổi cậu” của riêng mình. Tôi sẽ không đứng đây hôm nay nếu không có những trải nghiệm đó. Vậy nên, hãy ghi nhớ trong đầu nhé. Hôm nay sẽ là một trong số những câu chuyện “khi tôi bằng tuổi cậu” của cậu đấy”. 

Kiên định – là chiếc “neo” cho cả tập thể khi đứng trước sóng gió.

Bệnh viện Doldam mà thầy Kim làm việc, từng có lần rơi vào nguy cơ bị đóng cửa do chỉ đạo vô lý của cấp trên. Trong khi tất cả mọi người hoang mang, buồn chán, thậm chí không muốn làm công việc của mình, thầy đã nói: 

“Tôi đây, không định để bệnh viện đóng cửa. Giống như hôm qua, tôi sẽ ở đây hôm nay rồi đến ngày mai, chờ những bệnh nhân đang cần tôi giúp đỡ. Đó là quyết định của tôi. Thế nên là, cứ làm việc bình thường như chúng ta vẫn làm, tập trung vào bệnh nhân”.

Sau tình huống này, người học trò của thầy đã có một dòng suy ngẫm mà mình tâm đắc: “Sự kháng cự mạnh mẽ nhất thế giới là ngoan cường hoàn thành nhiệm vụ bất kể hoàn cảnh có thế nào đi nữa”.

Bình tĩnh, kiểm soát cảm xúc tốt để tập trung vào điều quan trọng.

Ở đoạn cuối phần 3, thầy Kim bước vào một cuộc phẫu thuật mà những học trò của mình đang thực hiện nhằm giải quyết một vấn đề khó, và giúp cuộc phẫu thuật ấy có thể kết thúc nhanh chóng. Lý do của sự vội vã này chỉ được thầy tiết lộ khi các khâu đã hoàn thành gần hết. Đó là bởi vì… bệnh viện sắp chìm trong biển lửa do đám cháy rừng lan đến. Mọi người đã sơ tán gần hết, chỉ còn nhóm phẫu thuật này. 

Họ phải thật nhanh kết thúc công việc để cùng bệnh nhân lên xe di chuyển. 

Dù trong hoàn cảnh ngàn cân treo sợi tóc như thế, nhưng người thầy không hề nao núng bước vào phòng phẫu thuật, thực hiện chính xác những thao tác chuyên môn phức tạp, và động viên học trò của mình hoàn thành nhiệm vụ thật nhanh rồi mới nói với mọi người điều cần phải nói. 

Dung hòa tập thể, khiến mọi người có cảm giác “thuộc về”.

Điều mình luôn tìm kiếm khi làm việc ở bất cứ đâu, cũng là một trong những mục tiêu của mình với mỗi đội nhóm, đó là làm sao để mình và mọi người có được cảm giác “thuộc về”. Bạn có từng cảm thấy lạc lõng giữa những đồng nghiệp của mình không? Thấy dường như mình đứng bên lề của tập thể. Không ai quan tâm đến mình, mà dường như cũng chẳng ai cần mình phải quan tâm? Khi ấy, mỗi ngày đi làm trở nên “tạm bợ”. 

Thú thực, đã có lần mình xin nghỉ việc, chỉ bởi dù đã rất cố gắng, vẫn cảm thấy mình không “thuộc về”. Điều này thật khó để giải thích sao cho tường tận, nhưng cảm giác “thuộc về” đó, mình tin ai cũng từng tìm kiếm. Chính nó, là thứ sức hút mạnh mẽ nhất giữ chân một người. 

Xuyên suốt 3 phần với hàng chục tập phim, điều rõ nét nhất mà người xem có thể nhận ra như “thành quả” của thầy Kim, đó là khả năng thu hút và cảm hóa bằng sự chân thành, khiến những y bác sỹ đến bệnh viện Doldam nhỏ bé đều có cảm giác thuộc về nơi ấy. 

Khi bác sỹ Kim đứng tần ngần trước khi phải sơ tán vì nguy cơ cháy rừng lan đến, ngắm nhìn bệnh viện tâm huyết của mình có thể biến mất trong phút chốc biến mất, một y tá kỳ cựu của bệnh viện đã nói với ông: “Trọng lực của anh đã kéo mọi người đến đây, thầy Kim ạ. Dù cháy rừng có lan đến đây, và bệnh viện Doldam có cháy thành tro, thì cả đội Doldam sẽ còn mãi, miễn là có trọng lực của anh ở xung quanh.”

—

Mọi người thường nghĩ về chữ “lãnh đạo” như điều gì đó xa vời, chỉ dành cho người đã ở vị thế cao trong công việc và xã hội, đã có chức quyền. Nhưng thực ra, lãnh đạo còn có những phạm vi gần gũi hơn nhiều, mà gần gũi nhất là “lãnh đạo bản thân”. Dù không có bất cứ chức danh nào, mỗi người vẫn có thể tạo nên ảnh hưởng tốt tới người xung quanh, mang lại niềm tin, chỗ dựa, và hy vọng cho người khác. Đó chính là lãnh đạo. 

Nếu bạn quan tâm tới chủ đề này, có thể tìm đọc 2 cuốn sách rất sát với những nội dung trên mình để link dưới comment. 

Cuốn sách Người lãnh đạo không chức danh: https://shope.ee/9zTK8XuWyq

Cuốn sách Chính Bắc: https://shope.ee/8zaY9GmXhp

Cảm ơn bạn,

Tố Uyên. 

Subscribe now

Đôi khi trong cuộc sống và sự nghiệp, chúng ta có thể vì những áp lực phải học thật nhiều điều mới, thể hiện những kiến thức hoặc kỹ năng ở trình độ cao, mà quên mất điều quan trọng nhất – cái “gốc” nằm ở những kỹ năng cực kỳ căn bản. Nếu bỏ quên những kỹ năng này, cũng giống như ta xây một căn nhà lại quá quan tâm đến phần trang trí cầu kỳ mà bỏ qua phần nền móng vững chắc vốn không ai nhìn thấy. 

Một trong những chương trình truyền hình thực tế mình yêu thích nhất là Vua đầu bếp – Masterchef (bản Mỹ). Đó là một chương trình thú vị, được dẫn dắt bởi những vị bếp trưởng nổi tiếng, nhằm tìm ra những tài năng trong lĩnh vực nấu ăn. Họ đến từ việc nấu những bữa cơm gia đình, sau đó được rèn giũa, thử thách, để giành lấy danh hiệu Vua đầu bếp với nhiều giải thưởng danh giá. Mỗi mùa gồm nhiều tập, qua từng tập sẽ loại dần các thí sinh, chỉ giữ lại những người xuất sắc nhất. 

Tập đầu tiên của mỗi mùa, sau khi chọn lọc từ khắp nước Mỹ được khoảng 30 người, các giám khảo thường chưa đưa ra yêu cầu thí sinh phải nấu những món ăn cầu kỳ, mà bắt đầu bằng việc kiểm tra các kỹ năng cơ bản như: dùng dao (thái hành tây, táo), nấu trứng (luộc, ốp la), đập trứng không vỡ lòng đỏ… 

Chỉ với bài kiểm tra có vẻ cực kỳ đơn giản này, các vị giám khảo ngay lập tức chọn lọc được những thí sinh tiềm năng nhất, có kỹ năng thuần thục nhất – nền tảng quan trọng trước khi nghĩ đến bất cứ món ăn nào. 

Một ví dụ khác của phương pháp chọn lọc bằng kỹ năng cơ bản khiến mình rất ấn tượng, đó là trong truyện Harry Potter. Khi Harry trở thành đội trưởng đội Quidditch và phải chọn ra những thành viên cho đội mình giữa hàng chục ứng cử viên, cậu đã thực hiện bài kiểm tra kỹ năng cơ bản nhất của môn thể thao này: sử dụng chổi bay. Bằng cách đó, cậu loại được hơn 2/3 số lượng ứng viên – những người chưa thành thục kỹ năng cơ bản nhất. 

Liên hệ tới công việc quản lý dự án của mình, mỗi khi phỏng vấn ứng viên, trước khi đánh giá về hiểu biết và kinh nghiệm chuyên môn, điều đầu tiên mình thường quan sát và tìm kiếm, đó là khả năng giao tiếp và biểu đạt của người đó.

Vai trò chính của một PM (project manager – quản lý dự án) là đứng ở trung tâm của không chỉ dự án của mình, mà còn là cầu nối giữa dự án với cấp trên, đối tác, khách hàng, các phòng ban trong tổ chức… Do đó, điều đầu tiên, rất cơ bản nhưng cần thiết với mỗi PM, đó là khả năng lắng nghe, nắm bắt ý nghĩa trong lời nói của người khác, và biểu đạt rõ ràng, rành mạch điều mình muốn thể hiện. 

Mỗi ngành nghề đề yêu cầu bộ kỹ năng khác nhau. Nhưng từ trải nghiệm của mình, có một số kỹ năng nền tảng mà mình cho rằng cần thiết với hầu hết các lĩnh vực, giống như kỹ năng dùng dao thuần thục dù là đầu bếp chuyên nấu món Á hay món Âu, kỹ năng bay bằng chổi dù chơi ở vị trí nào trên sân Quidditch vậy.

1 – Kỹ năng diễn đạt rành mạch

Trong công việc mình từng gặp một số bạn, có khả năng chuyên môn rất tốt, nhưng luôn gặp khó khăn khi nói ra suy nghĩ của mình cho người khác hiểu. Thiếu kỹ năng diễn đạt, bạn sẽ gặp khó khăn khi cần giải thích cách bạn làm, nhận xét về sản phẩm, hoặc đưa ra thắc mắc, dù có thể bạn nắm chắc chuyên môn.

Trường hợp này, bạn ấy vẫn có thể làm việc tốt, nếu gặp được lãnh đạo hoặc đồng nghiệp rất kiên nhẫn và tinh ý, có thể hiểu ý của bạn; hoặc thuận lợi hơn nếu làm việc lâu ở một công ty, khi những người xung quanh đều đã hiểu phong cách của bạn. 

Nhưng trong hầu hết các trường hợp còn lại, không có kỹ năng diễn đạt rành mạch là một bất lợi lớn, dù bạn làm việc trong ngành nào. Để rèn luyện kỹ năng này, cách tốt nhất là bạn trao đổi với gia đình, bạn bè, đồng nghiệp thân thiết về việc mình muốn cải thiện nó như thế nào để nhờ sự giúp đỡ. 

Bất cứ khi nào thấy bạn nói không rõ ý, họ có thể thoải mái phản hồi mà không lo bạn cảm thấy khó chịu hoặc tổn thương. Từ đó, bạn tìm những từ ngữ đơn giản, gần gũi, dễ hiểu hơn để cải thiện cách nói, tới khi nào người nghe hiểu rõ mới dừng. Có thể chỉ cần một người duy nhất đồng hành cùng với bạn, lắng nghe bạn trình bày về một vấn đề nào đó với mức độ phức tạp tăng dần, bạn sẽ nhận phản hồi của người đó, và chỉnh sửa. 

2 – Kỹ năng đọc hiểu

Một điều rất bất ngờ là, mình nhận thấy có những bạn có kỹ năng đọc hiểu không tốt – mặc dù đây là kỹ năng chúng ta thường mặc định sau khi đi làm tất cả mọi người đều thành thạo. 

Có những lần, một tài liệu rõ ràng, hoặc một email đã đầy đủ thông tin, nhưng có bạn phản hồi lại khiến người khác ngỡ ngàng tưởng chừng bạn ấy chưa hề đọc chúng. Thậm chí, bạn còn bị gán tội “không tập trung”, nặng hơn là “coi thường email của người khác”. Trong hầu hết các trường hợp, mình nghĩ nguyên nhân chính là do bạn đó chưa có kỹ năng đọc hiểu văn bản thành thục, không phải vì cố tình “đọc ẩu”. 

Việc đọc và hiểu văn bản là một kỹ năng cần rèn luyện – không phải ai cũng hiển nhiên làm được như chúng ta vẫn nghĩ. Đọc không hiểu đúng ý người viết, sẽ dẫn đến thông tin bạn có không chính xác, từ đó khiến điều bạn nghĩ, giải pháp bạn đưa ra, những gì bạn nói trở nên không xác đáng. 

Để rèn luyện kỹ năng này, có ba yếu tố chính mà mình nghĩ chúng ta cần quan tâm: Từ vựng, cấu trúc các thành phần trong câu, và đúc kết ý từ (các) đoạn. Nếu bạn từng thi lấy chứng chỉ tiếng Anh (Ielts, Toeic…), bạn sẽ thấy ba yếu tố này là những gì kỳ thi sẽ đánh giá người học. Nhưng, trong tiếng Việt, chúng ta ít để ý rèn luyện khi đã trưởng thành. 

Để rèn luyện kỹ năng đọc hiểu, không có cách nào khác ngoài xây dựng thói quen đọc sách mỗi ngày. Bạn có thể chỉ cần dành ra 20 – 30 phút để đọc sách, nhưng hãy thật tập trung, tay cầm bút dò theo đoạn đang đọc, đúc kết ý chính và viết lại, ghi thêm những suy luận và liên hệ của mình. Hãy coi như đây không chỉ là đọc để học hỏi từ sách, mà còn là rèn luyện khả năng đọc hiểu. 

Sau một thời gian, chắc chắn không những bạn sẽ nâng cao được kỹ năng đọc hiểu, mà tốc độ đọc của bạn dần dần cũng tăng lên một cách tự nhiên. Cứ bắt đầu với những cuốn “dễ đọc”, văn phong nhẹ nhàng, nội dung không phức tạp, tạo hứng thú cho bạn. Sau đó có thể tăng dần độ khó, đến những cuốn có hàm lượng thông tin lớn hơn, hoặc tài liệu chuyên môn phục vụ công việc. 

3 – Kỹ năng lắng nghe

Đây là một kỹ năng khó, cần sự rèn luyện lâu dài và liên tục mà chính mình cũng đang cố gắng cải thiện mỗi ngày. Theo mình,  “nghe” và “lắng nghe” là hai điều hoàn toàn khác nhau.

“Nghe”, tập trung vào mục tiêu của người nghe, thường là để lấy thông tin, cùng lúc với thầm đánh giá thông tin và thái độ của người đối thoại, và cố tình hoặc vô thức vạch ra cách thức sử dụng hoặc đối đáp lại những thông tin đó.

“Lắng nghe”, chuyển hoàn toàn sự chú ý sang người nói. Khi đó, người nghe thực sự muốn hiểu câu chuyện và điều người nói đang cố gắng diễn đạt, không phán xét, không có câu đối đáp nào “chực chờ” bật ra ngoài.

Nếu bạn là người nói, bạn sẽ dễ dàng cảm nhận được người đối diện mình có đang “lắng nghe” không hay chỉ đơn thuần là “nghe”, thậm chí trong đầu họ đã “soạn” sẵn điều họ muốn nói bất kể mình đang cố gắng thể hiện điều gì. 

Thật lòng, mình không có bí quyết hay lời khuyên nào để rèn luyện kỹ năng này. Hơn nữa, lắng nghe – là việc tập trung toàn bộ sự chú ý, bao gồm cả sự quan tâm, tôn trọng, tò mò… đối với người đang nói, dù đó là lãnh đạo, khách hàng, đồng nghiệp, bạn bè, bạn đời, hay con cái. Thật khó để cố gắng thể hiện những điều đó nếu bạn thực sự không muốn. 

Tuy vậy, mình có một vài “mẹo” nhỏ đang áp dụng rèn luyện kỹ năng lắng nghe: 

(1) Không sử dụng điện thoại khi người khác đang nói chuyện với mình. Không có điều gì gây xao lãng, mất lịch sự, và gây tổn thương hơn cho người khác hơn khi chúng ta chăm chú nhìn vào điện thoại lúc người khác đang trao đổi. 

(2) Hãy ghi lại những ý chính của cuộc nói chuyện, và các hành động tiếp sau đó nếu cần thiết, nhất là các cuộc trao đổi quan trọng. 

(3) Nếu chưa hiểu rõ ý của người nói hoặc nghe không rõ, bỏ lỡ vài từ hay vài câu, bạn hãy hỏi lại thay vì ngại ngần và tiếp tục gật gù như đang hiểu mọi điều. Hỏi lại ngay lúc đó, còn hơn là bỏ qua luôn những điều quan trọng.

 (4) Nếu ai đó muốn nói chuyện với bạn khi bạn đang bận, có công việc khác cần hoàn thành, hãy thẳng thắn nói điều đó. “Xin lỗi con, mẹ đang bận rồi”; “xin lỗi bạn, mình đang có cuộc họp online”, “để lát nữa nhé chị, em phải làm nốt báo cáo này”… Làm như vậy, bạn sẽ không khiến họ tổn thương. Nhưng nếu “đa nhiệm”, vừa làm việc của mình và vẫn cố gắng tỏ ra lắng nghe, bạn sẽ không làm tốt được bất cứ việc nào. 

(5) Khi không chắc chắn về điều mình muốn phản hồi, hãy im lặng. Chỉ cần bạn thể hiện sự chú tâm, điều đó đã có ý nghĩa lớn vô cùng, không nhất thiết phải luôn luôn có phản hồi. Đôi khi, điều người nói cần là ai đó lắng nghe họ, không phải họ đang tìm kiếm lời khuyên, động viên, hay hướng dẫn.

—

Thú thực, mình cũng không biết vì sao mình lại viết bài viết này, bởi những điều trên thực sự nghe có vẻ rất cơ bản, đơn giản, và bình thường. Có lẽ vì mình vừa mới xem lại mấy mùa Masterchef đầu tiên chăng?

Nhưng, đối với mình, những điều tưởng chừng đơn giản ấy, lại có ý nghĩa to lớn, và là nền tảng cho mọi hiểu biết, kinh nghiệm sau này mình có. Mình hy vọng, bài viết nhỏ này nhận được chút đồng cảm từ bạn. 

Chúc bạn một ngày vui!

Tố Uyên. 

Đôi khi, mình thường nghe nói rằng, năng lực làm việc thực tế mới là điều quan trọng, bằng cấp chứng chỉ không nói lên gì cả. Mình đồng ý với quan điểm này. Dù ở vị trí nào, công việc là gì, kết quả thực tế và thái độ làm việc vẫn là điều cốt yếu để chúng ta phát triển sự nghiệp. Nhưng, để có những cơ hội tốt tìm đến với mình, nâng cao khả năng được chọn để bước lên những vị trí hoặc môi trường làm việc tốt hơn, từ đó có dịp thể hiện thái độ làm việc và năng lực thực tế, thì việc có được những chứng chỉ quốc tế về chuyên môn hoặc ngoại ngữ, càng ngày càng trở nên quan trọng. 

Trong bài viết này, mình sẽ đưa ra những phân tích và kinh nghiệm của mình về tầm quan trọng của việc thi các chứng chỉ quốc tế, dù bạn đang làm việc trong lĩnh vực nào. 

Với trải nghiệm của một nhân viên và một người tuyển dụng; một người từng theo học và một giảng viên, mình phân tích dựa trên ba lý do khiến mỗi người nên học và thi các chứng chỉ quốc tế. 

1 – Kích hoạt tinh thần tự học dù bạn đang ở lứa tuổi nào.

Sự thực là, học xong cao đẳng, đại học và đi làm, thường là dấu mốc dừng lại việc học của nhiều người. Điều này rất dễ hiểu, bởi khi đã đi làm, quỹ thời gian của chúng ta trở nên eo hẹp. Có quá nhiều vấn đề cần giải quyết ở công sở và trong cuộc sống của một người trưởng thành. Nếu đã lập gia đình, ta còn phải đối mặt với những lo toan bộn bề và áp lực nhiều hơn nữa. Khi ấy, thời gian dành cho riêng mình để nghỉ ngơi sau một ngày dài mệt mỏi còn khó thu xếp được…

Trong guồng quay hối hả đó, nhiều người quên “cảm giác” của học tập. Sách, bút, tài liệu, thi cử, mục tiêu… dường như đã trở thành điều gì đó thật xa với. Lâu dần, ta tin rằng mình không còn khả năng học, “đọc rồi lại quên”, “học không vào đầu”, “kiến thức rơi rụng hết rồi”… hoặc khi gặp những vấn đề về sức khỏe và thời gian – đôi khi khiến ta đặt ưu tiên của việc học xuống quá thấp: “không có thời gian”, “bận lắm”, “mệt lắm”…

Trong hoàn cảnh đó, việc xác định mục tiêu học và thi một chứng chỉ, sẽ như đòn bẩy, giúp ta có cơ hội chiến thắng “quán tính”, “sức ỳ” đã lâu không còn đụng tới sách vở. Thực ra, việc đi học luôn rất vui, ở đó gặp những người bạn có hoàn cảnh và mục tiêu giống mình, những người thầy giỏi với nhiều kinh nghiệm thực tế… Và đặc biệt nhất, được gặp lại chính mình ở phiên bản chăm chỉ, lạc quan, vui vẻ từng bị “lạc” mất sau nhiều năm xuôi ngược kiếm sống. 

Lúc đầu thường rất khó khăn, dù bạn thi chứng chỉ chuyên môn, hay ngoại ngữ. Không dễ dàng gì tìm được vài tiếng đồng hồ mỗi tuần để học, khi vừa đi làm kiếm tiền, vừa chăm sóc gia đình. Sau một ngày dài, hoặc cả tuần làm việc vất vả, dành những giờ phút nghỉ ngơi hiếm hoi để ngồi học, đòi hỏi một sự hy sinh lớn. Nhưng chỉ cần vượt qua giai đoạn đầu, bạn sẽ ngỡ ngàng nhận thấy, thật ra mình vẫn có thể học, tư duy vẫn nhanh nhạy, và sự chăm chỉ học tập quả thật mang lại niềm vui không nhỏ. 

Động lực quan trọng nhất, có sức mạnh nhất vẫn luôn đến từ chính mình, thay vì áp lực nào đó từ bên ngoài. Có thể ban đầu, bạn đi học vì công ty cử đi học, hoặc vì bắt buộc phải học và thi để thăng tiến, chuyển việc, tìm cơ hội nghề nghiệp tốt hơn… Nhưng khi đã theo học, chính sự tự hào về bản thân, cảm giác phấn khích khi học thêm được kiến thức mới, và những mối quan hệ bạn bè trong lớp, đó là động lực bền vững để theo đuổi mục tiêu học tập. 

Quá trình học và thi chứng chỉ đầu tiên sau một thời gian dài rời trường đại học rất khó khăn. Nhưng khi đã vượt qua được điều đó, bạn sẽ vượt qua những rào cản, quán tính, sức ỳ, trở nên ham mê và sẵn sàng học hỏi thêm kiến thức từ nhiều nguồn khác như sách vở, Internet, và cuộc sống. 

2 – Chuẩn hóa hiểu biết và kinh nghiệm.

Trải nghiệm làm việc thực tế là điều quan trọng, có giá trị không gì thay thế được trong phát triển sự nghiệp của mỗi người. Tuy vậy, hiểu biết từ công việc hàng ngày giống như những mảnh ghép nhỏ, phụ thuộc vào công việc chúng ta được giao, đặc điểm văn hóa và cách vận hành của từng công ty. Điều này dẫn tới hiểu biết về ngành nghề của ta, hoặc chỉ gói gọn ở một (vài) góc nhỏ, dù đã làm rất lâu, hoặc chỉ làm theo thói quen mà không biết đâu mới là cách làm phổ biến nhất hoặc ưu việt nhất.

Khi đó, việc học các chứng chỉ quốc tế mang lại cơ hội cho ta thấy được bức tranh tổng thể về ngành nghề hoặc khía cạnh nào đó trong công việc đang làm; những cách làm phổ biến, hữu ích, giá trị nhất đang được áp dụng trên thế giới, lý do và ý nghĩa của chúng…

Kiến thức trong trường đại học là những điều rất căn bản, khi đi làm chúng ta có cơ hội hiểu về thực tế công việc cụ thể của mình, sau đó đi học tiếp các chứng chỉ này sẽ giúp ta “hiệu chỉnh”, củng cố thêm hiểu biết, mang tới cái nhìn tổng thể rộng mở. 

Nếu bạn gặp những điều không chắc chắn trong công việc, bạn có mong muốn phát triển tốt hơn cách thức và quy trình làm việc hiện tại, thì việc học một chứng chỉ chuyên môn có thể sẽ giúp bạn tìm thấy câu trả lời cho mình.

3 – Nâng cao sức cạnh tranh trong phát triển nghề nghiệp.

Muốn chứng minh khả năng làm việc hiệu quả của mình ở một tổ chức, công ty nào đó, bạn cần vượt qua cánh cửa của những nhà tuyển dụng. Ở đó, năng lực, kinh nghiệm, phỏng vấn… là những điều quan trọng bậc nhất. Nhưng khi có các chứng chỉ quốc tế, chuyên môn hoặc ngoại ngữ, đều mang tới cho bạn những lợi thế đáng kể so với các ứng viên khác, trên cả hai khía cạnh: Hiểu biết, và “độ đẹp” của hồ sơ. 

Hiện nay, hầu hết các ngành nghề đều có hệ thống chứng chỉ quốc tế riêng, được đảm bảo chất lượng bởi những tổ chức uy tín. Bên cạnh đó, ngoại ngữ đã trở thành điều không thể thiếu trong nhiều công việc. Học và thi đỗ các chứng chỉ chuyên môn, có khả năng ngoại ngữ tốt chắc chắn mang tới cho bạn những cơ hội ngày càng sáng giá hơn trên con đường sự nghiệp. 

Bạn có thể tìm thấy những yêu cầu này khi tìm kiếm thông tin tuyển dụng của vị trí mình đang làm, hoặc mong ước được làm trong tương lai trên Internet, để xác định được những chứng chỉ mình nên có, trình độ ngoại ngữ mình cần đạt được để có cơ hội nắm được những “công việc trong mơ” ấy. Từ đó, bạn sẽ xác định được lộ trình học và thi cho mình một cách thực tế và hiệu quả nhất. 

Mình luôn tin tưởng vào sức mạnh thay đổi số phận dựa vào giáo dục. Trong thời đại ngày nay, khi mọi người đều có cơ hội tiếp cận thông tin trên Internet, việc có thể học và thi bất cứ chứng chỉ quốc tế nào cần thiết là điều không quá khó khăn. Không ai có thể đảm bảo, nếu học và thi được một chứng chỉ nào đó, chúng ta chắc chắn có được sự thăng tiến trong công việc ra sao. Nhưng học, không bao giờ là vô ích. Quá trình học mang lại cho bạn hiểu biết, những mối quan hệ mới, và quan trọng nhất, là niềm tin vào bản thân, cùng “gia tốc” để tiếp tục học và nâng cao giá trị của chính mình. 

Sự học là việc suốt đời, học và thi các chứng chỉ quốc tế cũng không phải ngoại lệ. Mình hy vọng, bạn sẽ tìm thấy cảm hứng nào đó qua bài viết này, để bắt đầu khám phá phiên bản nhiệt huyết, chăm chỉ, kiên trì của mình – điều này thường vô tình bị quên lãng  sau quãng thời gian dài rời trường đại học. 

Chúc bạn thật nhiều sức khỏe, may mắn và thành công!

Tố Uyên. 

Trong hành trình sự nghiệp, từ một nhân viên, dần dần khi tích lũy được lượng kinh nghiệm nhất định và được ghi nhận, bạn sẽ có cơ hội thuận lợi, bắt đầu nắm giữ các vị trí lãnh đạo, từ trưởng nhóm, tới quản lý tầm trung, phụ trách từ vài ba thành viên, tới hàng chục, thậm chí hàng trăm người.

Lần đầu tiên trở thành người dẫn dắt – một leader, là trải nghiệm thật thú vị, hào hứng, nhưng cũng đi kèm rất nhiều lo lắng, băn khoăn. Không biết phải bắt đầu từ đâu, làm thế nào để quản lý người khác, làm sao để nhận được sự tôn trọng và đồng thuận từ các thành viên, làm sao để đánh giá thành quả của nhân viên một cách công tâm và chính xác?... 

Làm lãnh đạo, quản lý, là một hành trình dài, càng ngày càng phức tạp khi quy mô nhân sự bạn phụ trách tăng lên. Những gì mình viết trong bài này nhằm chia sẻ băn khoăn với bạn từ kinh nghiệm mình đã trải qua. Đó là những điều cơ bản nhất, không quá khó để thực hiện, nhưng lại có ý nghĩa lớn giúp quá trình trở thành leader của bạn có thể trở nên suôn sẻ hơn. 

1 – Thành thật về năng lực của bản thân

Một sai lầm thường gặp ở những người quản lý, đó là cố gắng tỏ ra mình hiểu mọi điều và luôn giỏi hơn các thành viên. Có lẽ điều đó đúng phần nào đó, nhưng luôn có những khía cạnh người quản lý không có kinh nghiệm và hiểu biết bằng nhân viên của mình. Và điều này là rất bình thường, bởi đâu có ai hoàn hảo, biết hết mọi thứ? 

Ở vị trí quản lý, có thể bạn sẽ nghĩ, nếu để nhân viên thấy mình không phải cái gì cũng biết, họ sẽ coi thường, không nghe chỉ đạo của mình. Thực tế, nhân viên rất nể phục người lãnh đạo giỏi chuyên môn, nhưng cũng vô cùng coi trọng cấp trên có thể đặt cái mình thấp xuống và lắng nghe, học hỏi từ nhân viên của mình. 

Thành thật về bản thân mình, thẳng thắn thừa nhận những vấn đề chưa biết hoặc chưa hiểu rõ, và sẵn sàng lắng nghe để học hỏi từ nhân viên sẽ mang lại cho bạn nhiều lợi ích thiết thực: 

• Bạn học được nhiều điều: Lợi ích này rất rõ ràng, bởi nếu tin rằng mình biết hết, hoặc cố gắng tỏ ra mình biết hết, bạn sẽ đánh mất cơ hội học hỏi và cải thiện năng lực, tăng cường hiểu biết của mình. Học từ những người xung quanh, gần gũi nhất, tiếp xúc thường xuyên nhất mỗi ngày, và ở trong cùng một dự án, đội nhóm, công ty, chính là cách học nhanh chóng, đơn giản, hiệu quả mà người quản lý không nên bỏ phí. 

• Nhân viên của bạn cảm thấy được tôn trọng, lắng nghe, thừa nhận năng lực: Điều này rất quan trọng để xây dựng không khí thoải mái, cầu thị, chia sẻ trong cả đội. Khi cảm thấy có đóng góp tích cực, mang lại thông tin và hiểu biết cho cả đội và người quản lý, nhân viên sẽ dần dần tự tin, sẵn sàng chia sẻ, và có động lực đóng góp nhiều hơn cho tổ chức. 

• Nâng cao chất lượng công việc, tránh sai sót cho cả đội: Nếu các thành viên trong đội đều biết điểm mạnh, điểm yếu của các thành viên, bao gồm cả người quản lý, họ sẽ có sự hỗ trợ tốt hơn cho nhau trong công việc, đảm bảo các sản phẩm làm ra đều được rà soát bởi những người phù hợp. Nếu người quản lý khẳng định rằng họ biết tất cả mọi thứ trong khi thực tế không phải vậy, họ sẽ luôn là người cuối cùng rà soát kết quả làm việc của cả nhóm. 

Ngược lại, khi bạn thừa nhận có những góc cạnh mình chưa thực sự nắm bắt được hoàn toàn và cần sự trợ giúp của nhân viên khác, họ sẽ làm hết sức mình để hỗ trợ, bởi không ai từ chối cơ hội được làm điều mình giỏi, giúp đỡ cho lãnh đạo và đội nhóm của mình, đồng thời thể hiện được năng lực bản thân. 

Nếu đây là lần đầu tiên bạn điều hành, quản lý một nhóm, bạn cũng nên thành thật chia sẻ điều đó với mọi người. Từ đó, các thành viên sẽ có kỳ vọng hợp lý với bạn, lựa chọn được cách làm việc, hỗ trợ nhau tốt hơn. Không có ai hoàn hảo, cũng không có ai biết hết tất cả mọi thứ, hoặc thành thạo các kỹ năng quản lý ngay từ lần đầu tiên nhận trọng trách này. Cứ thành thật, bạn sẽ không phải “gồng”, không cần cố gắng tỏ ra mình giỏi giang hơn hẳn mức độ thực tế. Và đôi khi, đó là điều quan trọng nhất nhân viên muốn nhìn thấy ở người quản lý của mình. 

2 – Thiết lập quy tắc chung cho đội nhóm/đơn vị của mình phụ trách

Những đội nhóm hoạt động lộn xộn, hay xảy ra sự cố nhất thường có “lý do gốc – route cause” do không thiết lập những quy tắc chung (ground rules) ngay từ đầu. Tâm lý của các thành viên là sẵn sàng tuân theo các quy định đã thống nhất từ đầu, nhưng rất khó chịu nếu bị đánh giá, chỉ trích không có căn cứ. 

Ví dụ, một bạn trong nhóm thường nộp sản phẩm muộn, có thể chỉ vài tiếng đồng hồ nhưng cũng làm chậm tiến độ chung, ảnh hưởng đến công việc của nhiều người khác. Nếu trong quy định chung của nhóm đã thống nhất, bất cứ thành viên nào nộp chậm, sẽ bị phạt về mức đánh giá, hoặc giảm tiền lương, thưởng ở mức nhất định, sẽ rất hiếm người vi phạm. Kể cả khi có ai đó phạm lỗi, bạn đó sẽ nhận hình phạt mà không có thắc mắc. 

Ngược lại, nếu điều đó chưa từng được bàn bạc, thống nhất từ đầu, sẽ không có căn cứ nào để người quản lý đưa ra các quyết định phạt, kỷ luật. Nhân viên rất dễ đưa ra các lý do hoặc lời biện hộ cho sự  sai, chậm của mình, bởi họ không hình dung được việc làm đó có ảnh hưởng ra sao tới tiến độ, chất lượng của toàn đội. 

Một số điều cần lưu ý khi thiết lập quy tắc chung như sau: 

-- Không nên có quá nhiều quy tắc, sẽ gây cảm giác nặng nề cho các thành viên, chỉ nên quy định những điều cơ bản về giờ giấc, cách giao tiếp trong đội, đầu mối trao đổi thông tin với bên ngoài… 

-- Bản quy tắc này cần được cả đội bàn bạc và thống nhất trước khi áp dụng, thay vì chỉ xuất phát từ ý muốn của người quản lý, hoặc đơn thuần áp dụng từ quy tắc của đội nhóm khác. Con người có xu hướng tuân thủ những gì bản thân góp phần tạo ra, hơn là quy tắc do người khác đặt ra. 

-- Nội dung của bản quy tắc cần được truyền thông rõ ràng trong đội, định kỳ bàn bạc để chỉnh sửa khi cần thiết, có thể đặt ở nơi dễ nhìn để mọi người thường xuyên được nhắc nhở. 

3 – Công khai, minh bạch cách đánh giá thành viên

Một trong những lý do phổ biến nhất khiến nhân viên cảm thấy ức chế, đó là do việc đánh giá, xếp loại không công khai, minh bạch. Họ không biết mình được xếp loại kết quả công việc như thế nào, vì sao lại được đánh giá như vậy, và cần làm gì để cải thiện hơn. 

Người quản lý nên dựa vào cách đánh giá chung của công ty, và xem xét các đặc điểm riêng trong công việc của đội nhóm, để đưa ra tiêu chí đánh giá công việc các thành viên. Đồng thời, định kỳ kiểm tra, rà soát để có thể điều chỉnh nếu thấy cần thiết. 

Các tiêu chí đánh giá này không nhất thiết phải có được sự thống nhất từ đội nhóm, vì về bản chất, đây là đánh giá “từ trên xuống”. Nhưng, bạn cần công khai các tiêu chí này.

Một người được đánh giá tốt, có quyền được biết thành quả nào khiến họ nhận được điều đó, để có hướng tiếp tục phát huy, và cảm thấy thực sự tự hào về sự đánh giá mình nhận được. Ngược lại, một người được đánh giá chưa tốt cũng có quyền được biết điều gì trong công việc khiến họ bị xếp loại như vậy, để có hướng cải thiện, hoặc có phản biện nếu thấy điều đó là chưa xác đáng. 

Việc công khai, minh bạch cách đánh giá nhân viên thường đòi hỏi người quản lý cần cân nhắc rất nhiều, nhất là ở giai đoạn đầu tiên. Nhưng sau một thời gian, sự minh bạch này sẽ trở thành nền tảng vững chắc cho sự vận hành của nhóm, và là yếu tố quan trọng tạo ra kết quả công việc vượt trội cho toàn đội. 

4 – Ghi nhận công sức của thành viên, nhất là với cấp trên hoặc đơn vị bên ngoài đội nhóm

Mình từng gặp những người quản lý, lãnh đạo, khi nói về thành quả của đội nhóm, họ không hề dù chỉ một câu nhắc đến công sức các thành viên. Thành tích đạt được dường như tất cả đều đến từ năng lực, kinh nghiệm của người lãnh đạo.

Đúng là, một đội nhóm hoạt động tốt có công sức không nhỏ của người đứng đầu. Nhưng nếu không có những nhân viên chăm chỉ, tài năng, cũng không thể tạo ra thành quả. Hơn nữa, việc nhận tất cả công lao về mình thường không tạo ra cảm tình từ người nghe. Ngược lại, luôn nhớ đề cập tới công sức của nhân viên trong các bài phát biểu, hoặc thư điện tử gửi cấp trên và các đơn vị ngoài nhóm sẽ đem lại nhiều lợi ích không ngờ:

-- Thể hiện tư chất của một lãnh đạo thực thụ: Giỏi chuyên môn và biết trân trọng đội nhóm của mình. Trong công việc, hiếm có thành công to lớn nào được tạo ra chỉ bởi một người. 

-- Nhân viên cảm thấy công sức được ghi nhận: Bạn có thể không khen trực tiếp nhưng luôn đề cập tới công sức của nhân viên với cấp trên hoặc người ngoài nhóm, điều đó sẽ khiến họ cảm thấy tự hào về bản thân, thấy nỗ lực của mình được ghi nhận. Đó là sự công bằng, cũng là động lực lớn để các thành viên trong đội tiếp tục nỗ lực và cống hiến. 

-- Đội nhóm của bạn được cấp trên và người ngoài nhóm nhìn nhận là một tập thể thống nhất: Đây chính là ý nghĩa thực sự của vị trí quản lý, lãnh đạo. Ghi nhận công sức của thành viên không làm giảm đi uy tín của bạn trong mắt người khác, mà ngược lại, sẽ khiến mọi người thực sự cảm thấy tập thể của bạn là một đội nhóm gắn kết.

Một đội toàn “ngôi sao” chưa chắc đã làm việc tốt, nhưng một đội nhóm có độ gắn kết cao và tôn trọng lẫn nhau, hiếm khi không trở nên xuất sắc. Đây là một bài học kinh nghiệm tôi đã đúc kết sau khi làm việc và tiếp xúc với nhiều đội nhóm, nhiều dự án ở các công ty khác nhau. 

5 – Gắn mục tiêu mỗi cá nhân vào con đường chung của nhóm

Một việc rất khó nhưng cần thiết để tạo ra sự gắn kết bền chặt giữa cá nhân với tập thể, đó là người quản lý cần tìm ra cách gắn những mục tiêu của mỗi cá nhân với con đường chung của nhóm. Nói cách khác, cần tìm ra cách để hiểu và hỗ trợ các thành viên đạt được mục tiêu cá nhân của họ cùng lúc với việc hoàn thành những mục tiêu chung. 

Ai cũng có kế hoạch cuộc sống riêng của mình. Cùng lúc làm công việc của đội nhóm, họ cũng muốn tiến thêm được bước nào đó trong hành trình sự nghiệp và cuộc sống riêng của mình, thay vì chỉ đơn thuần làm việc để được trả lương. Và việc của người lãnh đạo, chính là hiểu được mong muốn này để có sự hỗ trợ hợp lý. 

Ví dụ như, nếu nhân viên muốn phát triển chuyên môn để trở thành chuyên gia trong lĩnh vực của mình, người quản lý có thể lựa chọn giao những việc có độ khó cao, cho họ cơ hội rèn luyện và học hỏi. Nếu nhân viên muốn phát triển theo con đường trở thành người quản lý, lãnh đạo có thể tạo điều kiện cho họ tham gia cùng mình một số hoạt động giám sát, lập kế hoạch… để họ có cái nhìn thực tế, cảm nhận về công việc của người quản lý, từ đó có hướng rèn luyện và phấn đấu…

Khi nhìn nhận mỗi thành viên là một cá nhân riêng biệt, có mục tiêu, con đường riêng họ muốn đi, bạn sẽ tìm ra cách để tìm hiểu về mong muốn đó, từ đó có cách thức phù hợp khiến cho con đường của họ có điểm chung, song hành với con đường của đội nhóm và tổ chức để bổ sung, hỗ trợ cho nhau. Đó là sự gắn kết bền chặt nhưng cũng rất khó để thực hiện, đòi hỏi người quản lý phải nỗ lực, bỏ công sức, và trân trọng mong muốn của từng cá nhân trong đội của mình. 

-----

Từ một nhân viên trở thành người đứng đầu một đội nhóm/đơn vị/phòng ban là bước tiến lớn đối với sự nghiệp của mỗi người. Bạn chuyển vị trí từ người chỉ nhận yêu cầu và làm việc để hoàn thành yêu cầu đó, đến quản lý cả kết quả công việc của nhiều người khác, động viên, thúc đẩy, đánh giá, thưởng phạt… là một sự thay đổi lớn về mặt tư duy. 

Đó là một hành trình dài, cần người lãnh đạo học tập và rèn luyện liên tục. Trong bài viết này, mình cố gắng đưa ra những việc quan trọng nhất, cơ bản nhất có thể làm và cần làm dù đội nhóm/đơn vị/phòng ban bạn lãnh đạo có vài ba người hay lên tới hàng chục, hàng trăm người. 

Mình mong bài viết sẽ hữu ích với bạn trên con đường trở thành người quản lý, người lãnh đạo thành công!

Thân mến,

Tố Uyên.  

Tính đến hết tháng 6/2023, theo thống kê trên trang web chính thức của PMI, Việt Nam có 3056 người có chứng chỉ PMP, 28 người có chứng chỉ PgMP, và 20 người có chứng chỉ PfMP (bao gồm cả người nước ngoài đang làm việc tại Việt Nam). Trong đó, 12 người có đủ ba chứng chỉ. Mình là người thứ 6, và cũng là nữ PM đầu tiên tại Việt Nam thực hiện được điều này.

Trong hệ thống chứng chỉ dành cho những người làm quản lý dự án trên khắp thế giới, chứng chỉ của PMI (Project management Institute) có độ uy tín cao nhất, được công nhận trên toàn thế giới và thường xuất hiện trong yêu cầu tuyển dụng theo từng cấp độ như một trong những tiêu chí đánh giá ứng viên. 

Một số tổ chức khác cũng có thể tổ chức thi và cấp chứng chỉ, như Scrum.org hoặc Scrum Alliance, nhưng đặc điểm chung của các tổ chức này là phạm vi kiến thức hẹp, thường chỉ tập trung vào Agile – một tư tưởng vận hành dự án riêng biệt, thường được áp dụng nhiều trong phát triển phần mềm. Cách thức đánh giá cũng không chặt chẽ, ứng viên có thể làm bài tại nhà qua máy tính không có người giám sát. Trong khi đó, các chứng chỉ PMI có độ khó cao, phạm vi kiến thức rộng, có thể áp dụng trong dự án của mọi ngành nghề, cách tổ chức đánh giá và cấp bằng chuyên nghiệp, chặt chẽ, bắt buộc ứng viên phải đến các trung tâm khảo thí được chỉ định hoặc thi trực tuyến nhưng được giám sát khắt khe. 

Vì những lý do này, chứng chỉ quản lý dự án của PMI có giá trị cao hơn hẳn khi các nhà tuyển dụng đánh giá ứng viên. 

Trong hệ thống chứng chỉ quản lý dự án của PMI, có bộ ba chứng chỉ quan trọng nhất (thường được gọi là 3P), bao gồm: 

PMP (project management professional)

PgMP (Program management professional)

PfMP (Portfolio management professional)

Việc học và thi ba chứng chỉ quan trọng nhất về quản lý dự án đã mang lại cho mình nhiều hiểu biết và những cơ hội mới trong công việc. Chứng chỉ PMP hiện nay đã trở nên khá phổ biến và có nhiều nguồn thông tin, nhưng hai chứng chỉ còn lại (PgMP và PfMP), số người sở hữu rất ít, và vì thế, rất thiếu chia sẻ thực tế trên Internet tại Việt Nam. Trước đây khi chuẩn bị thi, mình đã phải tìm kiếm rất nhiều, hầu hết là từ nhiều nguồn bằng tiếng Anh để học hỏi kinh nghiệm. 

Trong bài viết này, mình sẽ ghi lại những thông tin mình đúc kết được sau quá trình học và thi hai chứng chỉ khó nhất, và cũng có giá trị nhất này, hy vọng sẽ giúp ích cho các bạn muốn thi PgMP và PfMP trong tương lai gần. 

1 – Phạm vi kiến thức.

PgMP xoay quanh những khía cạnh quản lý một chương trình (program), tức là một tập hợp các dự án có cùng chung mục tiêu, giải quyết chiến lược lớn nào đó của tổ chức, công ty. Đặc điểm quan trọng nhất, cũng là điểm khác biệt của program là: việc tổ chức các dự án có liên quan này thành một chương trình có thể mang lại nhiều giá trị hơn so với việc vận hành riêng lẻ từng dự án. Cũng vì thế, chương trình thường phức tạp hơn dự án nhiều. 

PfMP cung cấp cho người học hiểu biết và những bài học kinh nghiệm trên thế giới để quản lý một danh mục (portfolio), tức là một tập hợp các dự án, chương trình, hoạt động vận hành… của một công ty, tổ chức. Các thành phần này có thể không phục vụ một mục tiêu chiến lược nào đó, mà chỉ đơn thuần có chia sẻ về nguồn lực, chi phí, quy trình. Vì thế, nếu dự án và chương trình có thời gian bắt đầu và kết thúc rõ ràng, thời gian hoạt động của một danh mục có thể mãi mãi. 

Chứng chỉ PgMP và PfMP sẽ trang bị cho người học tất cả những kiến thức cần thiết theo cả chiều rộng và chiều sâu để quản lý được một chương trình/danh mục, áp dụng với bất cứ ngành nghề nào.  

2 – Yêu cầu trình độ và kinh nghiệm.

Để đủ điều kiện nộp hồ sơ thi, người học cần đáp ứng các tiêu chí sau: 

- Với người chưa tốt nghiệp đại học: Cần có 4 năm kinh nghiệm quản lý dự án HOẶC đã có chứng chỉ PMP. Bên cạnh đó, người học phải có ít nhất 7 năm kinh nghiệm làm các mảng công việc của quản lý chương trình/danh mục, có thể không phải với chức danh program/portfolio manager, cũng không quản lý tất cả các vấn đề, nhưng phụ trách một số mảng việc nào đó liên quan. 

- Với người đã tốt nghiệp đại học: Cần có 4 năm kinh nghiệm quản lý dự án HOẶC đã có chứng chỉ PMP. Bên cạnh đó, cần có 4 năm kinh nghiệm làm các mảng công việc của quản lý chương trình/portfolio.

Đặc biệt, với PfMP, người học cần đáp ứng thêm một yêu cầu nữa là có ít nhất tổng cộng 8 năm kinh nghiệm làm việc nói chung. 

Các chi tiết này sẽ được PMI xem xét rất kỹ càng ở vòng hồ sơ. Do vậy, một người mới đi làm dưới 7 năm chưa thể thi chứng chỉ này, có thể bắt đầu với PMP hoặc PMI-ACP. 

3 – Yêu cầu về hồ sơ

Điểm đặc biệt của hai chứng chỉ PgMP và PfMP, cũng là một trong những điều khó nhất với người học, đó là ngoài vòng rà soát hồ sơ giống tất cả các chứng chỉ khác, thường kéo dài dưới 5 ngày làm việc và có tỷ lệ trượt hồ sơ rất thấp (vài phần trăm), hai chứng chỉ này còn một vòng kiểm tra hồ sơ khác sau đó, gọi là Panel Review.

Trong vòng này, hồ sơ của ứng viên được gửi tới một số chuyên gia của PMI trên thế giới thẩm định khắt khe, thời gian có thể kéo dài tới 60 ngày làm việc, và có tỷ lệ trượt hồ sơ RẤT CAO, có giai đoạn lên tới 80%. Một bạn của mình thậm chí trượt vòng Panel Review này tới 2 lần trước khi vượt qua nó ở lần thứ ba. Chỉ riêng khâu này đã tiêu tốn của bạn một năm ròng. 

Nếu đỗ vòng Panel Review, bạn có thể nộp tiền và đăng ký thi 3 lần trong thời hạn một năm. Tức là nếu thi trượt vòng làm bài, bạn có thể thi lại ngay. Nhưng nếu trượt Panel Review, bạn phải chờ một thời gian (khoảng 1 -3 tháng) trước khi PMI tái khởi động tài khoản của bạn về trạng thái ban đầu để nộp lại hồ sơ. 

Hồ sơ thi PgMP và PfMP đều bao gồm một số câu hỏi để kiểm tra kinh nghiệm của ứng viên về các lĩnh vực quản lý dự án/chương trình/danh mục, với giới hạn 500 từ cho mỗi mục và phải viết hoàn toàn bằng tiếng Anh. Việc thể hiện được những kinh nghiệm này, phù hợp với tư tưởng của PMI, và ngắn gọn trong giới hạn 500 từ là rất khó. 

Đây là một trong những lý do mình lựa chọn học ở trung tâm uy tín để có thầy giáo hướng dẫn và kiểm tra giúp hồ sơ trước khi nộp, nâng cao tỷ lệ đỗ hồ sơ ngay từ lần nộp đầu tiên. 

4 – Nội dung bài thi và tài liệu ôn tập.

Mỗi bài thi PgMP và PfMP đều bao gồm 170 câu hỏi trắc nghiệm trong 4 tiếng. Hầu hết các câu hỏi đều về tình huống cụ thể, khá lắt léo, đòi hỏi người thi có khả năng đọc hiểu tiếng Anh tốt, và hiểu sâu về các khía cạnh quản lý. PMI không nói yêu cầu số lượng câu trả lời đúng để đỗ, nhưng trong quá trình ôn tập, người học nên xác định khoảng 80% câu trả lời đúng mới có thể vượt qua các kỳ thi này. 

Hai chứng chỉ này hiện nay chưa cho phép thi trực tuyến tại nhà, người học phải đến các trung tâm được ủy quyền của Pearson Vue (đối tác tổ chức thi của PMI) tại Việt Nam và làm bài thi dưới sự giám sát của họ. 

Một số tài liệu quan trọng cho PgMP như sau: 

- PSM 4 (The standard for Program management – 4^th edition) – một trong hai tài liệu quan trọng nhất, cần đọc nhiều lần trong suốt quá trình ôn thi. 

- ECO (Program management professional examination content outline) -  một trong hai tài liệu quan trọng nhất, cần đọc nhiều lần trong suốt quá trình ôn thi. 

- PgMP Exam Preparation Study Guide (Jean Gouix – Martial Bellec, 2018) – sách tham khảo, nên đọc để hiểu về tư tưởng và những khía cạnh chính. Cuốn sách này viết theo cách diễn giải dễ hiểu, nhiều ví dụ, “dễ đọc” hơn PSM 4 và ECO nhiều do hai tài liệu trên khá súc tích và ít ví dụ thực tế. Trong cuốn sách này có 440 câu hỏi để người học có thể luyện tập. 

- Một số bộ đề luyện tập mình thấy sát với đề thi thực tế: Alaa, PMC, Harish, DhaS.

Một số tài liệu quan trọng cho PfMP như sau:

- SPM 3 - The Standard for Portfolio Management - 3rd edition”: Giống như với PgMP, đây là tài liệu chính thức của PMI dành cho chứng chỉ này, rất cô đọng, súc tích, cần đọc nhiều lần trong quá trình ôn tập. 

- ECO (Portfolio Management Professional Exam Outline” - gọi tắt là ECO, Exam Content Outline): Tóm tắt các nhiệm vụ chính cho từng khía cạnh quản lý. Tài liệu này mình thường đọc hàng ngày trong quá trình ôn, vì rất ngắn gọn. 

- Bảng ITTO (Input, Tool & Technique, Output): Bạn có thể tự tổng hợp bảng này từ các nội dung trong sách để có cái nhìn tổng thể của riêng mình thay vì tải xuống từ trên Internet. 

- Một số bộ đề luyện tập mình thấy sát với đề thi thực tế: Prak, PMC, DhaS, PC.

Mình thi PgMP năm 2021 và PfMP đầu năm 2023, do đó hiện tại có thể đã có một vài thay đổi. Nhưng hai chứng chỉ này có độ biến động không nhiều và liên tục, do đó những kiến thức cơ bản vẫn sẽ nằm ở các tài liệu trên. Để có thông tin cập nhật, bạn nên tham khảo tại các trung tâm đào tạo uy tín. Với riêng mình khi ôn tập hai chứng chỉ này, mình đã đăng ký khóa học tại Atoha - một trong những trung tâm lớn và uy tín về đào tạo, luyện thi chứng chỉ quản lý dự án. Bạn sẽ nhận được mức học phí ưu đãi nếu đăng ký học bất cứ khóa nào ở Atoha và làm theo hướng dẫn của mình ở đây. 

5 – Một số bài học của mình

Mình từng chia sẻ về hành trình chinh phục ba chứng chỉ PMP, PgMP, PfMP của mình trên blog, bạn có thể đọc tại đây. 

Ngoài ra, có một số vấn đề cụ thể về hai chứng chỉ khó nhất: PgMP, PfMP mình đã đúc kết được như sau: 

- Bạn nên làm hồ sơ càng sớm càng tốt, tốt nhất là sau khi đọc một lượt đầu tiên các tài liệu để có cái nhìn tổng quát. Một số người chọn cách tập trung ôn kiến thức, sau khi đã tự tin mới nộp hồ sơ thi. Cách làm này có thể phù hợp với các chứng chỉ khác như PMP, PMI-ACP khi quá trình duyệt hồ sơ chỉ mất vài ngày trước khi ứng viên được đặt lịch thi. Nhưng với PgMP và PfMP, vòng Panel Review có tính chất quyết định không kém gì bài thi, thời gian phê duyệt kéo dài. Vì thế, bạn nên nộp hồ sơ sớm sau đó ôn tập trong quá trình chờ đợi phê duyệt. 

- Hồ sơ PgMP và PfMP RẤT KHÓ, bạn hãy dành nhiều thời gian và tâm sức cho nó để đảm bảo vượt qua vòng Panel Review. Bạn có thể tìm kiếm các lời khuyên trên mạng về quá trình này, hoặc đơn giản và hiệu quả hơn, là tìm tới các trung tâm đào tạo uy tín, có giảng viên được công nhận bởi PMI để có người hỗ trợ. 

- Nên đặt mục tiêu khả thi, tức là đừng quá vội vàng, ép bản thân phải học và thi trong thời gian quá ngắn. Kiến thức và kỹ năng dùng cho kỳ thì cần có thời gian để “ngấm”. Cá nhân mình đã dành 6 tháng cho PgMP và 3.5 tháng cho PfMP. Trong suốt thời gian này, cố gắng tập trung cao nhất có thể vào việc học và luyện tập, tránh xao nhãng bởi các mục tiêu khác. Tuy vậy, cũng không nên đặt khoảng thời gian quá dài, có thể bị mất động lực, dẫn tới rất lâu không hoàn thành được. 

- Theo thống kê không chính thức, tỷ lệ đỗ kỳ thi PMP khoảng 70%, PgMP là khoảng 30 – 40%, và PfMP khoảng 50%. Có thể hình dung, PgMP có độ khó cao nhất (10 điểm), PfMP độ khó khoảng 8.5 – 9 điểm, PMP độ khó khoảng 6.5 – 7 điểm. Như vậy, tỷ lệ trượt bài thi PgMP và PfMP rất cao, vì thế, bạn hãy dành sự quan tâm đúng mức cho nó nếu muốn đỗ ngay từ lần thi đầu. 

- Việc học và ôn thi các chứng chỉ khó như PgMP và PfMP là một hành trình dài, với rất nhiều giai đoạn khó khăn, nản lòng. Nếu có thể, bạn hãy tìm và gia nhập các nhóm học ôn cùng nhau để có động lực và giúp đỡ lẫn nhau trong học tập. 

—

Trên đây là những chia sẻ của mình về kinh nghiệm ôn thi PgMP và PfMP – hai chứng chỉ khó nhất trong nghề quản lý dự án, có giá trị và được công nhận không chỉ ở Việt Nam mà trên toàn thế giới. Mặc dù rất vất vả, nhưng hành trình đó mang lại cho mình nhiều trải nghiệm và mở ra những cơ hội quý giá, những bước thăng tiến lớn trong sự nghiệp.

Mình hy vọng, bài viết này hữu ích cho bạn, nếu bạn đang có ý định tiến thêm những bước dài trong công việc quản lý dự án của mình với hai chứng chỉ này. 

Chúc bạn thành công!

Tố Uyên. 

Trong cuộc sống, đặc biệt là đối với công việc, có rất nhiều điều chúng ta rất cần được biết nhưng lại không biết, chưa biết. Để có được thông tin chính xác, đầy đủ, và kịp thời, cần phải lựa chọn được câu hỏi đúng. Chính câu hỏi, cách hỏi, mới là chìa khóa để ta có được hiểu biết mình mong muốn. Tuy vậy, mình nhận ra điều quan trọng này lại không được chú trọng trong đào tạo sinh viên hoặc huấn luyện với người đã đi làm. Có lẽ, vì mỗi ngày, mỗi người đều hỏi rất nhiều, nên cảm thấy đó là việc dễ dàng, hiển nhiên. Nhưng sự thực là, nếu không biết cách để lựa chọn câu hỏi đúng và “trúng”, không đặt câu hỏi hợp lý, rất khó để chúng ta có được thông tin mình cần từ người đối diện. 

Bài viết này sẽ mang tới cho bạn những gợi ý của mình về những cách đặt câu hỏi trúng đích – tưởng chừng đơn giản, nhưng thực ra rất khó, và đặc biệt quan trọng trong từng hoạt động mỗi ngày.

1 - XÁC ĐỊNH MỤC ĐÍCH CÂU HỎI

Câu hỏi là để hỏi, để tìm kiếm đáp án cho một băn khoăn, thắc mắc nào đó. Điều này thật hiển nhiên. Nhưng thực tế, chúng ta cần xác định cụ thể hơn như vậy rất nhiều nếu muốn câu hỏi của mình mang lại hiệu quả. Có ba trường hợp đặt câu hỏi không mang lại hiệu quả mình thường gặp, đó là: 

- Câu hỏi nhưng không phải để hỏi, chỉ để trút giận. 

Mình đã quan sát và thấy đôi khi có nhiều câu hỏi rất “vô thưởng vô phạt”, thậm chí gây ức chế cho người nghe. Ví dụ, một người mẹ đứng trước cảnh tượng đồ chơi của con tung tóe bừa bộn trên sàn nhà thường hỏi: “Sao con lại để đồ chơi bừa bãi như thế?”. 

Thú thực, đó là câu mình đã từng hỏi con mình. Và bé lúc ấy khoảng 5 tuổi, đã trả lời mình một cách không thể thật thà và ngây thơ hơn: “Không vì sao cả ạ” 🐥. Mình bật cười, bỗng nhận thấy câu hỏi của mình thật… vô nghĩa. 

Trong công việc, mình cũng từng gặp nhiều người đặt ra những câu hỏi dường như không phải để hỏi, mà để trút ra nỗi khó chịu, bực dọc lên người khác. “Sao anh đã bảo bao nhiêu lần mà em vẫn không làm đúng vậy?”, “Sao báo cáo em làm sơ sài thế?”, “Sao không nghĩ ra được ý tưởng gì hay hơn à?”…

Tất cả những câu hỏi này, không khác gì khi mình hỏi con mình “Sao con lại để đồ chơi bừa bãi như thế?”, chỉ vì mình đang khó chịu, không phải mình muốn có được thông tin gì cho mình. Dù trong gia đình hay nơi công sở , những câu hỏi kiểu này thường không mang lại bất cứ tác dụng nào ngoài việc khiến người hỏi cảm thấy chút “hả dạ”, thỏa mãn sự tức giận; ngược lại, nó khiến người nghe cảm thấy rất ức chế, thậm chí “ê chề”, vì dù nhận được câu hỏi, họ cũng không thể trả lời. 

- Câu hỏi không rõ ý, không biết người hỏi rút cuộc đang cần thông tin gì. 

Kiểu câu hỏi này rất thường gặp trong công việc. Dù trao đổi trực tiếp hay qua email, có nhiều câu hỏi “gây nhiễu”, khiến người nghe/người đọc tuy đã nhận thông tin, vẫn không thể hiểu vậy “tóm lại” người hỏi đang thắc mắc gì? 

Có những lần, nhân viên trình bày với mình một vấn đề rất dài, đại ý là đang có khó khăn xảy ra trong dự án. Mình hiểu hết những gì bạn ấy nói. Dường như, bạn ấy có rất nhiều thắc mắc và trăn trở xoay quanh vấn đề đó. Nhưng, khi mình hỏi: “Bây giờ em cần chị giúp gì?”, hoặc “Vậy tóm lại điều khó khăn mấu chốt ở đây là gì?”, bạn đó không trả lời được. 

Trường hợp này, người hỏi rất có khó để có được câu trả lời hoặc sự hỗ trợ cần thiết, bởi chính họ cũng không xác định được câu hỏi quan trọng nhất của mình là gì. 

- Có quá nhiều câu hỏi dồn dập, không xác định được đâu là vấn đề cốt lõi, không có thứ tự ưu tiên.

Người nhận câu hỏi, bản thân họ vốn đã có nhiều thứ phải suy nghĩ và xử lý. Nếu ai đó tìm đến họ và “xổ” ra hàng loạt câu hỏi, dù hiểu biết và nhiều kinh nghiệm đến mấy, rất khó để họ mang tới cho bạn những thông tin đầy đủ và cần thiết. Đúng là, đôi khi bạn có rất nhiều khía cạnh cần hỏi, muốn hỏi, nhưng đưa cho người nhận tất cả những thắc mắc đó khi bản thân bạn cũng chưa từng suy nghĩ xem câu nào muốn biết trước, câu nào quan trọng hơn, câu nào bổ sung cho câu nào; đơn giản là bạn đẩy tất cả cho người trả lời, đó là một cách hỏi không khôn ngoan. 

Đây là một ví dụ. Sau khi mình đăng bài viết về hành trình thi ba chứng chỉ về quản lý dự án mà ở Việt Nam số người sở hữu còn rất ít, một bạn đồng nghiệp hỏi mình:

“Uyên ơi, Uyên làm thế nào để thi được như vậy? Bạn học ở đâu? Học sách gì? Thi những chứng chỉ đó có tác dụng thật sự với công việc không? Học có khó không? Cần bao lâu để học? Mình mới làm PM 2 năm thì có thi được không? Chi phí hết bao nhiêu?...”

Mình bật cười: “Ấy từ từ, từng câu một chứ. Trước hết là, lý do bạn muốn theo đuổi chứng chỉ là gì? Big why đủ lớn mình sẽ bàn tiếp, xem tình hình hiện tại về thời gian và tài chính có phù hợp để ôn thi luôn không? Nếu có, ta sẽ giải quyết từng câu hỏi cụ thể về ôn thi như thế nào, sách gì, học bao lâu?”.

Mình hiểu, rất hiểu tâm trạng của bạn ấy, bởi mình cũng từng quanh quẩn loay hoay với thật nhiều những câu hỏi hoang mang như vậy. Và mình hoàn toàn thoải mái để trả lời bạn tất cả, với hy vọng sẽ giúp ích được cho hành trình của bạn. Nhưng thứ tự các vấn đề mình sắp xếp lại, chính là cách tốt nhất để tiếp cận câu trả lời cho những băn khoăn này. Nếu không, có thể bạn ấy nhận được câu trả lời rất cụ thể về cách học, rồi quay ngược lại xem xét hoàn cảnh thời gian, chi phí. Sau đó trở lại về điểm xuất phát, tìm hiểu lý do thực sự, động lực của mình là gì. Cách tiếp cận này bị ngược, vì lý do và động lực sẽ tạo ra giải pháp cho các vấn đề thời gian, tài chính. Và thời gian, tài chính sẽ quyết định cách học, thời gian, tài liệu. 

Nói như vậy, mình muốn nhấn mạnh tầm quan trọng của việc có cái nhìn tổng thể về vấn đề trước khi bóc tách thành các câu hỏi, và cần xem xét đến thứ tự của từng câu hỏi để nhận được thông tin phù hợp và hữu ích nhất. 

2 – TÌM HIỂU THÔNG TIN TRƯỚC KHI ĐẶT CÂU HỎI

Không tìm hiểu bất cứ thông tin nào trước khi hỏi, đây là sai lầm rất thường gặp trong công việc. Nhiều lần, mình gặp những câu hỏi rất vô tư “Làm thế nào để…?”, “Vì sao lại…”, nhưng người hỏi chưa hề có hành động nào tìm hiểu, tập hợp thông tin, hiểu về hoàn cảnh của vấn đề trước khi đặt câu hỏi. Nếu không làm tốt việc đó, đặt câu hỏi sẽ chỉ giống như “đẩy phần mờ mịt” sang người đối diện, mong người đó sẽ giải đáp tất cả, hướng dẫn mình từng bước một để giải quyết vấn đề. Đây là một cách làm không chuyên nghiệp và gây ra nhiều hậu quả: 

- Gây khó khăn cho người trả lời do không có đủ thông tin đầu vào, dẫn tới mất thêm nhiều thời gian để họ đưa ra được lời khuyên, giải pháp, hoặc quyết định cần thiết, cần thêm nhiều vòng trao đổi qua lại mới rõ được hoàn cảnh và vấn đề.

- Người hỏi do không nắm được đầy đủ các thông tin hiện có, nên không đưa ra được các phân tích sơ bộ hoặc đề xuất giải pháp. Điều này vừa thể hiện kỹ năng làm việc chưa chuyên nghiệp, vừa khiến người hỏi khó hiểu được thấu đáo câu trả lời được đưa ra.

- Đôi khi, chỉ cần tự tìm hiểu, người hỏi có thể cũng đã tự trả lời được cho mình về vấn đề đang thắc mắc. Ngược lại, vì không tìm hiểu, người đó đã đẩy phần nhiệm vụ trả lời sang cho người khác, dẫn tới mất thời gian và công sức không cần thiết cho cả hai bên, đồng thời kéo dài thời gian hoàn thành công việc. 

3 – NĂM BƯỚC ĐỂ ĐẶT NHỮNG CÂU HỎI “TRÚNG ĐÍCH”

Từ những phân tích trên, mình gợi ý năm bước cần thiết giúp bạn đặt những câu hỏi “đúng và trúng”, mang lại hiệu quả cao và thể hiện sự chuyên nghiệp nơi công sở:

Bước 1: Tìm hiểu về tình huống hiện tại càng cụ thể càng tốt, dù đó là bản thân bạn, công việc, hay bất cứ lý do gì phát sinh vấn đề. Vì sao lại có câu hỏi này? Tình huống cụ thể là gì?

Bước 2: Xác định mục tiêu của việc đặt câu hỏi, bạn cần thông tin gì, và dựa vào đó để làm tiếp bước nào?

Bước 3: Xác định người phù hợp nhất để trả lời câu hỏi của mình, đừng hỏi “hú họa”, vừa không hiệu quả, lại có thể khiến người được hỏi có cảm giác khó chịu.

Bước 4: Tự mình nên có những phân tích đánh giá, và một vài ý tưởng để trao đổi, giúp người trả lời có hướng đưa ra giải pháp, gợi ý, hoặc quyết định tốt hơn. 

Bước 5: Ghi lại thông tin từ người trả lời, dù cuối cùng bạn quyết định sử dụng những câu trả lời đó như thế nào.

Đừng đưa cho người trả lời một câu hỏi “lơ lửng”, không rõ mục đích, không dựa vào đâu, không có phân tích ban đầu, cũng không có bất cứ ý kiến riêng nào từ phía bạn, bởi vì tất cả những điều đó sẽ làm chậm lại quá trình của chính bạn. 

Một điểm thú vị mình nhận thấy là, càng lắng nghe và học hỏi nhiều, chúng ta càng có thể đặt ra những câu hỏi hay, “đúng và trúng” hơn. Đặt câu hỏi nhiều hơn, chúng ta có được thêm kinh nghiệm, hiểu biết và ý tưởng từ những người khác, dù đó là bạn bè, đồng nghiệp, hay người thân, vợ chồng, con cái. Đặt câu hỏi đúng, đã là một nửa của giao tiếp hiệu quả.

Mình hy vọng, bài viết này mang tới bạn thêm một vài ý tưởng, góc nhìn về việc đặt những câu hỏi - một điều quan trọng chúng ta phải thực hiện hàng ngày cho mọi mặt của cuộc sống.

Thân mến,

Tố Uyên.

Tôi có thói quen ăn phở vào những sáng cuối tuần; có hai quán quen thuộc: một ở gần nhà tôi, quán còn lại ở gần lớp học thêm của con gái. Quán gần nhà có quy mô tối đa khoảng 50 chỗ ngồi, theo ước lượng của tôi mỗi sáng quán đón cỡ 250 khách (tạm gọi là quán phở “trăm khách”). Quán gần lớp học nằm ở một góc của sân bóng đá, quy mô tối đa khoảng 100 chỗ ngồi cho một lượt kín bàn, khách ra vào liên tục, tôi ước lượng khoảng 1000 khách mỗi buổi sáng (tạm gọi là quán phở “nghìn khách”).

Không bàn tới chất lượng món ăn, vì thực tế là hai quán đều rất đông khách. Nhưng, tôi nhận thấy cách vận hành ở hai nơi rất khác nhau. Quán phở “nghìn khách” luôn khiến tôi ngạc nhiên và khâm phục về quy trình nhuần nhuyễn và những nguyên tắc xuyên suốt – điều này cực kỳ khác biệt nếu đem so sánh với quán phở “trăm khách”. 

Với vai trò là một quản lý dự án, tôi thường có hứng thú đặc biệt khi quan sát cách vận hành của các sự kiện hoặc cơ quan, cửa hàng có khối lượng công việc lớn. Trong bài viết hôm nay, tôi chia sẻ với bạn những góc nhìn, phân tích, và đánh giá mà tôi cho rằng cực kỳ thú vị của  quán phở “nghìn khách”, đặt trong mối so sánh với quán phở “trăm khách”. Tôi nghĩ, đây chính là một điển hình của việc tổ chức và thực hiện hiệu quả các quy trình phù hợp.  

Để làm rõ điều này, chúng ta so sánh hai quán phở dựa trên 5 khía cạnh sau:

1 - THÁI ĐỘ TÔN TRỌNG LẪN NHAU TRONG ĐỘI.

Phục vụ hàng chục, thậm chí hàng trăm khách hàng cùng một lúc, nhu cầu ăn uống và số tiền của mỗi khách khác nhau, thời điểm ra vào khác nhau là điều cực kỳ áp lực. Nhất là khách hàng nào cũng bộc lộ vẻ vội vàng, bận rộn, thiếu kiên nhẫn. Thế nên, tôi dễ hiểu và thông cảm khi ở quán “trăm khách”, khách hàng thường xuyên nghe được những câu quát tháo, giục giã, thậm chí cãi nhau. Bởi vì quán muốn phục vụ thật nhanh, chính xác món khách hàng cần, đồng thời không tính nhầm giá, thất thoát doanh thu (trong trường hợp thu thiếu), hoặc khiến khách hàng bực bội (trong trường hợp thu thừa). 

Nhưng ở quán “nghìn khách”, tôi CHƯA TỪNG NGHE THẤY MỘT CÂU TO TIẾNG NÀO trong cả năm qua  giữa những người đang làm việc. Đứng trước áp lực phục vụ khách hàng, giữ được bình tĩnh và sự tôn trọng lẫn nhau như vậy là điều vô cùng khó. Kể cả khi có sai sót, tôi luôn nghe thấy những câu nhỏ nhẹ: “Anh ơi nhầm rồi, anh làm lại bát khác cho khách đi”, “Bát đó ở đây cơ, em ơi mang sang đây”, “Chị ơi dọn bàn này cho khách ngồi, nhanh nhé”…

Sự tôn trọng trong nội bộ này là điều quan trọng nhất để một đội nhóm hoạt động hiệu quả, đó là cảm nhận của tôi trong công việc mình làm. Khi làm phát triển phần mềm, tôi thường xuyên gặp những đồng nghiệp hay đổ lỗi cho nhau, to tiếng, thậm chí quát tháo trong phòng họp. Sau đó người ta nói: “Chỉ vì công việc thôi”. Nhưng lời nói có tính sát thương rất mạnh, có thể đã gây ức chế, sự chán nản, cảm giác không được tôn trọng.

Dù lãnh đạo hay nhân viên, vị trí nào cũng đi kèm với trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi. Vị trí làm việc không ảnh hưởng đến sự thực chúng ta đều là những con người có cảm xúc riêng. Không ai có quyền quát tháo, thậm chí mạt sát, hay thể hiện sự thiếu tôn trọng thành viên khác, dù họ có cấp bậc thấp. Mỗi vị trí đều là một mắt xích trong quy trình. Ở quán phở, chủ quán không thể phục vụ được hàng nghìn khách nếu không có những người làm công việc tưởng chừng đơn giản như bưng bê. Trong công việc, nếu chỉ toàn các lãnh đạo ngồi với nhau cũng khó lòng tạo ra sản phẩm. 

Mỗi người đều có vai trò riêng, ai cũng cần thiết để cùng nhau đến kết quả cuối cùng, và sự tôn trọng lẫn nhau là điều tối thiểu để có một đội nhóm hiệu quả. 

2 - CHUYÊN MÔN HÓA.

Ở quán phở “trăm khách”, tôi thấy một người phục vụ vừa nhận yêu cầu từ khách vừa bưng bê, pha trà đá, thu tiền, dọn bàn. Người chế biến món ăn vừa thái thịt, xếp vào bát, chan nước, thậm chí có lúc nhận trực tiếp yêu cầu từ khách. Cứ thế, họ quay cuồng trong hàng tá những thao tác khác nhau.

Ngược lại, ở quán “nghìn khách”, mỗi người đều có công việc riêng và chỉ tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất mà thôi. Chần bánh phở, xếp thịt, chan nước, thái thịt, bưng bê, dọn bàn, pha trà, thu tiền… Mỗi “mảnh” việc này đều có một hoặc một vài người chuyên làm. Chuyên môn hóa làm tăng năng suất, sự tập trung, và tránh được sai sót thay vì phải liên tục thay đổi giữa các nhiệm vụ. 

Liên hệ tới công việc của tôi, những năm gần đây trong ngành phần mềm có một thuật ngữ phổ biển: Agile. Hiểu một cách đơn giản nhất, Agile là cách làm mới, hướng đến việc ra mắt sản phẩm liên tục, nhận phản hồi và tiếp tục chỉnh sửa. Ở đó, mỗi thành viên được kỳ vọng có thể làm tất cả các khâu để tạo ra một sản phẩm: thiết kế, xây dựng, kiểm thử. Ngược lại là một cách làm cũ, được đặt tên là Waterfall – thác nước, tức là mục tiêu hoàn thành toàn bộ sản phẩm theo yêu cầu ban đầu rồi mới ra mắt. Ở đó, có phân chia công việc cụ thể cho mỗi người, theo “chuyên môn hóa”.

Không thể phủ nhận, Agile có những mặt tích cực, hữu ích, và là cải tiến quan trọng trong ngành phần mềm. Nhưng theo tôi, việc phân chia nhiệm vụ rõ ràng ở mô hình Waterfall vẫn luôn là điều cần thiết và hiệu quả. Mỗi người chỉ có thể hiểu sâu sắc, thành thạo, và trở thành “chuyên gia” nếu tập trung vào số ít nhiệm vụ, thay vì khâu nào cũng làm. Hơn nữa, việc chuyển đổi liên tục giữa các phần việc sẽ gây giảm năng suất, mất thời gian chuyển đổi, và ảnh hưởng đến tổng thời gian của cả quá trình. 

3 - NGƯỜI ĐIỀU PHỐI TỐT.

Người điều phối – hay quản lý dự án (project manager – PM) là trung tâm của việc vận hành, dù ở quán phở hay trong phát triển phần mềm. Ở quán phở “trăm khách”, người điều phối nhận yêu cầu từ khách, chỉ cho người bưng bê mang tới đúng chỗ, và … quát tháo. Tôi để ý thấy, đôi khi chính người này làm mọi thứ bị rối lên do nhớ nhầm yêu cầu của khách, chỉ sai chỗ, đặc biệt là đưa ra quá nhiều yêu cầu một lúc cho người khác thực hiện. Người này không có tư duy “giữ nhịp” cho cả guồng máy. Nếu có 5 khách vào, cô ấy hỏi khách và đưa 5 yêu cầu cho người chế biến. Nếu có 15 khách vào, cô ấy cũng làm tương tự, đưa 15 yêu cầu một lúc cho người chế biến.

Việc chuyển tiếp thông tin một cách thụ động như vậy khiến các bộ phận dễ bị “loạn”, vì thay vì chỉ chuyển tiếp thông tin như cô, họ còn phải hoạt động tay chân liên tục tương ứng với các yêu cầu. Hơn nữa, những tiếng quát tháo nhiều nhất ở quán “trăm khách” tới từ chính người điều phối, là một phần nguyên nhân gây ra sự rối loạn, cảm giác khó chịu, và thao tác không chính xác cho người thực hiện. 

Ngược lại, ở quán phở “nghìn khách”, người điều phối tuy luôn hỏi khách ngay khi họ ngồi xuống bàn, nhưng cô chỉ yêu cầu người chế biến làm tuần tự từng cụm 4 – 5 bát một lúc, làm xong lại yêu cầu tiếp. Tức là cô đã giữ lại thông tin trong đầu, đưa ra các yêu cầu dựa vào nhịp độ chung của cả bộ máy. Cô cũng là người xoa dịu các vấn đề nảy sinh giữa khách với quán, các khách với nhau, hoặc giữa các thành viên trong đội. Ví dụ như: “Làm cho em 3 bát phở tái, 2 bát phở chín… Xong chưa anh? Xong thì tiếp đến 2 bát tái nạm, 1 bát đặc biệt…”. Hoặc: “Gì đấy cháu? Chiều nói sau, giờ phục vụ khách đã nào”…

Người điều phối này thường không nắm giữ bí quyết chế biến, không thái thịt giỏi, thậm chí không biết cách pha một cốc trà đá “đúng chuẩn”, nhưng lại là người giữ nhịp cho toàn đội, giải quyết các khó khăn, và thúc đẩy mọi người hoàn thành nhiệm vụ. Tương tự, trong phát triển phần mềm, PM (quản lý dự án) thường không phải người lập trình giỏi (thậm chí có người không biết lập trình), không kiểm thử, không thiết kế. Đó là người giao tiếp với tất cả mọi người, trong và ngoài đội, nhìn xung quanh để nhận ra vấn đề, giải quyết các khúc mắc, giữ gìn không khí tích cực trong đội…

Tất nhiên, điều phối chỉ là mức độ cơ bản nhất của một PM. Trên mức độ đó còn nhiều vấn đề khác quản lý dự án cần có hiểu biết và xử lý. Nhưng một người điều phối nhịp nhàng quán phở đón hàng nghìn khách mỗi buổi sáng chính là một hình mẫu gần gũi nhất của một người quản lý dự án.

4 - CÓ NHÂN SỰ DỰ PHÒNG.

Tôi nhớ có lần khi đến ăn ở quán “trăm khách”, tôi không thấy người phụ nữ vẫn thường ngồi ở trung tâm quán, đeo túi tiền và liên tục chỉ đạo các bộ phận. Hỏi ra mới biết, cô ấy đang về quê, người thay thế là chồng cô. Và, đó là một buổi sáng vô cùng hỗn loạn. Người chồng dường như không có chút “nghề” nào với vị trí này, vì hàng ngày anh tập trung vào việc hướng dẫn và giúp đỡ khách đỗ xe, lấy xe. Anh liên tục nhầm đơn hàng, phục vụ sai khách, tính nhầm tiền. Ngày hôm đó đã có nhiều khách bỏ ra về vì chờ quá lâu. 

Một cách làm khác ở quán “nghìn khách”, tôi thường xuyên thấy người điều phối chính đi đâu đó, có thể là 30 phút, thậm chí cả buổi sáng. Khi ấy, một người điều phối khác sẽ làm nhiệm vụ - đó chính là người vẫn thường đứng chan nước dùng vào những bát phở. Tất nhiên, khi anh ra điều phối, việc chan nước sẽ lại có người khác đứng vào. Người điều phối “dự phòng” này làm việc không thua kém quá nhiều so với điều phối chính. Mặc dù đôi lúc anh cũng có sai sót, không thực sự chuyên nghiệp nhưng chỉ trong thời gian ngắn nên điều này không gây ra vấn đề gì quá lớn. 

Trong công việc, tôi gặp ba lý do của những người quản lý hoặc làm các công việc chủ chốt không có ai dự phòng cho mình: 

- Không muốn chia sẻ hiểu biết và kinh nghiệm, luôn mong mọi thứ cần có mình mới hoạt động thông suốt. Điều này có lẽ tạo cho họ cảm giác yên tâm về vai trò quan trọng, mình có những hiểu biết không ai có. 

- Không cho rằng dự phòng là cần thiết, bởi họ tin mình sẽ không bao giờ nghỉ việc hoặc nghỉ phép, nếu có nghỉ họ vẫn sẽ xử lý được công việc từ xa. 

- Muốn có người dự phòng, nhưng không tìm được người phù hợp hoặc không có cách nào đào tạo được họ để làm những việc mình đang làm. 

Đối với tôi, việc có một hoặc một số người dự phòng (back up) cho mình là mục tiêu vô cùng quan trọng. Làm được điều này có nhiều tác dụng:

- Có người phụ giúp giải quyết các vấn đề khi tôi vắng mặt, nghỉ phép, hoặc tại thời điểm bị quá tải vì quá nhiều nhiệm vụ cùng lúc. 

- Chia sẻ hiểu biết sẽ giúp mình có thêm phản hồi, góp ý và sáng kiến từ mọi người để công việc tốt hơn.

- Tôi giúp đỡ được những người khác (thường là các bạn trẻ), có mong muốn theo con đường sự nghiệp mình đang đi. 

Một số kinh nghiệm về lựa chọn và đào tạo được nhân sự dự phòng cho vị trí của mình:

- Không “giấu bài”, luôn cởi mở chia sẻ hiểu biết và kinh nghiệm mình có. Tôi tin, dòng nước luôn luân chuyển mới là dòng nước trong. Đào tạo người khác, cũng là cách sắp xếp lại hiểu biết của mình, dành chỗ cho những điều thú vị mình sẽ học hỏi được sau này. 

- Kiên trì, bởi những điều tốt đẹp đều cần thời gian. Không thể kỳ vọng ai đó trong thời gian ngắn nghe hướng dẫn, có thể làm được công việc như mong muốn của bạn. Ngược lại, trao cho họ cơ hội, điều chỉnh, uốn nắn, giúp đỡ sửa sai, sẽ là cách lâu dài và bền vững để có được cho mình những người tiếp bước xuất sắc.

- Gạt bỏ tư duy quá cầu toàn, “chủ nghĩa hoàn hảo”. Nếu cứ luôn lo lắng việc người khác làm sẽ không tốt như mình, nên lao vào tự làm tất cả sẽ làm người quản lý sớm kiệt sức (burn out). 

 5 - CHẤP NHẬN RỦI RO.

Đặc điểm quan trọng cuối cùng tôi muốn đề cập ở đây là vấn đề lựa chọn mức độ rủi ro có thể chấp nhận. Ở quán phở “trăm khách”, vì không muốn thất thoát tiền, nên trong quy trình của họ, một người bưng bê khi mang phở tới sẽ nói luôn với khách hàng: “Của chị hết 40 nghìn, cho em xin tiền luôn ạ”. Thực ra, điều này cũng khá hợp lý khi chủ quán không muốn có bất cứ rủi ro nào về tiền.

Nhưng mặt trái của nó dễ khiến khách hàng cảm thấy không thoải mái khi bát phở nóng đặt trước mặt nhưng chưa được ăn ngay mà phải lấy tiền trả, rồi chờ phục vụ mang tiền ra người điều phối lấy tiền trả lại. Hơn nữa, bước này khiến “vòng” phục vụ bị kéo dài về thời gian, gián tiếp khiến quán không thể phục vụ nhanh và tăng tổng lượt khách. Nếu khách đang ăn muốn gọi thêm gì đó như quẩy ăn kèm, trà đá… lại rút ví lấy tiền để trả lần thứ hai …

Ở quán phở “nghìn khách”, có riêng một người đứng thu tiền ở phía ngoài khi khách ăn xong. Họ chấp nhận một tỷ lệ rủi ro nhất định khi gặp phải khách cố tình trốn không trả tiền hoặc báo sai số lượng bát phở đã ăn. Bù lại, điều này mang lại cảm giác dễ chịu, nhẹ nhõm, thuận tiện cho khách. Khách cũng không cảm thấy bất tiện khi gọi thêm đồ ăn bổ sung, góp phần làm tăng doanh thu cho quán. 

Thực ra, rủi ro là điều LUÔN XẢY RA trong cuộc sống. Xác định một mức độ rủi ro có thể chấp nhận được để đổi lại những ưu điểm khác trong quy trình là điều cần thiết phải làm ở bất kỳ dự án nào, dù trong các công ty, đời sống cá nhân, hay trong một quán phở. Cá nhân tôi thích cách chấp nhận một phần rủi ro của quán phở “nghìn khách” hơn. Để ngăn chặn 1% rủi ro mất tiền nhưng khách phải trả giá bằng nhiều % của sự mất thoải mái, thuận tiện; và, cơ hội tăng tổng số lượt khách có thể phục vụ là một sự đánh đổi lớn, nếu là tôi, tôi sẽ không lựa chọn như vậy. 

Trong công việc quản lý dự án, quy trình thường được nghĩ đến như một điều gì đó khá khôn khan, cứng nhắc, và rườm rà. Nhưng thực tế, để vận hành tốt, bất kỳ tổ chức nào cũng cần có một quy trình hiệu quả. Tôi hy vọng, bài viết về những gì học được trong cách vận hành của quán phở “nghìn khách”, đặt trong sự so sánh với quán phở “trăm khách” và những liên hệ tới công việc phát triển phần mềm sẽ giúp bạn có một cái nhìn mới về việc ứng dụng quy trình vào cuộc sống. 

Bạn có thể đọc thêm một số bài viết khác về chủ đề QUẢN LÝ DỰ ÁN đã đăng trên blog:

Ba chìa khóa để trở thành một leader tốt

Ba cách để tạo gắn kết cho đội nhóm

Làm sao để tổ chức hiệu quả các cuộc họp

Chúc bạn một ngày bình yên,

Tố Uyên.

Họp – có lẽ là hoạt động chiếm thời gian số một ở nơi công sở. Lịch trình của một người thường được sắp xếp xoay quanh các cuộc họp, đi từ cuộc này tới cuộc khác, đôi khi họ tự hỏi không biết vì sao mình trong cuộc thảo luận này?

Tôi không thích việc họp thường xuyên và kéo dài bởi nhận thấy điều đó lãng phí thời gian, nguồn lực, và sự chú ý. Tôi luôn cố gắng giảm thiểu thời gian họp từ góc độ của một người tham gia. Mặt khác, từ góc độ của người tổ chức, chủ trì cuộc họp, tôi có những nguyên tắc nhất định để có những cuộc họp hiệu quả, giải quyết được vấn đề mà không gây mất thời gian của những người liên quan. 

Tôi muốn chia sẻ với bạn ba trong số những nguyên tắc ấy, hy vọng sẽ góp thêm gợi ý cho bạn nếu bạn cũng là người thường xuyên phải sắp xếp, tổ chức, và điều hành các cuộc họp nơi công sở. 

1 - CHỈ MỜI NHỮNG NGƯỜI THỰC SỰ CẦN THIẾT. 

Có lần khi nhân viên của tôi gửi lịch họp, tôi thấy bạn hỏi: “Chị ơi có mời anh A không?”. Tôi chưa kịp trả lời, bạn quay lại máy tính của mình và nói luôn: “Thôi em cứ thêm email anh ấy vào, thừa còn hơn thiếu, để anh ấy nắm được tình hình”. 

Tôi nhận thấy hành động này là thói quen của không ít người, khi gửi lịch họp luôn cố gắng đưa càng nhiều người vào càng tốt để cảm thấy “yên tâm”, không bỏ sót ai. Thực tế, điều này không sai. Việc đồng bộ thông tin giữa các bộ phận là điều cần thiết để giải quyết vấn đề, vận hành công việc, và thể hiện sự tôn trọng với các phòng ban. Nhưng khi nó trở thành thói quen, điều hiển nhiên, gần như không còn cân nhắc trước khi đưa ai đó vào danh sách họp sẽ gây ra rất nhiều lãng phí. 

Để khắc phục điều này, tôi thường đưa ra những nguyên tắc liên quan đến quyết định lựa chọn mời ai vào cuộc họp như sau:

Chỉ mời những người NHẤT ĐỊNH cần trao đổi trực tiếp trong cuộc họp: Nghĩa là loại trừ những người ta có thể thông báo kết quả qua email sau khi kết thúc họp; những người chỉ cần “nắm tình hình” chứ không có thông tin trao đổi và không có quyền quyết định; những người liên quan đến nội dung họp nhưng chưa phải ở hiện tại hoặc tương lai gần.

Số lượng người tham gia liên quan mật thiết tới chất lượng một cuộc họp, tôi nghĩ chỉ nên mời dưới 10 người, lý tưởng là dưới 6 người. Tôi nhận thấy những người đưa ra các ý kiến “gây loãng” nhất thường không thực sự liên quan, không có quyền quyết định, cũng không hiểu rõ nội dung cuộc họp nhất. Vì thế, chúng ta cần hạn chế mời những người như vậy ngay từ đầu. 

Mỗi đơn vị, phòng, ban liên quan chỉ nên có MỘT NGƯỜI ĐẠI DIỆN tham gia họp: Đôi khi người tổ chức họp sẽ mời một người làm trực tiếp công việc và thêm một, hai cấp trên của nhân viên đó để đảm bảo không bỏ sót. Tuy vậy, cần xác định mục đích cuộc họp để trao đổi làm rõ thông tin giữa các bên (mời người làm trực tiếp, sau đó đưa cấp trên của họ vào email thông báo kết quả sau khi họp); hay đã có đủ thông tin và cần các lãnh đạo ra quyết định (mời lãnh đạo đơn vị, phòng, ban)? 

Tất nhiên, có những trường hợp nhân viên muốn lãnh đạo của mình vào họp cùng để “yên tâm”, hoặc lãnh đạo được mời họp nhưng không nắm được chi tiết vấn đề nên muốn có nhân viên vào cùng lỡ “có gì còn hỏi”. Tôi nghĩ đây là cách làm không hiệu quả. Để khắc phục điều này, mỗi nhân viên và lãnh đạo nên đồng bộ thông tin thường xuyên với nhau, đảm bảo lãnh đạo biết rõ vấn đề quan trọng nhất đang được các bên bàn bạc, nhân viên cũng nắm được một số chỉ đạo, quan điểm, định hướng cơ bản của lãnh đạo để tự mình trao đổi và ra quyết định khi cần thiết trong các cuộc họp. 

Việc mỗi phòng ban “kéo” cả một đội có khi gần chục người vào phòng họp gây ra sự lãng phí rất lớn về thời gian, nguồn lực; đây cũng là lý do chính khiến nhiều cuộc họp không thể giải quyết được vấn đề dù kéo dài thời gian hơn dự kiến do có quá nhiều tranh luận không cần thiết. 

Nên có EMAIL TÓM TẮT kết quả cuộc họp: Email này không chỉ gửi cho người tham gia mà cho cả các lãnh đạo, đơn vị ảnh hưởng, và những người không liên quan trực tiếp nhưng cần nắm  tình hình. Việc này giúp tất cả mọi người đều được cập nhật những thông tin mới nhất, kết quả đạt được và vướng mắc cần giải quyết để có hành động thích hợp.

Lợi ích thứ hai của việc này là giúp những người dù có hay không tham gia cuộc họp đều cảm thấy yên tâm rằng mình không bỏ lỡ điều gì quan trọng. Như vậy, trong các cuộc họp sau đó, sẽ giảm bớt tình trạng hàng đoàn người cùng vào phòng họp “cho chắc”, “để yên tâm”, và sợ “nhỡ có gì cần biết”. 

2 - RÚT NGẮN THỜI GIAN HỌP VÀ LUÔN KẾT THÚC ĐÚNG GIỜ.

Tôi từng chứng kiến những cuộc họp được đặt lịch 30 phút nhưng kéo dài hai tiếng. Bước ra khỏi phòng họp, ai nấy đều mệt mỏi, chưa kể hầu hết những cuộc họp đó, các vấn đề quan trọng thường không được giải quyết, không đọng lại điểm chính, thậm chí người tham gia còn… quên mất ban đầu được mời họp để xử lý vấn đề gì.

Thời gian làm việc cùng đối tác Mỹ là giai đoạn tôi học hỏi được nhiều nhất về việc thiết lập và tôn trọng thời gian của một cuộc họp. Mỗi cuộc họp chỉ kéo dài khoảng 15 tới 30 phút, dài nhất là 60 phút nhưng rất ít gặp. Đa số mọi người tôn trọng khung thời gian đó. Khi gần hết giờ đã định, người chủ trì sẽ nhắc: “Chúng ta còn 5 phút/10 phút. Vậy chốt lại vấn đề này là… Các bạn còn ai có ý kiến gì không?”. 

Việc giới hạn thời gian họp và biến thành thói quen của cả tổ chức rất quan trọng, tôi có thể kể tới ba lợi ích dễ nhận thấy như sau:

- Những người tham gia có ý thức tập trung vào vấn đề chính, tránh lan man, do cảm giác bị hối thúc về thời gian.

- Không gây ảnh hưởng đến lịch trình tiếp theo của mọi người.

- Rèn luyện thói quen tôn trọng thời gian của mình và người khác. 

Để làm được điều này, tôi thường áp dụng ba cách:

Một là, rút bớt thời gian của một cuộc họp so với ước lượng ban đầu, có thể là 5-10-15 phút hoặc nhiều hơn như thế. Ví dụ một cuộc họp tôi dự tính 45 phút thì sẽ đặt lịch thực tế 30 phút. Tôi tin vào Định luật Parkinson: “Công việc luôn tự mở rộng ra để chiếm đủ thời gian được ấn định cho nó”. Do vậy, nếu ấn định thời gian ít hơn, rất có thể vấn đề sẽ được tập trung giải quyết nhanh hơn, hiệu quả hơn, và mang lại cảm giác tích cực hơn cho người tham gia. 

Hai là, khi định tổ chức một cuộc họp, tôi luôn tự hỏi: Có thể giải quyết đơn giản hơn không? Ví dụ, một vấn đề nếu chỉ cần hai hoặc ba người để trao đổi và quyết định, chúng ta nên gặp nhau trực tiếp ngay khi có thể. Chỉ cần 5-10 phút để đi đến thống nhất và bắt đầu hành động tiếp theo ngay tại chỗ làm việc, thay vì chờ tổ chức một cuộc họp với nhiều thành phần, nhiều công đoạn và thời gian. 

Ba là, chủ động thu thập và gửi các thông tin cần thiết, đề xuất các phương án giải quyết, liệt kê ưu nhược điểm hoặc vướng mắc của từng giải pháp để đảm bảo tất cả những người tham gia đã nắm được nội dung trước khi vào phòng họp, tránh mất thời gian giải thích, trình bày lại từ đầu.

3 - LUÔN KÉO SỰ CHÚ Ý CỦA MỌI NGƯỜI VỀ VẤN ĐỀ CHÍNH.

Tôi cho rằng, đây là một kỹ năng quan trọng của người chủ trì hoặc người tổ chức cuộc họp. Đôi khi, những người tham gia có thể bị sa đà vào những vấn đề không liên quan, hoặc có liên quan đến chủ đề được bàn bạc nhưng không phải trọng tâm của buổi họp. Tệ hơn, có những cuộc họp biến thành buổi tán gẫu giữa một số người tham gia. Tác hại lớn nhất của tình trạng này ngoài việc không giải quyết được vấn đề chính, còn tạo ra cảm giác khó chịu cho những người muốn kết thúc cuộc họp nhanh chóng và hiệu quả để trở lại với công việc của mình. 

Những câu nên nhắc thường xuyên trong cuộc họp mỗi khi có dấu hiệu “đi lạc” khỏi mục đích ban đầu thường là: “Quay lại chủ đề nào…”, “Tạm dừng chuyện đó nhé, trở lại vấn đề đang bàn…”, “Thế tóm lại là chúng ta sẽ…”.

Đôi khi mặc dù thấy mất thời gian và có cảm giác khó chịu nhưng người tham gia ngại ngùng không nói, sợ bất lịch sự nếu ngắt câu chuyện của mọi người. Nhưng thật ra, điều đầu tiên mỗi người có thể làm để thể hiện sự tôn trọng nơi công sở chính là tôn trọng thời gian, sự tập trung, và các công việc đang chờ của những người khác. 

THAY LỜI KẾT.

Mặc dù văn hóa công sở ở mỗi đơn vị, công ty, quốc gia có khác nhau, nhưng tôi tin rằng việc tổ chức cuộc họp sao cho hiệu quả luôn là một trong những điều quan trọng nhằm nâng cao chất lượng công việc. Để làm được điều đó, kỹ năng, ý thức, và thói quen của những người tham gia cuộc họp, đặc biệt là người tổ chức hoặc chủ trì đóng vai trò cốt lõi.

Đây là một bộ kỹ năng vốn không được chú trọng đào tạo và rèn luyện như những kỹ năng làm việc nhóm, trình bày, giao tiếp tiếng Anh … Nhưng xét thời gian dành cho những cuộc họp trên tổng thời gian làm việc của mỗi người, tôi nghĩ nếu làm tốt việc này, các tổ chức, công ty và mỗi cá nhân có thể tiết kiệm được nhiều nguồn lực, thời gian, và sự tập trung cho những điều thực sự quan trọng. 

Tôi hy vọng đã mang lại một số góc nhìn chân thực để tổ chức cuộc họp đạt hiệu quả - đây chính là một phần công việc của tôi mỗi ngày. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết có phần “khô khan” này :D

Chúc bạn một ngày bình yên,

Tố Uyên.

* Một số bài viết cùng chủ đề:

Ba chìa khóa để trở thành một leader tốt

Ba cách để tạo gắn kết cho đội nhóm